Gérer les salariés, les congés et le dossier de paie

Une maison de santé n'est pas faite que d'associés : elle emploie souvent une coordinatrice, une secrétaire, parfois un agent d'entretien. Cet écran est votre dossier RH : l'équipe salariée, les congés et absences, et la préparation de la paie à transmettre au comptable.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP (Vie de la CPTS dans une CPTS), puis cliquez sur « Ressources humaines ». L'entrée demande l'offre Gestion et le droit « Gestion Salariés » (famille Ressources Humaines de Profils et permissions).

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Ce que vous voyez

En haut, trois compteurs : l'Effectif actif (salariés, et prestataires à part), les demandes en attente (un clic ouvre l'onglet des congés) et la prochaine échéance RH (un clic ouvre la checklist). Le (i) à côté du titre « Ressources humaines » ouvre, dans l'assistant, ce que le module prend en charge et ce qui reste à votre cabinet.

Cinq onglets structurent le module — le cinquième, « Stagiaires », a sa propre page du guide : Stagiaires. Les quatre premiers forment le dossier de paie :

• « Équipe » : une carte par collaborateur — nom, poste, heures par semaine, type de contrat, structure employeuse, un badge « Coordination ACI » pour le poste de coordination, et un badge « Essai en cours » quand la période d'essai n'est pas terminée. Une pastille verte signale un compte lié au portail, une pastille bleue une invitation en cours. Les fiches archivées se retrouvent avec « Voir les archivés (N) ».
• « Congés & absences » : les demandes « À valider » à gauche, le calendrier d'équipe à droite.
• « Déclaration mensuelle » : le récapitulatif du mois (absences validées, heures en plus, primes, acomptes) à envoyer au comptable. « Générer l'aperçu (brouillon) » prépare le document ; « Envoyer au comptable » puis « Confirmer l'envoi » le transmet, en PDF et en tableur, à l'adresse des « Paramètres RH ». Un nouvel envoi du même mois crée une version rectificative : rien n'est figé tant que la paie n'est pas faite.
• « Checklist & échéances » : les rendez-vous RH à ne pas manquer (fins de période d'essai, visites médicales…), présentés sans dramatiser.

En haut à droite, l'icône d'export Excel (sans rémunération ni donnée de santé), « Paramètres RH », qui permet notamment de renseigner l'e-mail de votre comptable, et « Ajouter », qui crée une fiche.

Ajouter un salarié

1. Cliquez sur « Ajouter » (ou sur la carte « Ajouter un collaborateur » dans l'onglet Équipe).
2. Choisissez « Salarié·e » ou « Prestataire » : un prestataire (un agent d'entretien qui facture, par exemple) n'a ni contrat de travail, ni période d'essai, ni congés ; seules ses heures du mois figurent, hors paie, dans la déclaration mensuelle.
3. Renseignez l'identité, le poste, le type de contrat (CDI, CDD…), les heures hebdomadaires et la structure employeuse (utile quand la maison de santé regroupe une SISA et une association, par exemple).
4. Facultatif mais recommandé : saisissez un « Email d'invitation au portail » pour donner au salarié l'accès à son espace personnel (voir ci-dessous).
5. Enregistrez. La fiche s'ouvre dans un panneau latéral où vous suivrez ensuite contrat, compteurs de congés et documents.

Valider ou refuser un congé

1. Ouvrez l'onglet « Congés & absences » : les demandes en attente sont listées avec le type d'absence, les dates et la durée en jours.
2. Cliquez sur la coche verte pour valider — les compteurs du salarié sont mis à jour automatiquement — ou sur la croix pour refuser.
3. Le calendrier d'équipe reflète immédiatement la décision.

Vous pouvez aussi saisir vous-même une absence (par exemple un arrêt maladie reçu par téléphone) avec « Saisir une absence ».

Le portail salarié : un espace séparé

Un salarié n'est pas membre de la structure : il ne voit ni la finance, ni les réunions, ni aucune donnée de la maison de santé. Il dispose de son propre espace, à l'adresse /espace-salarie, totalement isolé de l'application de gestion.

Depuis ce portail, le salarié peut :

• consulter ses compteurs de congés ;
• déposer une demande d'absence, que vous retrouvez dans votre onglet « Congés & absences » pour validation ;
• accéder à son coffre de documents personnels (contrat, bulletins…), visibles de lui seul et des gestionnaires RH — voir la sécurité des fichiers.

Pour l'inviter : ouvrez sa fiche, renseignez son email dans la zone d'invitation et cliquez sur « Inviter ». Il reçoit un lien personnel qui relie son compte à sa fiche — et uniquement à sa fiche.

Questions fréquentes

Qui peut gérer les salariés ?

L'écran est réservé aux détenteurs du droit « Gestion Salariés » — attribué via un profil comme « Référent RH », « Co-gérance » ou « Administration ». Les autres membres n'y ont pas accès, et l'entrée n'apparaît pas dans leur menu.

CPTSFlow fait-il les bulletins de paie ?

Non. CPTSFlow prépare le dossier de paie (absences, éléments du mois) et l'envoie à votre comptable ou gestionnaire de paie, qui établit les bulletins.

Et pour un remplaçant ou un intervenant externe ?

Ce ne sont pas des salariés : ils ont leur propre module, décrit dans Intervenants externes et remplaçants.

Pour aller plus loin

• Intervenants externes et remplaçants
• Profils et permissions
• Membres et Associés
• Se former : la leçon « Employeur en MSP : ce que ça implique » de l'Académie CPTSFlow — les obligations avant les écrans.