Leçon 1/12 · Les RH de la structure
Employeur en MSP : ce que ça implique
Le jour où votre structure signe son premier contrat de travail, elle change de nature : elle devient employeur. Qui signe, quelles formalités, quelle convention collective, et qui donne les consignes au quotidien.
L'essentiel en 3 points
- L'employeur, c'est la personne morale — la SISA, la SCM ou l'association — jamais les associés à titre individuel. Une même équipe peut donc avoir deux employeurs différents pour deux salariés.
- La première embauche déclenche un paquet d'obligations qui ne se rattrapent pas après coup : déclaration préalable, registre du personnel, complémentaire santé, suivi en santé au travail, évaluation des risques.
- La question la plus coûteuse à trancher en retard est la convention collective applicable : elle commande les salaires minimaux, l'ancienneté et les préavis.
Qui embauche, exactement ?
Une maison de santé n'est pas une entité juridique. Ce qui existe en droit, ce sont les structures qui la portent : une SISA, parfois une SCM, parfois une association. C'est l'une d'elles qui signe le contrat de travail, verse les salaires et répond en cas de litige.
Ce choix n'est pas cosmétique. Il détermine qui paie, sur quel compte bancaire, dans quelle comptabilité la charge de personnel atterrit — et, en cascade, comment cette charge est refacturée aux professionnels.
Le cas le plus fréquent en pratique : le coordinateur est employé par la SISA (sa fonction sert le projet de santé, que l'ACI finance), tandis que la secrétaire ou l'agent d'entretien est employé par la SCM (ils servent le fonctionnement des locaux, partagé par tous les occupants). Rien n'oblige à ce schéma, mais il a une logique : chaque salarié est rattaché à la structure dont il sert l'objet.
Un plafond propre à la SISA quand elle salarie des soignants
Une règle que l'on ne rencontre nulle part ailleurs, et qui ne se voit pas venir : le II de l'article L. 4041-4 du code de la santé publique borne le nombre de professionnels de santé exerçant des activités de soins de premier recours que la SISA peut salarier. Ce nombre doit rester inférieur au nombre de professionnels de santé libéraux associés.
À retenir tel quel, avec ses deux limites :
- le plafond ne concerne que les soignants de premier recours salariés par la SISA : une coordinatrice, une secrétaire, un agent d'entretien n'entrent pas dans ce décompte ;
- il se calcule par rapport aux associés libéraux, ce qui veut dire qu'un départ d'associé peut faire basculer une équipe qui, elle, n'a rien changé à ses embauches.
Concrètement, une SISA qui envisage de salarier un ou plusieurs médecins doit vérifier ce rapport avant de signer, et le revérifier à chaque mouvement d'associé. Le point mérite d'être posé à votre conseil juridique en même temps que le choix de la structure employeuse.
Deux erreurs qui se paient longtemps
- Faire signer le contrat par un associé en son nom propre. Il devient personnellement l'employeur : c'est lui qui devra licencier, indemniser, et qui restera engagé s'il quitte la structure.
- Rattacher le salarié à la mauvaise structure « pour simplifier ». Corriger ensuite suppose un transfert de contrat, avec l'ancienneté et les droits acquis qui suivent. C'est faisable, ce n'est jamais gratuit.
Les formalités de la première embauche
Elles se cochent une par une, et la plupart doivent être faites avant que le salarié ne pousse la porte.
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Quand
- Au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et avant la prise de fonction
- Ce qu'il faut savoir
- Adressée à l'Urssaf. Elle regroupe plusieurs démarches d'un coup : immatriculation de l'employeur, affiliation à l'assurance chômage, adhésion au service de santé au travail, demande de visite d'information et de prévention.
Registre unique du personnel
- Quand
- Dès le premier salarié
- Ce qu'il faut savoir
- Tenu par la structure employeuse, il liste les salariés dans l'ordre des embauches. Il est demandé lors d'un contrôle.
Visite d'information et de prévention (VIP)
- Quand
- Dans les 3 mois suivant la prise effective du poste
- Ce qu'il faut savoir
- Elle a remplacé l'ancienne « visite médicale d'embauche ». Réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail. Délais plus courts pour un apprenti majeur (2 mois) ; visite préalable à l'affectation pour un mineur ou un travailleur de nuit.
Complémentaire santé collective
- Quand
- Dès le premier salarié
- Ce qu'il faut savoir
- L'employeur doit proposer une couverture collective et financer au moins 50 % de la cotisation. Un accord de branche peut imposer davantage.
Document unique d'évaluation des risques (DUERP)
- Quand
- Dès le premier salarié
- Ce qu'il faut savoir
- L'évaluation des risques professionnels doit être écrite et datée. C'est la pièce que l'inspection demande en premier, et celle qu'on n'a jamais sous la main.
Retraite complémentaire
- Quand
- Dès l'embauche
- Ce qu'il faut savoir
- L'affiliation passe par la déclaration sociale nominative (DSN), donc par celui qui produit vos bulletins.
| Obligation | Quand | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|---|
| Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) | Au plus tôt 8 jours avant l'embauche, et avant la prise de fonction | Adressée à l'Urssaf. Elle regroupe plusieurs démarches d'un coup : immatriculation de l'employeur, affiliation à l'assurance chômage, adhésion au service de santé au travail, demande de visite d'information et de prévention. |
| Registre unique du personnel | Dès le premier salarié | Tenu par la structure employeuse, il liste les salariés dans l'ordre des embauches. Il est demandé lors d'un contrôle. |
| Visite d'information et de prévention (VIP) | Dans les 3 mois suivant la prise effective du poste | Elle a remplacé l'ancienne « visite médicale d'embauche ». Réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail. Délais plus courts pour un apprenti majeur (2 mois) ; visite préalable à l'affectation pour un mineur ou un travailleur de nuit. |
| Complémentaire santé collective | Dès le premier salarié | L'employeur doit proposer une couverture collective et financer au moins 50 % de la cotisation. Un accord de branche peut imposer davantage. |
| Document unique d'évaluation des risques (DUERP) | Dès le premier salarié | L'évaluation des risques professionnels doit être écrite et datée. C'est la pièce que l'inspection demande en premier, et celle qu'on n'a jamais sous la main. |
| Retraite complémentaire | Dès l'embauche | L'affiliation passe par la déclaration sociale nominative (DSN), donc par celui qui produit vos bulletins. |
La DPAE n'est pas une formalité de confort
Son absence est sanctionnée, et lourdement : une pénalité administrative de 1 305 € par salarié concerné, une amende de 1 500 € pour un manquement non intentionnel, et une qualification de travail dissimulé si l'omission est délibérée (jusqu'à 45 000 € et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique).
Montants relevés le 15/08/2026 sur la fiche Service-Public citée en source. Une déclaration prend quelques minutes en ligne : il n'existe aucune bonne raison de la faire après.
Aller plus loinGuideCode du travail numériqueNational
Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé
La checklist officielle, dans l'ordre : DPAE, informations obligatoires à remettre au salarié, délais. À garder ouverte le jour de la signature du contrat.
Lien vérifié le 18/08/2026
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Aller plus loinGuideBpifrance CréationNational
Formalités d'embauche de salariés
Le même sujet vu côté employeur qui recrute pour la première fois : registre du personnel, visite médicale, délais à respecter — un bon complément à la checklist officielle si c'est votre première embauche.
Lien vérifié le 18/08/2026
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La convention collective : à trancher avant, pas après
C'est le point que les équipes découvrent le plus souvent trop tard. Il n'existe pas de convention collective « des maisons de santé ». La convention applicable se déduit de l'activité réelle de la structure qui emploie, pas de l'étiquette qu'on aimerait lui donner.
En pratique, beaucoup de structures se rattachent à la convention collective du personnel des cabinets médicaux ([IDCC 1147](https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALICONT000005635409)). Ce n'est ni automatique, ni universel : une SCM dont l'objet est la mise à disposition de moyens n'a pas la même activité qu'une SISA qui porte un projet de santé.
Pourquoi c'est structurant : une convention collective impose des grilles de salaire minimales, des règles d'ancienneté, des durées de préavis, parfois des primes. Se tromper, c'est devoir régulariser des années de différentiel — avec les rappels de cotisations qui vont avec.
Aller plus loinGuideLégifranceNational
Convention collective nationale du personnel des cabinets médicaux du 14 octobre 1981 (IDCC 1147)
Le texte intégral en vigueur — le rattachement le plus souvent retenu pour un poste de coordination ou de secrétariat en MSP, mais à faire écrire par un professionnel du droit avant de le présumer.
Lien vérifié le 18/08/2026
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Aller plus loinGuideCode du travail numériqueNational
Personnel des cabinets médicaux
La même convention, mais interrogeable par question plutôt que par article : utile pour une réponse rapide (un préavis, une prime d'ancienneté) sans relire le texte intégral.
Lien vérifié le 18/08/2026
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Le seul conseil que cette leçon peut donner
Faites écrire la convention applicable par votre expert-comptable ou un avocat en droit social, avant la première embauche, et gardez cette réponse dans vos documents. C'est une analyse qui dépend de votre objet social, de votre code d'activité et de ce que vos salariés font réellement — trois éléments qu'un cours ne peut pas connaître.
Cette leçon donne des repères généraux. Elle ne remplace ni un conseil juridique, ni un conseil comptable, ni la lecture de la convention qui s'applique à vous.
Qui produit les bulletins ?
Deux voies réalistes, et une mauvaise idée.
La mauvaise idée d'abord : produire les bulletins soi-même, dans un tableur, pour économiser quelques dizaines d'euros. Les taux de cotisations changent plusieurs fois par an ; une erreur ne se voit pas le mois où elle est commise, elle se voit au contrôle, multipliée par vingt-quatre mois.
Les deux voies praticables :
- Le Tese de l'Urssaf (Titre emploi service entreprise). C'est un service gratuit qui calcule les cotisations et l'impôt prélevé à la source, et produit les bulletins. Il demande en revanche une adhésion et une saisie mensuelle rigoureuses.
- Votre expert-comptable ou un cabinet de paie. Vous transmettez les éléments du mois, ils produisent les bulletins et les déclarations. Demandez le coût par bulletin avant de signer : il se négocie, et il varie fortement d'un cabinet à l'autre.
Dans les deux cas, votre travail à vous est le même : rassembler chaque mois les absences, les heures en écart du contrat, les primes et les acomptes. C'est ce que la leçon suivante appelle la déclaration mensuelle.
Le point que personne ne met dans le contrat
Une MSP de douze associés, c'est douze personnes qui se considèrent, en toute bonne foi, comme les employeurs de la secrétaire. Le résultat est connu : des consignes contradictoires toute la journée, une salariée arbitre malgré elle, et un départ au bout de dix-huit mois.
Désignez un responsable hiérarchique unique, écrivez-le dans le contrat ou dans le règlement intérieur, et dites-le à l'équipe. En général c'est le ou les gérants. Les autres associés formulent des demandes ; ils ne donnent pas d'ordres.
C'est une règle d'organisation, pas de politesse : c'est elle qui rend un entretien annuel possible, un recadrage légitime, et une charge de travail arbitrable.
Exemple fictif — Les Trois Rivières recrutent leur secrétaire
« Les Trois Rivières » est une équipe fictive : elle sert de fil rouge chiffré à ces leçons.
La MSP des Trois Rivières compte 12 professionnels sur 2 sites. Elle recrute une secrétaire à 28 heures par semaine, employée par la SCM (elle sert les deux sites, pas le projet de santé).
Le brut mensuel négocié est de 1 850 €. Pour le budget, l'équipe ne raisonne pas en brut mais en coût employeur : un ordre de grandeur souvent retenu est d'environ 1,4 fois le brut, soit ici de l'ordre de 2 590 € par mois.
⚠️ Ce coefficient est un repère de budget, pas un calcul. Le coût réel dépend du niveau de salaire (les allégements de cotisations patronales sont dégressifs), de la convention applicable et de la mutuelle retenue. Le seul chiffre juste est celui que votre gestionnaire de paie vous donnera sur un bulletin réel — demandez-lui une simulation avant de fixer le salaire, pas après.
Ce coût sera ensuite réparti entre les occupants selon les clés de la structure : une charge de personnel se ventile comme les autres charges communes.
Un poste de coût que ce calcul ne montre pas : la taxe sur les salaires, due par les employeurs qui ne sont pas assujettis à la TVA sur au moins 90 % de leur chiffre d'affaires. Elle concerne donc très souvent les structures d'une maison de santé. Le pilier « La SISA » lui consacre un encart, et la question se pose à votre expert-comptable avant la première embauche.
Guide SisaFlow — pas à pas dans l'application
Tenir le dossier RH dans SisaFlow
Fiches salariés, structure employeuse, congés et déclaration mensuelle au comptable — le geste écran, une fois les décisions de cette leçon prises.
Ouvrir le guide
Aller plus loinGuideAVECsantéNational
Pratiques et métiers en équipe de soins primaires
La page de ressources du réseau national : on y trouve notamment un mémo consacré au salariat en SISA, utile avant une première embauche.
Lien vérifié le 15/08/2026
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À faire dans votre structure~5 min
À faire dans votre espace
Ouvrez la fiche de chacun de vos salariés et vérifiez un seul champ : la structure employeuse.
Si une fiche porte la mauvaise structure — ou aucune —, vous avez trouvé un écart entre ce que dit votre outil et ce que dit le contrat signé. C'est le contrat qui fait foi : corrigez la fiche, et notez la question pour votre expert-comptable si le doute porte sur le contrat lui-même.
Pour l'angle actualité, raconté depuis une première embauche réelle : Embaucher son premier salarié en SISA : le guide de survie. La leçon que vous lisez reste la version tenue à jour, écrite sur sources primaires.
Selon votre rôle
Gérant de SISA
C'est votre leçon de bascule. Tant que la structure n'employait personne, la gérance arbitrait des dépenses ; à partir du premier contrat, elle porte des obligations personnelles vis-à-vis d'un tiers. Les deux décisions que vous seul pouvez faire trancher avant de signer : quelle structure juridique embauche, et quelle convention collective s'applique.
Coordinateur·rice
Vous êtes souvent le premier salarié de la structure — donc la personne dont ce contrat parle. Connaître ces règles ne sert pas qu'à les appliquer aux autres : c'est aussi ce qui vous permet de vérifier que votre propre dossier est tenu, et de dire à qui vous rendez compte.
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