Distribuer la dotation aux membres : la clôture de fin d'année

L'écran Distribution ACI & FS — « FS » pour France Santé — transforme les points accumulés dans l'année en virements réels : chaque membre reçoit sa part de la dotation, calculée d'après ses activités validées et le barème. C'est l'aboutissement du cycle ACI — et une opération volontairement très encadrée.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez ACI et financements, puis cliquez sur « Distribution ACI & FS » (l'écran s'appelait autrefois « Distribution ACI »). L'entrée n'apparaît que pour les rôles autorisés à répartir — voir rôles et permissions. Le lien « Barème des activités », à côté du titre, ouvre le barème.

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Ce que vous voyez

• Le sélecteur « Période de calcul » (« Annuelle », « Trimestrielle » ou « Mensuelle », avec des flèches pour passer d'une période à l'autre) borne les activités prises en compte. À droite, un rappel donne les bornes de l'enveloppe : « Enveloppe ACI 2026 · du 1er janvier 2026 au 31 décembre 2026 ». Ces bornes sont des minuits à l'heure de Paris, quel que soit le fuseau de votre ordinateur : la période « Année » couvre toujours toute l'enveloppe. Une période qui en sort est signalée en rouge, et sa clôture refusée.
• Une ligne ambre signale une période qui recoupe une répartition déjà clôturée — rien n'est versé deux fois, le conseillé porte sur le reste —, avec « Voir l'historique ».
• Le bloc Compte Émetteur ACI rappelle depuis quel compte bancaire partiront les virements (« Modifier », ou « Configurer » s'il n'y en a pas).
• La carte « Total disponible 2026 » pose la même addition qu'au Pilotage — dotation ACI, France Santé, reliquat —, avec les mêmes montants et les mêmes arrondis. Une coche verte marque un canal reçu ; l'origine de chaque terme s'affiche au survol, et un écart à surveiller (« … reçus sur … : solde CPAM à venir ») s'écrit en clair sous sa ligne. Ces montants se corrigent au Pilotage, pas ici.
• Quand la dotation de l'année n'est pas encore arrivée en banque, une ligne discrète, sous le montant du Total disponible, le dit : « non encaissé : aucun virement classé pour 2026, montant fondé sur l'estimation » (ou « … sur le repère 2025 », « … sur le budget des enveloppes »), ou, si un canal est arrivé et pas l'autre, « dont 38 044 € de France Santé non encaissés ». Un clic détaille, canal par canal, les virements classés, le montant déclaré et ce qui n'est pas encaissé ; son (i) l'explique dans l'assistant. C'est une information : le montant conseillé et le maximum ne sont pas limités à ce qui est arrivé en banque. La ligne disparaît dès que le virement est classé.
• Sous l'addition, la ligne « Dépenses engagées à ce jour » donne les dépenses imputées sur les enveloppes, nettes des aides : quand une aide finance une enveloppe, elle porte en petit la mention « hors subvention 96 € ». Un clic l'ouvre — l'aide, puis Dépenses, Subvention et Compté sur la dotation — et son bouton (i) ouvre l'assistant, qui explique le calcul. La répartition, elle, porte sur la dotation, jamais sur l'argent d'une aide.
• À côté : « Valeur du point de cette clôture » (ou « Activités Réalisées » en barème tout en euros), « Rémunération Totale (Période) » et, si des sommes ont été versées avant CPTSFlow, « Déjà versé — … ».
• La carte « Montant à distribuer », décrite dans « Lancer une clôture », puis la section « Répartition par professionnel ».

Qui reçoit une part

La répartition sert les membres que leur fiche inclut dans la répartition ACI : une case de la fiche du membre, dans Membres et Associés (bloc Paramètres Métier & Accès), que seul le droit « Administration Membres » modifie. Être associé de la SISA n'est pas la condition : un membre de l'équipe qui ne l'est pas — une coordinatrice libérale, un médiateur en santé — reçoit sa part comme les autres.

Par défaut, la case est cochée pour tous les membres, associés ou non, sauf pour les profils Intervenant externe, Remplaçant, Comptable / Partenaire Extérieur et Secrétaire / Accueil, rémunérés autrement (facture, rétrocession du praticien remplacé, honoraires de cabinet, salaire). Un associé est toujours inclus par défaut, quel que soit son profil, et un profil de membre (« Membre SISA », « Membre hors SISA »…) l'emporte sur un profil décoché par défaut. Un organisme ne l'est jamais. Cocher ou décocher la case enregistre un choix qui l'emporte sur ces défauts ; son (i) les rappelle dans l'assistant.

Le statut de chaque bénéficiaire décide de la façon dont la structure le paie, et il est figé au jour de la clôture :

Le virement d'un membre hors SISA est toujours brut : aucune retenue pour charges imputées n'y est faite, pour que sa note d'honoraires dise exactement ce qu'il a perçu. Sa part de ces charges n'est pas récupérée sur lui ; elle est déduite du montant à distribuer. Un membre que sa fiche exclut lit sous sa rémunération, dans Mon Compte, « Hors répartition ACI : montant indicatif » : la clôture ne lui verse rien.

La répartition par professionnel

Chaque membre a sa carte : ses points validés (pondérés par sa profession), sa « Rémunération ACI Estimée » — un (i) en détaille le calcul — et, si une enveloppe est imputée aux membres concernés, sa retenue (« − 120 € = 380 € » ; un clic dit sur quelles dépenses). En vue tableau, les colonnes « Retenue » et « Virement » portent la même information.

Sa barre se lit en deux couleurs :

• le bleu est ce qui lui a déjà été versé sur la période — répartitions précédentes, virements directs rattachés à une activité, versé avant CPTSFlow — et ne bouge pas. Hachuré, c'est un virement SEPA généré mais pas encore vu sur le compte ;
• le vert est la simulation en cours, une nuance par type d'activité : il suit le curseur du montant à distribuer.

Après une clôture complète, la barre devient entièrement bleue ; du vert réapparaît avec les nouveaux points. Sous le montant, « + … € déjà versés » ne compte que des virements confirmés par la banque ; un virement émis mais pas encore vu est dit « en cours de virement ». Chaque activité porte toujours un libellé lisible — son nom au barème, ou « Activité hors barème » si sa ligne n'existe plus —, jamais un code.

Le bouton « Historique des versements », sous la barre, déroule les versements passés du membre : la date, l'étiquette acompte ou solde, le montant brut et la retenue, l'état (« Confirmé » ou « En attente ») et la référence SEPA.

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Le menu Actions de la carte porte « Explorer détail », « Télécharger relevé PDF » (le relevé de la simulation affichée) et « Renvoyer le relevé par e-mail » : celui-ci réexpédie tel quel le relevé archivé à la clôture, sans rien recalculer. Une clôture antérieure au 24/08/2026 n'a pas de relevé archivé : le refus le dit, et il reste à télécharger puis transmettre le relevé soi-même. Au-dessus des cartes, la ligne « Relevés · Envoyer par » permet d'y ajouter SisaChat : le relevé part alors aussi dans votre discussion avec le membre, l'e-mail partant dans tous les cas.

Un membre sans IBAN est signalé « IBAN Manquant » (« Saisir » ouvre la gestion des membres) ; son bouton « Demander IBAN » lui envoie la demande par e-mail, sur SisaChat, ou les deux. Il se renseigne dans son profil.

Le contrôle avant clôture

Une activité non réglée qui ressemble à une activité déjà réglée par virement — même membre, même ligne du barème, même valeur, à 45 jours au plus — serait payée une seconde fois à la clôture. L'écran le signale en haut par une ligne « 1 doublon possible » (ou « N doublons possibles »).

« Vérifier » ouvre la fenêtre « Activités qui se ressemblent » : la paire, avec l'activité « Déjà payée par virement » à côté de celle qui « Serait payée une 2ᵉ fois à la clôture » (ou « … une fois validée »). Une seule question par paire : est-ce la même activité ?

• « Deux activités : garder les deux » — ce sont deux activités distinctes (deux mois de suite au même montant, par exemple) ; la question ne sera plus posée ;
• « C'est la même : supprimer celle à payer » — un second clic la confirme (« Confirmer : supprimer celle du … »), puis l'activité non réglée est supprimée ; le virement et l'activité qu'il a réglée ne bougent pas.

Quand la même activité payée revient dans plusieurs paires (« aussi comparée à N autres »), une seule saisie peut en être le doublon. Si l'autre a bien été payée par un virement encore « À valider », ouvrez ce virement et « Régler des charges ou des activités déjà saisies » plutôt que de la supprimer.

Ce contrôle ne bloque pas la répartition : il montre. Quand rien ne se ressemble, la ligne n'apparaît pas.

Lancer une clôture

1. Vérifiez la période et les montants affichés par membre.
2. Dans la carte « Montant à distribuer », choisissez ce que la structure reverse maintenant : le champ « Montant reversé au point » et le curseur partent du montant conseillé, et « Conseillé » et « Maximum » y ramènent d'un clic. La zone hachurée, au bout du curseur, est la réserve que ce montant laisse dans la structure ; trois repères la chiffrent — « Conseillé pour … », « Plafond annuel restant » et « Réserve conservée ». Au-delà du conseillé, un avertissement dit de combien vous entamez la réserve de sécurité. Il n'y a aucun type de versement à choisir. En barème tout en euros, il n'y a pas de curseur : le montant est la somme des activités validées.
3. Cliquez sur « Virements (clôture) », en haut à droite. Le bouton « Virement » de la carte d'un membre ouvre la même fenêtre pour lui seul.
4. Choisissez le mode de versement :
   • « Automatique via SEPA » — CPTSFlow génère un fichier SEPA, un standard européen que vous importez sur le portail de votre banque : tous les virements partent en une seule opération, sans ressaisir les IBAN. Cliquez sur « Générer le fichier SEPA — N virements (… €) », et gardez le fichier téléchargé.
   • « Manuel » — vous effectuez les virements vous-même depuis votre banque, en recopiant pour chaque membre le libellé proposé : il porte un code qui permet de reconnaître le virement sur le relevé. Cliquez sur « Clôture — N virements à effectuer ».

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Plusieurs versements dans l'année : la régularisation est automatique

Vous n'avez rien à choisir. Les mots Acompte et Solde ne sont plus qu'un libellé dans l'historique (acompte = montant inférieur au conseillé) : ils ne changent aucun calcul.

• Si vous répartissez au trimestre, chaque clôture paie les activités de son trimestre, à la valeur du point de ce trimestre. Les périodes ne se recoupent pas : il n'y a rien à rattraper.
• Si vous clôturez une période qui recouvre un versement déjà fait (« Année » après un premier semestre, par exemple), CPTSFlow reprend toute l'assiette de la période, recalcule la part de chacun, puis déduit ce qu'il a déjà reçu. Les deux versements équivalent alors à une clôture unique, au centime.

Quand elle s'applique, une ligne l'annonce sous le montant — « Régularisation automatique — part recalculée sur l'année, moins … € déjà versés » — et son (i) ouvre dans l'assistant le raisonnement complet, clôtures reprises comprises. Le relevé de clôture de chaque membre, archivé et envoyé par e-mail, est bâti de la même façon : « Votre part sur l'année », puis une ligne de déduction nommée par clôture régularisée, puis « Net de cette clôture ». Brut moins déductions égale net — le membre peut refaire le calcul lui-même.

Conséquence sur les annulations : un virement déjà repris par un solde ne peut plus être annulé seul. CPTSFlow refuse en nommant la clôture en cause et vous demande d'annuler dans l'ordre inverse — la dernière clôture d'abord, la première ensuite.

Servir une partie de l'équipe seulement

Il arrive qu'une clôture ne serve pas tout le monde : un membre sans IBAN utilisable, un virement individuel réglé à part, ou une banque qui limite le nombre de virements par remise. Dans l'historique, la clôture concernée porte alors un badge ambre « Partielle — 4 servis sur 6 contributeurs ». L'ambre veut dire « à finir », pas « en erreur » : les parts non versées restent dans la structure et restent dues.

Sur cette carte, le bouton « Distribuer aux restants » ouvre une nouvelle clôture avec les membres non encore servis déjà présélectionnés ; vous pouvez encore ajuster la sélection et le montant avant de valider.

Dans la fenêtre de clôture, le bloc « Qui est viré maintenant ? » permet de choisir les bénéficiaires — par personne, ou par groupes (structure, rôle). Le compteur en tête dit toujours où vous en êtes (« 4 virements sur 6 membres », suivi de « dont 2 membres hors SISA » quand la clôture en sert), avec le total de la remise et, s'il y a lieu, une ligne « dont … de parts non versées » qui explique l'écart avec le montant choisi.

Après la clôture

Le bouton « Historique », dans l'en-tête de la section « Répartition par professionnel », ouvre la fenêtre « Historique des répartitions ». Chaque clôture y a sa carte : sa date, sa période et le nombre de membres, l'étiquette Acompte ou Solde (déduite du montant — sans effet sur le calcul), le badge « Partielle » le cas échéant, l'état des virements (« Payé (SEPA) », « Virement en attente »…), le « Montant total réglé », la retenue pour charges imputées, la « Réserve conservée » et la « Valeur réelle du point ». Ses boutons : « Détail », « Relevé PDF » (le relevé global de la clôture) et, pour une clôture partielle en barème euros, « Distribuer aux restants ». L'icône d'export produit un classeur Excel des répartitions, avec le détail par membre au centime.

Une répartition faite à la main, avant CPTSFlow, et déclarée sur son virement (voir Une répartition ACI déjà versée à la main) a aussi sa carte, badge « Versée » : « Répartition ACI 2025 », « versée hors CPTSFlow » et le membre, « Montant versé », « Virement du », « Déduite du budget ACI 2026 » et « Voir l’opération » — ni relevé PDF, ni fichier SEPA. Si la banque a retiré l'opération, la carte affiche « Opération bancaire disparue » : le versement reste déduit de son budget. Le membre la retrouve dans l'historique de ses versements et dans son compte.

Les sommes versées apparaissent dans le segment « Distribué » du Pilotage ACI et financements, et chaque membre retrouve sa part dans son compte personnel. Une fois le virement vu sur le compte, la carte du membre affiche « Virement effectué » : il ne s'annule plus.

Retélécharger le fichier SEPA

Sur la carte d'un membre, « En attente », puis « Retélécharger le SEPA » : la fenêtre « Retélécharger le fichier SEPA » liste, ligne par ligne, le virement encore en attente, l'IBAN utilisé (« …1234 — IBAN actuel du membre ») et le montant, puis « Télécharger la copie ». Dans l'« Historique », le bouton « Fichier SEPA » d'une clôture fait de même pour toutes ses lignes en attente.

C'est une copie : aucun virement n'est créé. Seuls les virements encore en attente y figurent, avec la même référence, le même montant et le même libellé que l'original — le rapprochement bancaire les reconnaît. Un virement effectué, annulé ou soldé par retenue n'y figure jamais.

• À n'importer que si le premier fichier n'a pas été transmis à la banque. Le fichier d'une clôture et ses copies portent le même identifiant de remise : une banque qui écarte les remises déjà reçues refuse la copie. Si elle la refuse comme « déjà reçue », le premier fichier est passé : vérifiez auprès d'elle avant tout autre geste. (Pour une clôture antérieure au 29/09/2026, seule la fenêtre de confirmation vous protège.)
• L'IBAN est celui actuel du membre : s'il a changé depuis la clôture, la copie paie le nouveau. CPTSFlow ne signale pas ce changement.
• Clôture en virements manuels : pas de fichier ; le menu donne le libellé à copier.

Nouveau virement

Le bouton « Nouveau virement », à côté du statut du membre, apparaît dès que sa part sur la période affichée est supérieure à 0, que son dernier virement soit en attente ou effectué. Il ouvre la même fenêtre de clôture que « Virement », pour ce seul membre, sur ce qui lui reste à verser.

Pour refaire un paiement qui a réellement échoué (compte clôturé, IBAN erroné) : « Annuler le virement », puis « Nouveau virement » — jamais la copie.

Questions fréquentes

Un membre affiche 0 € alors qu'il a travaillé, pourquoi ?

Vérifiez que ses activités sont validées (pas seulement déclarées) et comprises dans la période de calcul. Une activité déjà réglée par virement direct est aussi déduite pour éviter un double paiement. Un membre que sa fiche n'inclut pas dans la répartition ACI n'a pas de carte ici du tout : voir « Qui reçoit une part ».

Un membre qui n'est pas associé reçoit-il une part ?

Oui, si la case « Inclus dans la répartition ACI » de sa fiche est cochée — c'est le cas par défaut, sauf pour les profils Intervenant externe, Remplaçant, Comptable / Partenaire Extérieur et Secrétaire / Accueil. Il est payé en honoraires et reçoit une note d'honoraires. Décochez la case si la structure le rémunère autrement, par un salaire ou sur facture.

Un associé n'apparaît plus dans la répartition, pourquoi ?

Sa fiche ne porte sans doute que des profils décochés par défaut (Secrétaire / Accueil, Comptable…). Cochez « Inclus dans la répartition ACI » sur sa fiche : le choix écrit l'emporte sur le défaut.

Puis-je verser un acompte en cours d'année ?

Oui : la clôture peut porter sur un montant partiel, sans rien cocher de particulier. La clôture suivante, si sa période recouvre la première (« Année »), recalculera toute seule la part de chacun et en déduira ce qu'il a déjà reçu.

Acompte ou solde : que dois-je choisir ?

Rien — le choix n'existe plus. CPTSFlow régularise automatiquement dès qu'une clôture recouvre un versement déjà fait ; « acompte » et « solde » ne sont qu'un libellé dans l'historique.

Un associé est parti en cours d'année : perd-il sa part au solde ?

Non, à condition que le solde porte sur une période « Année » : la régularisation recalcule sa part annuelle et lui verse ce qui reste dû. C'est précisément le cas que ce mécanisme est fait pour couvrir.

Que veut dire « en cours de virement » ?

Un virement a été émis — fichier SEPA généré ou clôture manuelle enregistrée — mais la banque ne l'a pas encore montré sur le compte. Il est compté comme attribué, hachuré en bleu sur la barre, et il devient « déjà versé » dès qu'il apparaît sur le compte et y est reconnu.

J'ai égaré le fichier SEPA : comment le retrouver ?

Si le fichier n'a pas été transmis à la banque : « En attente » › « Retélécharger le SEPA » sur la carte du membre, ou « Historique » › « Fichier SEPA » pour toute la clôture. La copie reprend les virements encore en attente, à l'identique. S'il a déjà été transmis, n'importez pas la copie : le premier fichier est passé.

Un membre n'a pas reçu son relevé : comment le lui renvoyer ?

Menu Actions de sa carte, « Renvoyer le relevé par e-mail » : le relevé archivé à sa dernière clôture repart tel quel. Pour une clôture antérieure au 24/08/2026, il n'y a pas de relevé archivé : téléchargez-le (« Télécharger relevé PDF ») et transmettez-le vous-même.

« Distribuer aux restants » est grisé, pourquoi ?

Soit tous les membres ont été servis ou n'ont plus rien à toucher, soit la période affichée n'est pas celle de la clôture partielle — repositionnez le sélecteur « Période de calcul » sur la bonne période. Le bouton n'existe pas du tout en barème à points, où une clôture partielle n'est pas possible.

Je m'attendais à trouver ici mes virements aux professionnels des protocoles, où sont-ils ?

Cet écran répond à une seule question : qui a droit à quoi, d'après les activités validées et le barème. Il ne liste pas les sorties d'argent — elles vivent côté banque, dans Transactions — ACI et financements. Si un virement à un professionnel a été classé comme une charge (« Rétrocession ACI », par exemple), son travail n'existe nulle part comme activité et n'apparaît donc pas ici. Le bon chemin : une ligne de barème par protocole, l'activité déclarée par le professionnel (à valider) ou créée par vous à sa place — validée d'emblée quand vous êtes validateur — depuis « Nouvelle écriture » ou directement depuis l'opération bancaire, puis le virement relié à cette activité : il est alors déduit de sa part, et sa participation figure dans la répartition comme dans les preuves ACI. Pour rattraper un virement déjà classé en charge : supprimez la charge (menu « ⋯ », « Supprimer la charge ») — l'opération redevient « à classer » —, puis classez-la en « Versement à un membre », nature « Rémunération d'une activité (barème) ».

Nous avons réparti une année à la main, avant CPTSFlow : comment éviter de la répartir deux fois ?

Déclarez chacun de ces virements, dans les Transactions, avec la pastille « Répartition ACI versée hors CPTSFlow » (voir Une répartition ACI déjà versée à la main). Chaque versement est alors compté comme déjà distribué sur le budget de sa date, et ce qui reste à répartir ici baisse d'autant. Ne les ignorez pas : ignoré, un virement ne réduit pas ce qui reste à répartir, et cet argent serait réparti une seconde fois.

Pour aller plus loin

• Valider les activités qui alimentent la répartition
• Le barème et la pondération par groupe
• Suivre la dotation dans le Pilotage ACI et financements
• Corriger l'IBAN d'un membre
• Mon compte et mon solde (espace membre)