Gérer les intervenants externes : intervenants ponctuels et remplaçants
Supervisez vos intervenants externes — conformité, planning, factures numérotées et avoirs — pendant que chacun gère son dossier depuis un portail personnel sécurisé.
Cette page décrit un écran propre aux maisons de santé : il n'existe pas dans une CPTS.
Un médecin remplaçant pendant les vacances, une diététicienne qui intervient deux demi-journées par mois : ces professionnels travaillent avec la maison de santé sans en être membres. Cet écran vous permet de les superviser — contrats, pièces obligatoires, planning, facturation — sans jamais leur ouvrir les données internes de la structure.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis cliquez sur « Intervenants externes ».
Ce que vous voyez
Quatre onglets :
- « Vue globale » : le compteur « Intervenants actifs » et une carte par intervenant, avec sa profession, son mode de facturation, l'état de son dossier et le bouton « Voir profil ».
- « Planning salles » : quelle salle est occupée par quel intervenant et quand — en lien avec vos locaux et horaires.
- « Conformité et juridique » : la checklist des pièces obligatoires (contrat, RC Pro, règlement intérieur, autorisation de l'Ordre pour un remplacement) avec un bouton « Relancer » par pièce manquante. À côté du nom, un badge de statut indique où en est le remplacement : notamment En pause (ambre) pour un remplacement suspendu et Annulé (barré) avec le motif en info-bulle pour un remplacement annulé.
- « Facturation » : le tableau Interventions & facturation, avec les boutons « Établir les mandats » et « Émettre les factures », le cycle de règlement de chaque mission — et, en tête d'onglet, les récapitulatifs annuels par intervenant. Le (i) à côté du titre du tableau ouvre, dans l'assistant, ce que crée une facture et comment la régler depuis la banque.
Le cycle de vie d'un remplacement
Un remplacement suit une machine à états pilotée côté serveur ; l'écran ne fait que proposer les bonnes actions selon le statut courant :
- Brouillon → Invitation envoyée → Dossier validé → En cours → Terminé est le parcours nominal.
- Annulé est atteignable tant que le remplacement n'a pas démarré, ou lorsqu'il est En pause — jamais depuis un remplacement En cours (celui-ci se clôture). L'annulation exige un motif : annulation par le titulaire, désistement du remplaçant ou autre ; le remplaçant peut se désister lui-même depuis son portail.
- En pause ⇄ En cours : un remplacement en cours peut être suspendu puis repris.
- Clôture par anticipation : si le remplacement s'arrête avant la date prévue, la clôture accepte une date de fin réelle et recalcule le bilan sur la période réellement couverte.
- Prolongation : à l'inverse, un remplacement En cours ou En pause se prolonge — la date de fin est repoussée, l'ancienne échéance conservée dans un historique d'avenants.
Ces actions se pilotent depuis l'écran Remplaçants du membre titulaire ; l'onglet Conformité en reflète le statut. Les remplacements annulés ne comptent plus dans les intervenants « actifs ».
Ajouter un intervenant externe
- Cliquez sur « Nouvel intervenant ».
- Dans la fenêtre « Ajouter un intervenant externe », renseignez prénom, nom, e-mail (obligatoire : il sert aux relances et à la facturation), téléphone et « Profession / Spécialité », puis le « Type de présence », le « Mode de rémunération par défaut » (tarif horaire, forfait demi-journée ou forfait mission) et le « Tarif de base (€) ».
- Validez : la carte de l'intervenant apparaît dans la Vue globale.
Les portails personnels sécurisés
Les externes n'accèdent jamais à cet écran ni à l'application de gestion. Chacun reçoit par email un lien personnel sécurisé vers son propre portail :
- Le remplaçant y complète son dossier d'arrivée (identité, RIB, RC Pro, signature) et suit son remplacement.
- L'intervenant externe y active son compte, renseigne son IBAN et son identité de facturation, signe son mandat et suit ses interventions, honoraires, factures et avoirs.
Pour envoyer ce lien à un intervenant externe, ouvrez sa carte et cliquez sur « Inviter l'intervenant ». Chaque lien ne donne accès qu'au dossier de son destinataire — rien d'autre.
Facturer une intervention d'un intervenant externe
- Complétez une fois le bloc « Identité de facturation » de la fiche de l'intervenant : Adresse, Code postal, Ville, SIRET (14 chiffres), et la « Mention de TVA » (franchise en base, art. 293 B du CGI ; soins exonérés, art. 261, 4, 1° du CGI ; ou une autre mention à préciser) ou son N° de TVA intracommunautaire. Cliquez sur « Enregistrer la facturation ». Ces informations sont imprimées sur ses factures ; l'intervenant peut aussi les renseigner lui-même depuis son espace.
- Enregistrez l'intervention depuis la fiche de l'intervenant : date, durée, description.
- Une fois la mission réalisée, dans l'onglet « Facturation », cliquez sur « Émettre la facture ». La structure établit la facture au nom de l'intervenant (autofacturation), avec un numéro de la série annuelle continue FV-AAAA-NNNN (FV-2026-0001, FV-2026-0002…) et les mentions obligatoires. Le mandat de facturation qui la fonde est émis dans la foulée. Le montant est recalculé à partir du tarif et du volume : il ne peut pas être trafiqué.
- Transmettez la facture à l'intervenant : téléchargez-la (lien « Facture FV-… » du tableau), ou laissez-le la retrouver dans son espace, avec ses avoirs.
- Suivez le cycle : facturé → réglé. Le bouton « Marquer réglé » passe la mission Réglé quand le virement est parti.
Tant que l'identité de l'intervenant ou de la structure est incomplète (adresse, SIRET, mention de TVA), ou si la mission est à venir, la facture sort en brouillon sans numéro qui dit pourquoi et où compléter. Le nom de l'intervenant, dans le tableau, ouvre sa fiche : complétez-la, puis cliquez sur « Émettre ». Le bouton « Émettre les factures » traite en une fois les missions réalisées, non réglées et sans avoir ; « Établir les mandats » fait de même pour les mandats. Une mission d'un exercice déjà clôturé n'est pas numérotée.
Le mandat se retrouve à côté de la facture (lien « Mandat »). S'il manque — une mission corrigée puis réglée, par exemple —, « Établir le mandat » le produit de nouveau, sans recréer l'honoraire déjà comptabilisé.
Une vacation qui revient : créer une série
Un intervenant régulier — « tous les mardis matin », « le premier lundi de chaque mois » — n'a pas à être saisi vingt fois.
- Sur la fiche de l'intervenant, dans le bloc « Tracer une intervention », renseignez la date de la première échéance, le volume et l'intitulé.
- Cliquez sur « Se répète… » dans l'encart Rythme : choisissez la fréquence (tous les jours, chaque jour ouvré, chaque semaine, chaque mois, chaque année, ou un rythme personnalisé) et le nombre d'échéances ou une date butoir. L'aperçu affiche la dernière échéance générée.
- Validez le rythme, puis cliquez sur « Créer la série ».
Chaque échéance devient une mission distincte, datée, avec son propre montant recalculé par le serveur. C'est volontaire : une mission de la série se facture, se corrige ou se supprime seule, exactement comme une mission ponctuelle. Un badge « Série 3/12 » signale son appartenance et son rang.
Arrêter une série
L'intervenant s'arrête en cours de route ? Depuis l'onglet « Facturation », sur n'importe quelle mission de la série, cliquez sur « Arrêter la série ».
Seules les échéances à venir et non facturées sont supprimées. Sont conservées sans exception : les échéances passées et celle du jour (la prestation a pu avoir lieu), et toute mission facturée ou réglée (pièce comptable, avec sa charge en 622600). Pour retirer l'une d'elles, il faut la supprimer une par une, avec la double confirmation prévue à cet effet.
Honoraires, TVA et comptabilité
L'honoraire d'un intervenant externe est comptabilisé automatiquement en charge « Honoraires » (compte 622600) de la structure. Cette charge n'est jamais répartie entre les associés via les tantièmes : c'est une dépense de la structure, pas une charge commune : une vacation rel ève entièrement de l'ACI. Son libellé porte la date de la mission, et la facture y est jointe comme justificatif (elle remplace le brouillon, sans toucher aux pièces ajoutées à la main). La charge attend son virement sur l'écran Transactions — ACI et financements : sur la ligne du virement, choisissez « Régler des charges ou activités déjà saisies » (un virement peut régler plusieurs missions) — le geste est décrit dans Transactions — ACI et financements. Elle apparaît dans votre export comptable (FEC) une fois ce paiement rapproché. Une charge d'honoraire que vous avez retirée n'est jamais recréée par une nouvelle émission.
La TVA de l'intervenant externe
Par défaut, un intervenant externe est considéré non assujetti à la TVA — le cas des professionnels de santé dont les honoraires de soins sont exonérés. Le tarif saisi est alors traité TTC = HT, sans TVA.
Si l'intervenant est assujetti à la TVA, ouvrez sa fiche, activez l'interrupteur « Assujetti à la TVA » dans le bloc tarifaire, et renseignez le taux (20 % par défaut). La TVA est alors ajoutée par-dessus le tarif HT. Chaque intervention affiche dès lors sa décomposition HT · TVA · TTC, sur la fiche, dans l'onglet Facturation, sur le portail de l'intervenant et sur le brouillon de facture. Comptablement, la TVA est enregistrée en TVA déductible (compte 445660), à côté de l'honoraire HT en 622600.
Le récapitulatif annuel d'un intervenant externe
Dans l'onglet « Facturation », le bloc « Récapitulatifs annuels » liste les intervenants ayant travaillé sur l'année choisie. Le bouton « Récapitulatif annuel » produit un PDF contenant une ligne par intervention (date, volume, HT, TVA, TTC, statut), les totaux de l'année calculés par le serveur au centime, la ventilation déjà réglé / facturé en attente / en préparation, et le rappel que ces honoraires sont comptabilisés en charge « Honoraires » (622600), non répartie entre les associés.
L'intervenant peut l'établir lui-même depuis son portail, pour sa seule fiche. Régénérer remplace le document de l'année. Une intervention dont la date est illisible en est exclue, et le document dit combien il en a écartées : corrigez la date, puis régénérez.
Côté remplaçants, l'équivalent est l'attestation de fin de mission, générée depuis la fiche d'un remplacement Terminé sur l'écran Remplaçants. Comme le récapitulatif, elle est établie par la structure et à contenu figé : aucune rédaction automatique, aucune intelligence artificielle — sur un document remis à un tiers, rien ne doit pouvoir être inventé.
Quand la collaboration s'arrête, ou change de nature
Une fiche d'intervenant qui a été facturée ne se supprime pas : c'est une pièce comptable. Elle s'archive — elle quitte les listes actives sans que rien ne soit perdu. Et si l'intervenant rejoint l'équipe, sa fiche sert de point de départ à son invitation comme membre.
Ces deux sorties ont leur page dédiée : Archiver un intervenant, ou en faire un membre.
Questions fréquentes
Qui peut gérer les intervenants externes ?
L'écran est réservé aux offres Gestion et Sérénité, et aux détenteurs du droit « Gestion Salariés » — typiquement Administration, Co-gérance ou Référent RH, via les profils.
Un intervenant régulier doit-il devenir membre ?
Pas nécessairement. Tant qu'il facture à l'acte ou à la vacation, le statut d'intervenant externe suffit — et une série récurrente vous évite de ressaisir chaque échéance. S'il prend des parts sociales, il devient associé : voir la marche à suivre.
Je n'arrive pas à supprimer une fiche d'intervenant
C'est voulu dès qu'elle a été facturée : ses honoraires sont une pièce comptable. Archivez-la — elle sort des listes actives sans que rien ne soit perdu.
Puis-je prolonger un remplacement plutôt que d'en créer un nouveau ?
Oui, tant qu'il est En cours ou En pause : le bouton « Prolonger » repousse la date de fin (voir Remplaçants). Un remplacement Terminé ou Annulé ne se prolonge pas — il faut alors en déclarer un nouveau, avec son propre contrat et son propre bilan.
Comment l'honoraire d'un intervenant externe est-il comptabilisé ?
En charge « Honoraires » (compte 622600) de la structure, non répartie entre les associés. Si l'intervenant est assujetti à la TVA, la TVA est enregistrée en TVA déductible (445660). L'écriture apparaît dans l'export comptable (FEC) une fois le paiement rapproché en banque.
Que voit exactement l'intervenant externe depuis son portail ?
Uniquement son propre dossier : ses informations, ses documents, ses interventions et règlements — et son récapitulatif annuel, qu'il peut établir lui-même pour sa seule fiche. Aucune donnée de la structure, d'un patient ou d'un autre intervenant.
Le récapitulatif annuel est-il une facture ?
Non. C'est un état récapitulatif établi par la structure : il ne remplace ni les factures des interventions, ni la comptabilité, ni les déclarations fiscales de l'intervenant. C'est en revanche exactement la pièce à transmettre à un expert-comptable qui demande le détail des honoraires d'un intervenant.