Accueillir un stagiaire

Ni remplaçant, ni salarié

Un stagiaire n'est pas un remplaçant — il n'y a pas de rétrocession d'honoraires — et pas un salarié — il n'y a pas de bulletin de paie. Il relève d'une convention à trois : l'établissement d'enseignement, votre structure et lui-même.

C'est ce qui explique la place de l'écran : dans le menu latéral, section Vie de la MSP, entrée Ressources humaines, onglet « Stagiaires » — le dernier de la rangée, hors du dossier de paie. L'accueil d'un stagiaire est un acte de la vie de la structure, pas une opération financière.

Le maître de stage n'a pas forcément le droit RH : dès qu'un stage en cours ou à venir le désigne, une entrée « Mes stagiaires » apparaît dans sa section Mon Espace — la même vue, limitée aux stages qui lui sont confiés. Il y tient le dossier de son stagiaire (pièces, relances, activation, clôture) ; en revanche, créer une fiche, la supprimer ou réassigner un maître de stage restent réservés à la RH, depuis l'onglet.

Créer la fiche : trois étapes, en plein écran

Accueillir un stagiaire ouvre un parcours en plein écran — pas une fenêtre posée par dessus la liste — annoncé en haut de page : « Étape 1 sur 3 ». Les trois onglets sont Le stagiaire, Établissement & maître de stage, Dates & gratification, et ils sont cliquables : vous circulez, vous revenez corriger, et une étape laissée avec une erreur reste signalée. Rien n'est enregistré avant le bouton Créer la fiche.

Deux champs de la première étape sont obligatoires, et il vaut mieux savoir pourquoi. L'adresse électronique est le seul canal vers le stagiaire, qui n'a pas de compte : sans elle, personne ne peut être relancé. La date de naissance est une mention de la convention, et c'est elle qui décide de la signature du représentant légal si le stagiaire est mineur au premier jour.

La troisième étape porte la période, les Heures par semaine et le mode de gratification — aucune, plancher légal, ou taux horaire personnalisé. Sous les dates, une ligne se met à jour en continu : « X h de présence prévues sur 924 h ».

Des avertissements, jamais des blocages

C'est le parti pris le plus important de l'écran. Sur les seuils de droit, SisaFlow vous informe et vous laisse décider : un encadré de vigilance apparaît sous les dates, avec ce qui est en cause et le texte applicable — puis la fiche s'enregistre quand même.

Sont signalés : plus de 48 heures par semaine ; plus de 924 heures de présence sur ce stage, qui est le plafond des six mois dans le même organisme d'accueil ; un stagiaire mineur au premier jour ; et le cumul de plusieurs stages du même stagiaire chez vous dans la même année d'enseignement, parce que c'est le total qui déclenche la gratification et le plafond, pas chaque convention prise isolément.

Vous connaissez votre cas d'espèce mieux que le logiciel : un cursus dérogatoire, un accord avec l'établissement, une situation particulière. Seule l'absurdité est refusée — au-delà de 84 heures par semaine ou de 366 jours, c'est une faute de frappe, pas un stage.

Le dossier de pièces

Chaque fiche porte une liste adaptée à la nature du stage. Trois pièces reviennent presque toujours : la Convention de stage signée, l'Attestation d'assurance responsabilité civile et l'Engagement de confidentialité signé. Pour un étudiant s'y ajoute une pièce délivrée par son établissement pour l'année en cours ; à la fin, la Fiche d'évaluation de fin de stage reste facultative.

Pour chacune, trois boutons : Déposer le fichier, Vérifier (IA) pour une pré-vérification des noms, des dates et des signatures visibles, puis Relire — qui ouvre la pièce et propose Valider la pièce ou Refuser. La décision est toujours humaine, et la pré-vérification se relance autant de fois que nécessaire.

Deux pièces méritent une attention particulière. La convention est la seule pièce bloquante : sans elle validée, le stage ne peut pas être activé, et sa validation est réservée à la RH. Sur l'assurance, la relecture demande la date Valable jusqu'au : c'est cette date, et elle seule, qui déclenche l'alerte si la couverture s'arrête avant la fin du stage.

Une obligation ne passe volontairement pas par le dossier : celle des immunisations. Elle se trace par une simple case, cochée par le maître de stage qui a vu l'attestation. Aucun document de santé n'est conservé dans SisaFlow, et c'est délibéré — cette pièce-là n'a rien à faire dans le coffre d'une structure.

Documents, relances, et la fin du stage

Depuis la fiche, l'encadré Documents produits par SisaFlow offre la Convention de stage et la Charte & engagement de confidentialité, puis, une fois le stage terminé, l'Attestation de stage. Ce sont des modèles à relire et à faire signer : produire un document ne dépose rien, la version signée se dépose ensuite dans le dossier.

Le bouton Relancer le stagiaire lui envoie la liste des pièces qui manquent, avec un mot de votre part si vous le souhaitez, et les motifs de refus déjà joints — une relance au plus toutes les vingt heures. À partir de deux semaines avant le début, SisaFlow relance de lui-même, et prévient le maître de stage quand un stage approche ou commence avec un dossier incomplet.

Le cycle tient en trois gestes : Activer le stage dès que la convention est validée, Clôturer le stage à la fin — avec la date de fin réelle si le stage s'est arrêté plus tôt — et Annuler un stage qui n'aura pas lieu, avec un motif. À la clôture, la RH peut saisir la gratification totale réellement versée : elle s'imprime sur l'attestation et ne produit aucune écriture comptable, c'est une information.