Tâches et coordination — Projets & coordination

Commander les gants, relancer l'ARS, préparer la prochaine réunion d'équipe… La vie d'une maison de santé, c'est un flot continu de petites et grandes tâches. Cet écran les rassemble dans un tableau visuel : des cartes rangées en colonnes, que l'on fait glisser et que l'on coche. Chacun voit d'un coup d'œil ce qui est à faire, qui s'en occupe, et pour quand.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis cliquez sur « Tâches et coordination ». Une pastille sur cette ligne du menu signale des tâches en retard ou à échéance dans les trois jours, ainsi que les messages qu'on vous a laissés sur des tâches et que vous n'avez pas encore lus.

Le tableau de coordination et ses colonnes de tâches

Ce que vous voyez

Des colonnes : par défaut Personnel, Accès aux Soins, Travail d'Équipe, Vie du Cabinet et Projets Santé. Chaque colonne affiche le nombre de tâches non terminées.
La colonne Personnel (avec un cadenas) est privée : les tâches que vous y créez ne sont visibles que par vous. C'est votre pense-bête personnel, à côté du tableau d'équipe.
Des cartes : chacune porte son titre, ses étiquettes, ses responsables, son échéance (en rouge si elle est dépassée), l'avancement de sa check-list et le nombre de commentaires. Un badge Projet lié relie certaines cartes à un projet de soins.
Trois compteurs en haut — En cours, À l'ordre du jour, Réalisés — et un interrupteur « Mes tâches » pour ne voir que les cartes dont vous êtes responsable.

Créer une tâche

Cliquez sur « Nouvelle action » (en haut à droite), ou sur « Ajouter une action » en bas de la colonne voulue.
La fiche s'ouvre : donnez un titre clair, une description, désignez le ou les responsables, fixez une échéance.
Ajoutez si utile une check-list (les sous-étapes), des pièces jointes et des étiquettes.
Validez : la carte apparaît dans la colonne. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé la fiche.

Faire vivre le tableau

Déplacer une carte : attrapez la poignée (les petits points sur la carte) et glissez-la vers une autre colonne.
Changer le statut : cliquez sur le badge de la carte — il passe de À faire à En cours, puis Terminé, d'un simple clic.
Ouvrir le détail : cliquez sur la carte. Le panneau latéral permet de tout modifier et de laisser des commentaires — la conversation reste attachée à la tâche.
Prévenir sans rien faire de plus : dès que vous validez la fiche, chaque message que vous venez d'écrire est signalé aux personnes concernées par la tâche — ses responsables, la personne qui l'a créée et celles qui ont déjà répondu dans le fil (jamais vous-même). Elles reçoivent une notification dans la cloche, une alerte sur leur téléphone si elles l'ont activée, et un e-mail avec le début de votre message (au plus un e-mail par tâche et par heure, pour ne pas inonder l'équipe). Les tâches de la colonne Personnel restent privées : aucun message n'y est diffusé.
Repérer les messages non lus : une pastille rouge avec le nombre de nouveaux messages apparaît sur la carte concernée, et le menu « Tâches et coordination » les compte aussi. Ouvrir la fiche les marque comme lus — pour vous seulement.
Adapter les colonnes : le bouton « Col. » ajoute une colonne (nommez-la comme vous voulez), et le petit crayon à côté d'un titre de colonne la renomme.

Le document de travail d'une tâche

Certaines tâches demandent plus qu'une check-list : rédiger un courrier à l'ARS, préparer la trame d'un atelier, mettre au propre les décisions d'une réunion. La fiche de la tâche porte pour cela une section Document de travail — un texte rédigé directement dans l'application, plutôt qu'un fichier qui circule par e-mail et dont plus personne ne sait, trois semaines plus tard, quelle est la bonne copie.

Ouvrez la fiche de la tâche, puis, dans la section Document de travail, créez le document et donnez-lui un titre : il s'ouvre aussitôt.
Rédigez : titres, listes, gras, liens, tableaux et images (jusqu'à 4 Mo par image, aux formats PNG, JPEG, GIF ou WebP).
Vous n'avez rien à enregistrer : l'éditeur sauvegarde tout seul au fil de la frappe et affiche l'heure du dernier enregistrement. Si le réseau lâche, il vous le dit et réessaie — il ne fait jamais semblant d'avoir enregistré.
Le crayon rouvre le document. Une pastille indique à tout moment son état : Brouillon, Validé ou Archivé.

Les versions

L'éditeur garde un instantané du texte au fil du travail. La liste des versions permet de relire un état précédent et d'y ajouter une note (« relu en réunion du 12 mars ») pour le retrouver plus tard. Les cinquante derniers instantanés sont conservés ; les versions que vous avez annotées, elles, ne sont jamais supprimées.

Valider, puis archiver

Marquer le document comme validé signale qu'il est relu et arrêté. Ce geste est réservé aux responsables de la tâche, à l'auteur du document et aux personnes chargées de la coordination.
Une fois validé, le document peut sortir de l'éditeur. Si la tâche est rattachée à un projet de soins, le bouton « Archiver dans le projet » dépose une version Word dans les documents de ce projet ; sinon, « Archiver dans le Drive » la range dans le Drive partagé, dossier Documents de travail. La destination est déduite du contexte : vous n'avez pas à la choisir.
Un document archivé n'est plus modifiable. C'est ce qui garantit que la pièce déposée et le texte de l'éditeur ne racontent pas deux choses différentes.

Questions fréquentes

Que devient le document de travail si je supprime la tâche ?

Il est supprimé avec elle — son historique de versions et ses images comprises. Si le texte doit survivre à la tâche, validez-le puis archivez-le avant : la copie déposée dans le projet ou dans le Drive, elle, ne bouge plus.

Certaines cartes portent « Projet lié », qu'est-ce que c'est ?

Les tâches créées dans un espace projet apparaissent aussi ici : c'est le même objet, vu depuis deux écrans. Les cocher ici les coche là-bas, et inversement.

Je peux tout voir mais rien déplacer, est-ce normal ?

Oui : votre profil vous donne un accès en lecture sur le tableau d'équipe. Vous gardez en revanche la main complète sur votre colonne Personnel. Les droits s'ajustent dans les profils et permissions.

Qui voit ma colonne « Personnel » ?

Vous seul. Ni les autres membres ni les gestionnaires ne voient les tâches que vous y créez.

Le tableau des tâches : qui fait quoi, pour quand