Distribuer l'ACI aux membres : la clôture de fin d'année
Verser à chaque membre sa part de l'enveloppe : relevés individuels, clôture sécurisée, distributions partielles, fichier de virements SEPA ou virements manuels.
L'écran Distribution ACI transforme les points accumulés dans l'année en virements réels : chaque membre reçoit sa part de l'enveloppe, calculée d'après ses activités validées et le barème. C'est l'aboutissement du cycle ACI — et une opération volontairement très encadrée.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez ACI, puis cliquez sur « Distribution ». (L'entrée n'apparaît que pour les rôles autorisés à répartir — voir rôles et permissions.)
Ce que vous voyez
- Le sélecteur « Période de calcul » (annuelle, trimestrielle ou mensuelle) borne les activités prises en compte.
- Le bloc Compte Émetteur ACI rappelle depuis quel compte bancaire partiront les virements — configurez-le si nécessaire.
- La section « Répartition par professionnel » liste chaque membre avec ses points pondérés, le montant calculé et le détail par catégorie. Pour chacun : « Télécharger relevé PDF » et « Envoyer relevé par e-mail » produisent son relevé individuel ; un membre sans IBAN (il se renseigne dans son profil) est signalé « IBAN Manquant », avec un bouton « Demander IBAN » qui lui envoie la demande directement.
- La section « Historique Distributions » conserve toutes les clôtures passées.
Lancer une clôture
- Vérifiez la période et les montants affichés par membre.
- Cliquez sur le bouton « Virements (clôture) » en haut à droite.
- Selon le cas, choisissez de verser un acompte (montant partiel) ou le solde — SisaFlow vous suggère le type d'après le montant choisi, mais c'est vous qui tranchez ; la réserve conservée est rappelée.
- Choisissez le mode de versement :
- « Automatique via SEPA » — SisaFlow génère un fichier SEPA, un standard européen que vous importez sur le portail de votre banque : tous les virements partent en une seule opération, sans ressaisir les IBAN. Cliquez sur « Générer Fichier SEPA ».
- « Manuel » — vous effectuez les virements vous-même depuis votre banque, en recopiant les codes de référence générés pour chaque membre. Cliquez sur « Clôture — je commence les virements ».
Le solde régularise l'année entière
Le type de versement — Acompte ou Solde — n'est pas une simple étiquette : il change le calcul.
- Un acompte répartit le montant que vous choisissez sur les activités qui restent à régler à ce moment-là.
- Un solde reprend toute l'assiette de la période, recalcule la part annuelle de chacun, puis déduit ce qu'il a déjà reçu. Acompte plus solde équivaut alors à une clôture unique, au centime.
Quand elle s'applique, l'écran l'annonce (« Ce solde régularise l'année entière ») et nomme les clôtures reprises. Le relevé PDF du membre est bâti de la même façon : « Votre part sur l'année », puis une ligne de déduction nommée par clôture régularisée, puis « Net de cette clôture ». Brut moins déductions égale net — le membre peut refaire le calcul lui-même.
Conséquence sur les annulations : un virement déjà repris par un solde ne peut plus être annulé seul. SisaFlow refuse en nommant le solde en cause et vous demande d'annuler dans l'ordre inverse — le solde d'abord, l'acompte ensuite.
Servir une partie de l'équipe seulement
Il arrive qu'une clôture ne serve pas tout le monde : un associé sans IBAN utilisable, un virement individuel réglé à part, ou une banque qui limite le nombre de virements par remise. Dans l'historique, la clôture concernée porte alors un badge ambre « Partielle — 4 servis sur 6 contributeurs ». L'ambre veut dire « à finir », pas « en erreur » : les parts non versées restent dans la structure et restent dues.
Sur cette carte, le bouton « Distribuer aux restants » ouvre une nouvelle clôture avec les associés non encore servis déjà présélectionnés ; vous pouvez encore ajuster la sélection et le montant avant de valider.
Dans la fenêtre de clôture, le bloc « Qui est viré maintenant ? » permet de choisir les bénéficiaires — par personne, ou par groupes (structure, rôle). Le compteur en tête dit toujours où vous en êtes (4 virements sur 6 associés), avec le total de la remise et, s'il y a lieu, une ligne « dont … de parts non versées » qui explique l'écart avec le montant choisi.
Après la clôture
Dans « Historique Distributions », chaque clôture garde ses relevés (« Télécharger relevé PDF », « Envoyer relevé par e-mail »), permet de « Retélécharger le SEPA » si le fichier a été égaré, et d'« Annuler le virement » d'un membre tant que vous ne l'avez pas exécuté en banque. Chaque carte porte le type de versement (Acompte ou Solde), le montant total réglé, la réserve conservée, et — le cas échéant — le badge « Partielle » (accompagné du bouton « Distribuer aux restants » si le barème le permet). Les sommes versées apparaissent dans le segment « Distribué » du Pilotage ACI, et chaque membre retrouve sa part dans son compte personnel.
Questions fréquentes
Un membre affiche 0 € alors qu'il a travaillé, pourquoi ?
Vérifiez que ses activités sont validées (pas seulement déclarées) et comprises dans la période de calcul. Une activité déjà réglée par virement direct est aussi déduite pour éviter un double paiement.
Puis-je verser un acompte en cours d'année ?
Oui : la clôture peut porter sur un montant partiel. Le solde, versé plus tard, recalculera la part annuelle de chacun et en déduira l'acompte déjà reçu.
Un associé est parti en cours d'année : perd-il sa part au solde ?
Non, à condition que le solde porte sur une période « Année » : la régularisation recalcule sa part annuelle et lui verse ce qui reste dû. C'est précisément le cas que ce mécanisme est fait pour couvrir.
« Distribuer aux restants » est grisé, pourquoi ?
Soit tous les membres ont été servis ou n'ont plus rien à toucher, soit la période affichée n'est pas celle de la clôture partielle — repositionnez le sélecteur « Période de calcul » sur la bonne période. Le bouton n'existe pas du tout en barème à points, où une clôture partielle n'est pas possible.
Je m'attendais à trouver ici mes virements aux professionnels des protocoles, où sont-ils ?
Cet écran répond à une seule question : qui a droit à quoi, d'après les activités validées et le barème. Il ne liste pas les sorties d'argent — elles vivent côté banque, dans Activités et charges. Si un virement à un professionnel a été classé comme une charge (« Rétrocession ACI », par exemple), son travail n'existe nulle part comme activité et n'apparaît donc pas ici. Le bon chemin : une ligne de barème par protocole, l'activité déclarée par le professionnel (à valider) ou créée par vous à sa place — validée d'emblée quand vous êtes validateur — depuis « Créer manuel » dans Activités et charges ou directement depuis l'opération bancaire, puis le virement relié à cette activité — il est alors déduit de sa part, et sa participation figure dans la répartition comme dans les preuves ACI. Pour rattraper un virement déjà classé en charge : supprimez la charge, l'opération redevient « à classer », créez l'activité depuis cette opération. C'est tout.