Données & conformité : ce qu'un contrôle vous demandera

La question qui arrive un jour

« Qui a mes données, et qu'en faites-vous ? » Elle peut venir d'un patient, d'un salarié, d'un associé qui s'en va, de la CPAM ou de la CNIL. Elle tombe sur le bureau du gérant de la structure, pas sur celui d'un éditeur de logiciel : la MSP décide de collecter, elle est responsable de traitement. SisaFlow, qui traite ces données pour son compte et sur ses instructions, est sous-traitant — le pilier « Coordination » détaille ce partage.

Ce qui change tout, c'est la suite : respecter les principes ne suffit pas, il faut pouvoir le démontrer. Et une démonstration, ça se fait avec des pièces : un registre, des durées écrites, un contrat de sous-traitance signé, la trace des demandes reçues. Rassembler ces pièces le jour où on les demande est un travail de plusieurs jours. Les tenir à jour au fil de l'eau ne coûte presque rien — c'est exactement ce que cet écran vous permet.

Où c'est, et qui peut l'ouvrir

Dans Paramètres, une tuile verte Données & conformité porte trois indicateurs vivants — l'état réel, jamais une promesse :

• DPA / CGV : À jour ou À signer ;
• CGU membres : combien de vos membres actifs les ont acceptées, sur le total ;
• Dettes de rétention : combien de durées de conservation n'ont encore aucun mécanisme qui les applique.

Le bouton Données & RGPD ouvre le cockpit. Il demande la permission Données & confidentialité — que tout profil portant les Paramètres généraux possède déjà : le gérant n'a rien à activer pour y entrer, et vous pouvez la donner seule à quelqu'un qui suit la conformité sans toucher au reste.

Le chiffre de la vue d'ensemble, et pourquoi il est honnête

L'écran affiche un score sur cent, bâti sur huit critères pondérés. Deux propriétés le rendent lisible, et il faut les connaître pour ne pas le lire de travers.

Un critère qu'on ne peut pas encore mesurer n'est pas compté comme faux. Il est exclu du calcul, et le score se recalcule sur ce qui a réellement pu être mesuré. À côté du chiffre, l'écran dit donc quelle part du référentiel a été mesurée : c'est cette part, et non le score, qui vous dit combien il vaut. Un 100 % mesuré sur 40 % du référentiel n'est pas un sans-faute, c'est une mesure partielle — et l'écran le dit plutôt que de le cacher.

Le score n'est écrit nulle part. Il se recalcule à chaque ouverture, comme un solde. On ne peut donc ni le figer, ni l'améliorer autrement qu'en fournissant la pièce qui manque.

Une demande de droits, en pratique

Deux chemins arrivent dans l'onglet Demandes de droits, et ils n'obéissent pas à la même règle.

La personne demande elle-même l'effacement de son compte. Sa demande s'exécute trente jours après son dépôt. Ce délai n'est pas une lenteur : c'est le temps qui vous est laissé pour vérifier qu'aucune obligation ne vous impose de conserver ses données — une pièce comptable, un mandat, un procès-verbal. Si c'est le cas, vous vous opposez depuis l'écran, avec le motif. Pendant ces trente jours, la personne peut aussi annuler.

Vous effacez un membre parti, en tant que responsable de traitement. Là, aucun délai de grâce : l'exécution est immédiate. L'écran vous le dit avant de vous laisser confirmer, et c'est un point à retenir avant de cliquer — un gérant qui croit disposer de trente jours pour se rétracter n'en aura aucun.

« Effacer » ne veut pas dire « tout supprimer »

Une part de vos données est obligatoirement conservée : la comptabilité se garde dix ans. Un effacement ne détruit donc pas les écritures, les charges réparties ou le compte courant d'un associé — il en retire la personne. Le mouvement d'argent reste, nominatif il ne l'est plus. C'est la seule façon de tenir ensemble deux obligations qui se contredisent en apparence, et c'est exactement ce qu'une attestation d'effacement doit pouvoir montrer.