Le Drive partagé : les fichiers de votre maison de santé
L'espace documentaire sécurisé de la structure : des dossiers alimentés automatiquement par l'application, des dossiers libres pour l'équipe, et un dossier personnel par membre.
Le Drive partagé est l'armoire à documents de votre maison de santé. Tout ce que la structure produit ou reçoit — comptes rendus, justificatifs, statuts, photos, notes — y est rangé dans des dossiers, consultable par les membres selon leurs droits. Vous n'avez rien à installer : c'est un espace en ligne, inclus dans SisaFlow.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez la section Documents, puis cliquez sur « Drive partagé ».
Ce que vous voyez
- En haut à droite, la jauge de stockage : l'espace utilisé par votre structure, sur un total de 10 Go.
- À gauche, la liste des dossiers et le bouton « Nouveau », qui propose « Nouveau dossier » ou « Importer un fichier ». Si le dossier ouvert est en lecture seule, un bandeau « Dossier en lecture seule » remplace ce bouton.
- Au centre, le contenu du dossier courant : les sous-dossiers, puis les fichiers. Un champ « Rechercher... » filtre par nom, et deux boutons basculent entre l'affichage en liste et l'affichage en mosaïque.
- Un fil d'Ariane en tête vous indique où vous êtes dans l'arborescence et permet de remonter d'un clic.
Deux familles de dossiers
- Les dossiers automatiques (avec une pastille d'aide) : ils sont alimentés par les autres écrans de l'application et vous ne pouvez ni les supprimer ni les renommer. Par exemple : les comptes rendus de réunion classés par mois, les justificatifs de dépenses rattachés en banque, les statuts des structures juridiques, les pièces des projets de santé, ou encore le dossier Documents membres.
- Les dossiers libres, que vous créez vous-même pour tout le reste : photos, modèles, courriers reçus…
Documents personnels et documents partagés
Le dossier Documents membres contient un sous-dossier par membre de la structure : chacun y dépose ses documents personnels (contrats, conventions, diplômes). Chaque membre voit toujours son propre dossier ; les gérants voient l'ensemble. Les autres dossiers du Drive sont partagés : un dossier libre peut être public (visible par l'ensemble des membres) ou restreint à une liste de membres via le bouton « Partager ». Pour comprendre qui voit quoi, lisez la page sur la sécurité des fichiers.
Créer un dossier
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Ouvrez d'abord l'emplacement où le dossier doit apparaître : la racine du Drive ou un dossier libre existant.
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Cliquez sur « Nouveau », puis « Nouveau dossier ».
SisaFlowLe bouton « Nouveau », en haut de la colonne des dossiers — c'est aussi lui qui importe les fichiers -
Donnez-lui un nom parlant dans le champ « Nom du dossier » (par exemple « Factures de fonctionnement ») et cliquez sur « Créer ».
Si un dossier du même nom existe déjà au même endroit, l'application vous demande d'en choisir un autre — deux dossiers jumeaux côte à côte, c'est la garantie de ranger au mauvais endroit.
Déposer un fichier
- Ouvrez le dossier où le fichier doit être rangé.
- Cliquez sur « Nouveau », puis « Importer un fichier ».
- Choisissez le fichier sur votre ordinateur. Une barre de progression suit l'envoi ; le fichier apparaît dans le dossier dès qu'il est terminé.
Agir sur un fichier
Au survol d'un fichier, des boutons apparaissent : « Prévisualiser », « Télécharger », « Envoyer par E-mail » (à des membres de l'équipe), « Copier le lien », « Renommer » et « Supprimer ». Vous pouvez aussi marquer un dossier en favori ou l'épingler pour toute la structure.
Modifier un fichier sans le télécharger
Un courrier à corriger, une note à compléter : certains fichiers s'ouvrent directement dans l'application. Au survol du fichier, un crayon apparaît à côté des autres boutons.
- Formats pris en charge : les documents Word (.docx) et les fichiers texte (.txt, .md, .html). Les PDF, les images et les tableurs ne s'éditent pas en ligne.
- Un document Word est d'abord converti. L'ouverture prend quelques secondes, le temps que le serveur en fasse un texte modifiable. Une mise en forme exotique peut être simplifiée — l'application vous le signale — et les tableaux sont repris en lecture seule, pour ne pas être abîmés au passage.
- Rien n'est jamais écrasé. Le bouton « Enregistrer une version » dépose le résultat comme une nouvelle version du fichier : la précédente reste consultable dans « Historique des versions », et le fichier d'origine ne bouge pas.
- Les pièces rangées automatiquement par les autres écrans (comptes rendus de réunion, justificatifs de dépenses, statuts…) ne s'ouvrent pas dans l'éditeur : elles se corrigent à leur source.
Questions fréquentes
Pourquoi le crayon n'apparaît-il pas sur ce fichier ?
Trois raisons possibles : son format ne s'édite pas en ligne (PDF, image, tableur), le dossier est en lecture seule pour vous, ou il s'agit d'une pièce déposée automatiquement par un autre écran de l'application.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer certains dossiers ?
Ce sont les dossiers automatiques : leur contenu est le reflet d'autres écrans (réunions, banque, structures…). Pour retirer une pièce, il faut agir à la source — l'application vous explique comment via la fenêtre qui s'ouvre alors.
Pourquoi mon collègue ne voit-il pas les mêmes dossiers que moi ?
La liste des dossiers dépend des droits de chacun : un membre sans accès à la banque ne voit pas les justificatifs de dépenses, par exemple. C'est normal, et c'est ce qui protège les informations sensibles.