Déclaration ACI : le débrief de janvier, et les réflexes à prendre dès maintenant
Le 31 janvier est passé, le 30 avril approche : c’est le bon moment pour regarder ce qui a coincé dans la déclaration ACI, et poser dès maintenant les réflexes qui changeront la prochaine.
Version de référence
Ce billet est daté : il garde l’angle et le ton du jour où il a été écrit. La version maintenue à jour, écrite sur sources primaires et portant sa date de vérification, vit dans l’Académie SisaFlow — c’est elle qui fait foi.
Lire la leçon « Le calendrier déclaratif : 31 janvier, 30 avril, et la preuve »
Mi-mars, sur le coin du bureau, un café qui a eu le temps de refroidir deux fois : la déclaration du 31 janvier est refermée depuis six semaines déjà. Il reste encore de la mémoire fraîche — ce qui a traîné, ce qu’on a cherché en vain, la personne qu’on a relancée trois fois pour rien. Le 30 avril arrive, et avec lui l’envie de tourner la page. C’est pourtant maintenant, tant qu’on s’en souvient, qu’on répare pour l’an prochain.
Ce qui a vraiment coincé en janvier
On a tous la même scène en tête, à quelques détails près. Chez nous, cette année, c’était un compte rendu de RCP introuvable — pas dans les mails, pas dans le classeur, pas dans la tête de la personne censée l’avoir écrit. On l’a cherché un lundi soir, le 26 janvier, en rouvrant le même dossier partagé trois fois de suite. Quatre situations reviennent, presque à l’identique, d’une équipe à l’autre :
| Le symptôme, en janvier | La cause, vue en mars |
|---|---|
| Le compte rendu de RCP introuvable | Personne ne l’a rédigé dans la semaine — il attendait une relecture qui n’est jamais venue |
| La feuille d’émargement à moitié remplie | Elle a circulé après la réunion, pas pendant, et deux signatures se sont perdues en route |
| La convention qui n’arrive toujours pas | C’était la seule pièce qui dépendait de quelqu’un d’autre, et la relance est partie trop tard |
| Les dates de fermeture d’août, introuvables | Elles n’ont jamais existé ailleurs que dans l’agenda personnel de la gérante |
Quatre lignes, un seul dénominateur commun : dans chaque cas, la pièce a été perdue de vue bien avant janvier — le jour où personne n’a pris deux minutes pour la ranger, ou pour se souvenir qu’elle dépendait de quelqu’un d’autre. Ce n’est pas un problème de formulaire, il n’a pas changé. Ce n’est pas non plus le calendrier de la caisse, qui instruit avec les mêmes dates que l’an dernier. C’est une question de mémoire d’équipe — et la mémoire d’équipe, ça se prépare hors saison, pas le 28 janvier à 23h.
La pièce qui ne vous appartient pas
Il y a une catégorie à part, et elle mérite qu’on s’y arrête plus que les autres. La pièce dont la preuve ne dépend pas de vous. Une convention de stage à faire signer par un établissement scolaire. Une attestation à demander à un éditeur de logiciel. Un document qu’un partenaire de votre projet de santé promet « la semaine prochaine » depuis le mois d’octobre. Rien de tout cela n’est une question de mauvaise volonté, ni d’un côté ni de l’autre. Simplement, leur calendrier n’est pas le vôtre — et eux n’ont aucun 31 janvier gravé dans un coin de la tête.
Il y a en général une pièce, parfois deux, qui sont dans ce cas-là au milieu du dossier. Rarement plus. Et c’est presque toujours l’une d’elles qui manque encore fin janvier. Ce n’est pas plus grave qu’autre chose. C’est juste la seule qu’on ne peut pas rattraper à la dernière minute, seul derrière son ordinateur.
« La pièce qu’on attend le plus en janvier, ce n’est jamais celle qu’on a produite nous-mêmes. C’est toujours celle qu’on a demandée à quelqu’un d’autre, et un peu trop tard. »
— Une secrétaire d’accueil, MSP de quatre sites, Jura
La pièce qu’on identifie trop tard
La pièce qui dépend de quelqu’un d’autre — un établissement, un éditeur, un partenaire — n’est presque jamais compliquée à obtenir. Elle est juste identifiée trop tard pour être relancée deux fois. Le bon moment pour la repérer, ce n’est pas décembre. C’est maintenant.
Ce qu’on pose sur la table, maintenant
Voilà ce qu’on a changé, chez nous, tant que le mois de janvier est encore un souvenir précis et pas un vague sentiment de fatigue. Quatre gestes, pas plus. Inutile de refaire toute l’organisation de l’équipe pour une déclaration qui revient, chaque année, à peu près à l’identique. Rien ici qui demande un nouveau logiciel, une nouvelle réunion obligatoire, ou l’aval de tout le monde — juste une demi-journée posée dans l’agenda de mars.
Le rétroplanning à l’envers
On part du 31 janvier prochain et on remonte le temps : pour chaque pièce attendue, qui la produit, à quelle date elle doit être prête — pas la date où on la réclame — et le plan B si elle n’arrive pas.
Un rendez-vous fixe, chaque mois
Trente minutes, toujours le même jour, pour ranger ce qui vient de tomber : un compte rendu, une facture, un émargement. Rien de plus ambitieux qu’un tri régulier.
La relance qui part au printemps
La pièce qui dépend de quelqu’un d’autre reçoit sa première relance maintenant, pas en décembre. Une deuxième avant la Toussaint, si besoin.
Les dates d’été, écrites quelque part
Dès que le calendrier des congés se décide, il va dans le dossier de la structure — pas seulement dans un agenda personnel.
Rien de spectaculaire dans cette liste, volontairement. Ce qui a manqué en janvier n’était presque jamais une pièce impossible à produire. C’était une pièce qu’on avait oublié d’attendre.
Le café, un an plus tard
On ne saura si tout ça a vraiment marché que dans onze mois, en rouvrant le dossier fin janvier prochain. Mais une équipe qui a passé une matinée à faire ce rétroplanning en mars raconte, en général, une année suivante bien plus tranquille. Moins de mails envoyés tard le soir, moins de relance de la dernière chance, moins de silence gêné en réunion de gérance sur qui devait s’occuper de quoi.
Pendant ce temps, du côté des textes, des discussions sur la suite du contrat national avancent quelque part à Paris. On en reparlera quand il y aura quelque chose de signé. Pas avant. Chez nous, en attendant, la pièce qui arrive en juillet a un seul endroit où atterrir. Rangée au fil de l’eau dans l’espace de la structure sur SisaFlow — pas dans une boîte mail qu’on rouvre en réunion fin janvier, en se demandant qui a bien pu garder quoi.
Sources
- Accord conventionnel interprofessionnel (ACI) pour les structures de santé pluriprofessionnelles — texte de référence, Ameli
- Rémunération des maisons de santé pluriprofessionnelles — Ameli
- Arrêté du 24 juillet 2017 portant approbation de l’accord conventionnel interprofessionnel — Légifrance
- Publications Ameli sur l’exercice coordonné
Pour aller plus loin
La leçon « Préparer ses justificatifs toute l’année », dans l’Académie SisaFlow, reprend le sujet pièce par pièce : ce que chaque indicateur attend comme preuve, et comment l’organiser au fil des mois plutôt qu’en une seule fois. Gratuit, sans compte.
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