Planifier et suivre les réunions de la maison de santé
L'écran Réunions rassemble tout le temps de coordination de l'équipe : planification, invitations, agenda partagé et historique des comptes rendus.
Les réunions sont le cœur battant d'une maison de santé : concertations autour des patients, points d'organisation, groupes de travail sur les projets. Cet écran centralise tout — la planification, les invitations, l'agenda de l'équipe et l'historique des comptes rendus. Et comme le temps de réunion est du temps de coordination reconnu, chaque présence validée alimente les points ACI des participants.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis cliquez sur « Réunions ».
Ce que vous voyez
En haut de page, trois grands boutons d'action : « Démarrer » (écoute active en direct — voir le compte rendu automatique), « Déclarer » (déclarer une réunion passée) et « Planifier » (organiser une réunion future).
Plus bas sur la page :
- L'agenda de l'équipe, avec une bascule Semaine / Mois et un bouton d'export au format calendrier (fichier .ics) pour l'importer dans un agenda externe.
- « Mes réunions à venir » : vos prochaines réunions (les quatre plus proches ; un bouton « Voir les autres », avec leur nombre, déplie le reste).
- « Mon historique récent » : vos dernières réunions passées, avec un accès direct « Tous les CR » vers le dossier du Drive partagé qui regroupe les comptes rendus.
Les types de réunion
Chaque réunion porte un type, qui détermine sa couleur dans l'agenda et sa valorisation. Les types de base sont : Concertation (RCP), Staff / Organisation, Projet de Soins, Poste de Référence et Assemblée Générale. La liste exacte (libellés et valeurs) vient du barème d'activités de votre structure : si votre barème contient d'autres lignes de type « réunion », elles apparaissent aussi comme types sélectionnables.
Planifier une réunion
- Cliquez sur « Planifier » (ou sur « + Planifier » directement sur un jour de l'agenda).
- Renseignez le titre, le type et la durée de la réunion.
- Choisissez la date — ou, si le créneau n'est pas encore trouvé, proposez plusieurs créneaux : un sondage de dates (façon Doodle) est envoyé aux invités, et la réunion se fixera sur le créneau retenu.
- Sélectionnez les invités parmi les membres de la structure. Vous pouvez aussi ajouter des invités externes (nom et adresse e-mail) — utile pour une infirmière Asalée, un intervenant de la CPTS ou un partenaire.
- Validez : la réunion apparaît dans l'agenda de tous les invités. Si la visioconférence est configurée, un lien de visio est généré automatiquement.
L'invitation, puis les rappels
Deux réglages voisins dans le formulaire, souvent confondus. La ligne « Invitation : » dit ce que reçoivent les invités à la création — un événement dans leur agenda avec e-mail, ou un e-mail simple. Les rappels, juste en dessous, disent ce qu'ils reçoivent avant la séance.
Par défaut, un seul rappel part 10 minutes avant, par notification. Cochez « Personnaliser les rappels » pour ouvrir l'éditeur :
- Jusqu'à trois rappels par réunion : « Ajouter un rappel » en pose un nouveau, chaque pastille s'ouvre d'un clic pour changer son échéance, la croix la retire.
- Chaque rappel a son propre canal — « Notification » (dans l'application, et sur le téléphone si le participant l'a autorisé) ou « + E-mail », qui ajoute l'e-mail à la notification. Le canal suit la pastille : passer « 10 min » à « 1 h » conserve son e-mail.
Décocher « Personnaliser les rappels » remet le réglage par défaut — c'est un renoncement, pas une simple fermeture.
Créer une réunion à la voix
« Ouvrir la dictée vocale » vous laisse décrire la réunion à haute voix — la reconnaissance se fait dans votre navigateur, aucun audio n'est conservé. SisaFlow en tire le titre, le type, la date, l'heure, la durée, le lieu et les participants, et pré-remplit le formulaire : vous relisez et validez. En planification, il comprend aussi la récurrence dictée (« toutes les semaines », « un mardi sur deux ») et pré-coche le rythme — le récapitulatif dit alors combien de réunions seront créées, et vous restez libre de la retirer.
Présences et points ACI
Une réunion peut être rémunérée : dans ce cas, chaque membre dont la présence est validée reçoit les points (ou les euros) prévus par la ligne correspondante du barème — par exemple un montant par heure de présence pour une réunion horaire. La valorisation exacte est affichée dans le formulaire de la réunion, avant validation. C'est ainsi que le temps de réunion alimente, sans autre déclaration, la part variable de la subvention ACI de chacun.
Trois verbes, trois gestes
Le bouton principal de la fiche de réunion dit toujours ce qu'il va faire :
- « Envoyer les invitations » — la réunion est à venir : les participants cochés sont invités, rien n'est valorisé.
- « Clôturer et valoriser » — la réunion a eu lieu (déclaration d'une réunion passée, captation, compte-rendu importé, ou réunion planifiée dont le créneau est terminé) : les participants cochés sont comptés présents et valorisés immédiatement. Si vous n'êtes pas validateur, l'activité part en attente dans le Pilotage ACI ; le bouton l'indique.
- « Valider les modifications » — vous rouvrez une réunion déjà envoyée ou déjà clôturée. Si vos modifications changent la valorisation (présents, type, durée, date), un encart vous détaille qui entre, qui sort, l'écart par personne et au total, et ce qui va arriver à l'activité ACI, avant que vous ne confirmiez.
Le mot « Valider » seul est réservé au Pilotage ACI : « Valider les points », « Repasser en attente ».
Une réunion planifiée dont le créneau est passé
Elle n'est pas clôturée à votre place : c'est vous qui savez qui est venu. Mais elle ne peut plus se faire oublier. Dès la fin du créneau :
- son organisateur reçoit une notification, puis un récapitulatif par e-mail une fois par jour tant qu'il reste des réunions à clôturer ;
- elle apparaît dans la file « Réunions passées à clôturer » — en haut de la page Réunions, sur le tableau de bord et dans le Pilotage ACI ;
- un seul geste la clôture : « Clôturer et valoriser », avec pour présents présumés les invités moins ceux qui avaient répondu « ne participera pas ». « Corriger les présents » ouvre la fiche si la liste n'est pas la bonne.
Tant qu'elle n'est pas clôturée, le temps de ses participants ne compte pas.
Corriger une présence après coup
Rouvrez la réunion depuis l'agenda, corrigez les participants cochés et validez : l'activité ACI de la réunion est mise à jour au lieu d'être dupliquée. Si elle avait déjà été validée, elle repasse en attente — la gérance la revalide depuis le Pilotage ACI pour qu'elle compte de nouveau. Seule limite : une activité déjà payée (répartition ACI effectuée, virement rattaché) ne bouge plus ; il faut d'abord détacher le virement ou passer par un ajustement.
Questions fréquentes
Un membre voit-il les mêmes choses que la gérance ?
Chaque membre voit l'agenda et ses propres réunions. L'espace personnel Mes réunions offre une vue simplifiée centrée sur ses participations.
J'ai oublié de créer la réunion avant qu'elle ait lieu, est-ce perdu ?
Non : le bouton « Déclarer » sert exactement à cela — enregistrer une réunion passée, avec ses participants et son compte rendu, pour que le temps de coordination soit tout de même tracé et valorisé.
Puis-je retrouver un ancien compte rendu ?
Oui : ouvrez « Tous les CR » dans « Mon historique récent », ou le dossier des comptes rendus du Drive partagé.