Piloter la dotation et les aides : où en est-on, que reste-t-il à distribuer ?
Le tableau de bord financier du pilier « ACI et financements » : Total disponible (dotation ACI, France Santé, reliquat), réserve, file des déclarations à valider, barre des flux, bascule d'un budget au suivant, et les aides affectées suivies à part — la part subventionnée en mention discrète, le détail au clic.
Cette page décrit un écran propre aux maisons de santé : il n'existe pas dans une CPTS.
L'écran Pilotage ACI et financements est le tableau de bord financier de votre dotation : combien l'équipe a reçu (ou attend), combien a déjà été dépensé ou distribué, et surtout combien il reste à partager. Il suit aussi, à part, les aides qui financent certaines enveloppes, et c'est ici que la gérance valide les déclarations des membres. Tout est recalculé en temps réel à mesure que les activités et les dépenses s'accumulent.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez la section ACI et financements, puis cliquez sur « Pilotage ». L'écran s'intitule Pilotage ACI et financements.
Ce que vous voyez
En haut à droite, le widget Valeur du point projetée sur l'année affiche la valeur actuelle du point sur l'année (montant conseillé divisé par le total des points pondérés de l'équipe) ; son icône d'information ouvre le détail du calcul dans l'assistant. Avec un barème entièrement en euros, il affiche « NA (€) » : il n'y a pas de point à calculer. Deux raccourcis l'accompagnent : « Barème des activités » et « Éditer enveloppes ».
La grande carte sombre Total disponible 2026 concentre l'essentiel. Son grand chiffre est l'argent réellement à piloter cette année ; à droite, la part déjà engagée, en pourcentage et en euros (« … € / … € engagés »), avec un (i) qui dit ce que « engagé » compte. Dessous, trois cases reliées par des « + » posent l'addition :
- Dotation ACI 2026 : le montant que vous attendez, saisi au stylo. Dès qu'un versement de dotation réel est classé dans Transactions — ACI et financements, la case passe automatiquement au montant réellement reçu, vire au vert et porte « Confirmé » à la place du stylo ; sa dernière ligne dit combien de virements ont été classés. L'estimation ne compte plus. Si le versement reçu reste en deçà de votre estimation (un acompte de la caisse), la case l'écrit — « … reçus sur … : solde CPAM à venir » — et garde son stylo.
- France Santé 2026 : la même chose pour le second canal de dotation.
- Reliquat 2025 : ce qui restait de la dotation de l'an dernier, reporté sur cette année. Il est calculé automatiquement ; vous pouvez le corriger au stylo (la case dit alors « Saisi manuellement »).
Juste en dessous, la barre segmentée « Analyse des flux de la dotation » découpe ce total en tranches colorées : Réalisé (charges déjà payées, pour leur part dotation), Distribué (sommes déjà versées aux membres), Pré-CPTSFlow (versements antérieurs à l'outil, le cas échéant), Réserve et Disponible (ce qui reste à distribuer). Survolez chaque segment pour voir son montant ; la légende, dessous, les reprend en toutes lettres — « Charges Réalisées », « Déjà Distribué », « Réserve » suivie des mois qu'elle couvre (« Jan-Avr 2027 ») et « Reste à Distribuer ».
Quand une partie des dépenses est payée par une aide, la légende « Charges Réalisées » porte en petit la mention « hors subvention 96 € » : le chiffre affiché est déjà net de la subvention — c'est ce que les dépenses prennent réellement à la dotation. Un clic sur la mention en donne le détail (voir plus bas, « Les aides dans le pilotage »).
Ce qui vous attend : le bandeau d'attention
En haut de l'écran, un seul bandeau ambre rassemble ce qui demande un geste, sous un titre qui les compte (« 3 choses vous attendent »). Chaque sujet a sa pastille : un clic sur une pastille déplie son détail et son bouton, un clic sur le titre les déplie tous. Le bandeau disparaît quand il n'y a plus rien.
| Pastille | Ce qu'elle signale | Le bouton |
|---|---|---|
| « 5 à valider » | Les déclarations en attente — « 5 déclarations à valider », détaillées en « 3 activités · 2 notes de frais » | « Examiner » ouvre la file (ci-dessous) |
| « 2 réunions à clôturer » | Des réunions passées pas encore clôturées : le temps des participants ne compte dans l'ACI qu'une fois la réunion clôturée avec ses présents | « Clôturer » |
| « Transit +300 € » | Le Solde de vigilance — Transferts entre comptes : des virements entre deux comptes de la structure encore à régulariser | « Voir les détails » ouvre les Transactions |
Le détail du transit liste chaque transfert avec son compte de destination (« → … »). Quand les deux jambes d'un virement interne sont classées — d'un seul geste, dans les Transactions —, elles se neutralisent : chacune porte la mention « compensé », et rien n'est compté en double. Ce solde doit tendre vers zéro.
Basculer sur le budget suivant
Un budget terminé ne s'arrête pas de lui-même : tant que la gérance n'a pas basculé, il reste le seul budget répartissable — un acompte ou sa clôture restent possibles. La bascule ouvre le budget suivant à la répartition et ferme définitivement le précédent. C'est un geste daté, une fois par an, en général quand le virement de printemps de la CPAM est classé en banque. Il vaut à partir de la fin du budget 2026 : le 31 décembre 2026 en année civile, le 30 avril 2027 pour un budget de mai à avril.
Le bandeau de bascule
Quand le budget répartissable est terminé et attend un geste, une ligne s'affiche en tête de l'écran, au-dessus du bandeau d'attention :
| La ligne | Quand | Le geste |
|---|---|---|
| « Budget 2026 terminé · en attente du virement CPAM » | Budget terminé, pas clôturé, aucun virement de la CPAM classé pour 2027 | « Clôturer 2026 », ou « Basculer » |
| « Virement CPAM reçu le 05/05 · clôturer 2026 ? » | Virement de la CPAM de 2027 classé, budget 2026 pas clôturé | « Clôturer 2026 », ou « Basculer » |
| « Virement CPAM reçu le 05/05 · ouvrir 2027 à la répartition ? » | Virement classé, budget 2026 clôturé | « Basculer » |
La pastille est grise tant que le virement est attendu, verte quand il est reçu, ambre après soixante jours sans geste. « Clôturer 2026 » ouvre la distribution sur le budget à clôturer. Le chevron replie la ligne en une pastille (« Budget 2026 terminé », « Virement CPAM reçu ») ; elle se redéploie d'elle-même quand la situation change. Son (i), « Quand basculer ? », explique la bascule dans l'assistant, avec vos dates. Un budget clôturé avant sa fin n'affiche rien tant que le virement n'est pas classé : il n'y a rien à faire d'ici là. En budget décalé, les budgets sont nommés par leurs mois (« Budget mai 2026 – avril 2027 terminé · … ») et le geste de clôture s'appelle « Clôturer le budget ».
La boîte de bascule
« Basculer » — dans le bandeau, sous la mention « Répartition à votre décision… », en bas du menu du budget (« Basculer sur 2027 ») ou sur la ligne « Budget » de la fiche de la SISA — ouvre la boîte « Clôturer le budget 2026 et ouvrir 2027 à la répartition » :
- À gauche, deux lignes disent où en est le budget : « Virement CPAM 2027 classé le 05/05 (51 538,71 €) » ou « Aucun virement CPAM classé pour 2027 », puis « Clôture 2026 : faite le 12/12/2026 (41 200 €) » ou « Clôture 2026 : aucune répartition de clôture » — avec alors le bouton « Clôturer 2026 d'abord ».
- À droite, la « Date de la bascule » est déjà remplie : le lendemain du dernier virement de la CPAM classé pour 2027, sinon le lendemain de la fin du budget. Elle se modifie, mais jamais avant la fin du budget, jamais avant le lendemain de sa dernière répartition, et jamais après aujourd'hui.
- Lisez la phrase « Après cette bascule, le budget 2026 ne pourra plus être réparti. », puis cliquez sur « Basculer ». Le message « Bascule enregistrée : le budget 2027 est ouvert à la répartition. » le confirme, et l'écran passe sur 2027.
La date ne déplace pas les bornes des budgets : chaque dépense et chaque activité restent dans le budget de leur date. Elle décide seulement à quel budget compte une répartition — faite avant la bascule, pour 2026 ; à partir de la bascule, pour 2027. C'est pourquoi elle ne peut pas précéder la dernière répartition de 2026 : sa clôture serait comptée sur 2027.
La gérance — ceux qui peuvent basculer — est aussi prévenue sans ouvrir l'écran, par un e-mail, une notification dans la cloche et sur ses appareils : à la fin d'un budget qui n'est pas clôturé (« Budget ACI 2026 terminé — en attente du virement CPAM »), quand le virement de la CPAM est classé (« Virement CPAM reçu — clôturer le budget 2026 ? » ou « Virement CPAM reçu — ouvrir le budget 2027 à la répartition ? »), puis une seule fois après soixante jours sans geste (« Bascule du budget ACI toujours en attente »). Trois messages par budget au plus, selon les préférences de notification de chacun ; aucun en démonstration.
Valider les déclarations : la file « Examiner »
La gérance a une seule file, pas deux. « Examiner » ouvre un volet sur la droite de l'écran — le même qu'il y ait une déclaration ou vingt : la liste à gauche, la fiche de la déclaration choisie à droite.
- En tête de liste, « Valider les N sans ambiguïté » valide d'un coup celles dont le type, les participants et l'enveloppe sont déjà résolus (une pastille « Prête » les repère). Une confirmation est demandée, puis un récapitulatif dit ce qui est passé et ce qui est resté de côté, et pourquoi.
- Pour les autres, ouvrez la fiche : valeur, justificatifs, participants, enveloppe. « Valider et suivante » enregistre et passe à la déclaration suivante ; sur la dernière, le bouton dit « Valider ».
- « Refuser » demande un motif de 10 caractères au moins. « Refuser et prévenir » supprime la déclaration et envoie le motif dans la cloche du déclarant, qui peut la redéposer corrigée. Sur une déclaration qui se répète, le même geste s'appelle « Arrêter la série ».
Quand tout est traité, le volet affiche « La file est vide » et attend que vous le fermiez.
- Une activité validée devient des points, qui alimentent le barème puis la distribution.
- Une note de frais se tranche dans la même colonne de droite, sans autre fenêtre : la pièce, le montant et l'enveloppe — que vous pouvez corriger —, puis la validation ou le refus motivé. Validée, elle devient une charge imputée sur l'enveloppe choisie. Personne ne valide sa propre note, sauf le titulaire du droit « Paramètres Généraux » (en pratique la gérance) : une gérante valide donc elle-même ses notes. Pour tout autre validateur (trésorier, référent comptabilité), sa propre note n'apparaît ni dans sa file ni dans ses compteurs : la gérance la valide, et il la suit dans « Mes notes de frais ». Le parcours complet — dépôt, justificatif, remboursement — est décrit dans notes de frais.
Sur la fiche d'une échéance de série, « Arrêter la s érie » supprime cette échéance et les suivantes ; une échéance déjà payée (répartie, réglée par un virement, dans une remise de virements, versée à la reprise) est conservée. Une échéance future n'est pas à valider : elle rejoint la file à sa date.
Régler la réserve
La réserve est le matelas conservé pour couvrir les dépenses de début d'année suivante, avant l'arrivée du prochain versement de dotation. Par défaut, CPTSFlow la calcule d'après votre rythme réel de dépenses : la moyenne de vos dépenses mensuelles multipli ée par quatre mois dès trois mois d'historique, un tiers du Total disponible avant cela ; elle ne dépasse jamais le maximum distribuable. Il est donc normal que son montant bouge tout seul : il suit vos dépenses. Le (i) à côté de « Réserve » ouvre ce calcul, avec vos chiffres, dans l'assistant.
Une fois le budget terminé, la réserve n'est pas remise à zéro : elle reste retenue tant que le virement de la CPAM du budget suivant n'est pas classé — ou la bascule faite —, pour qu'une clôture faite avant ce virement garde de quoi payer les dépenses du début d'année. Sous son montant, la légende l'indique : « … · retenue jusqu'au virement suivant ». En calcul automatique, elle se calcule alors sur les dépenses de tout le budget écoulé. Le virement classé, ou la bascule, la libère.
Pour la modifier, cliquez sur le stylo à côté de son montant, sous la barre des flux : le dialogue « Paramétrage de la Réserve » s'ouvre.
Trois choix :
- « Calcul Dynamique » : le calcul automatique continue, et vous lui ajoutez ou retirez un ajustement fixe — par exemple +1 500 € pour une grosse facture prévue.
- « Valeur Fixe (Bloquée) » : vous imposez un montant ; le calcul automatique est ignoré.
- « Pas de réserve » : rien n'est mis de côté.
Validez par « Valider l’ajustement », « Valider la valeur » ou « Désactiver la réserve ». En « Calcul Dynamique », un champ vide revient au calcul automatique ; « Revenir au calcul » le fait depuis n'importe quel réglage. Valider sans rien changer n'enregistre rien.
Le réglage est enregistré pour la structure : tous les membres le voient, sur tous leurs appareils, et c'est lui que la répartition de fin d'année applique. Le Pilotage et la Distribution ACI & FS affichent la même réserve. Il faut le droit « Pilotage ACI et financements » : sans lui, le stylo est grisé. Le nombre de mois couverts (quatre) ne se règle pas à l'écran.
Suivre les enveloppes et les membres
Sous la carte principale, les cartes d'enveloppes montrent la consommation de chaque macro-enveloppe — les seules charges du budget affiché, l'année en cours dans le cas courant : la dépense sur le budget, la part utilisée, « Reste … » ou « Dépassement … », puis les points à valoriser. Cliquez sur l'une d'elles pour ouvrir ses Enveloppes Détaillées (« Retour aux Macro-enveloppes » pour revenir) ; leur découpage et leurs montants se règlent dans les enveloppes budgétaires.
Une enveloppe financée par une aide porte, sur sa carte, une mention discrète « dont subvention 96 € » : la part de ses dépenses payée par l'aide. Le grand chiffre et la jauge de l'enveloppe, eux, restent en brut : ils mesurent le budget de l'enveloppe, pas la dotation. Le détail est au clic (voir « Les aides dans le pilotage » ci-dessous).
Tout en bas, trois colonnes suivent l'enveloppe choisie (ou le total) :
- Charges : les dépenses payées sur la dotation. L'icône en haut à droite de la colonne ouvre les Transactions.
- Activités : chaque ligne tient en deux lignes — l'état (validée ou en attente), le libellé, la valeur (« 10 pts chacun », ou une fourchette quand la part diffère d'un participant à l'autre) et une ligne grise « date · N membres · … € versés ». Le seul bouton est « Valider », sur les lignes en attente ; la pastille « N à valider » de l'en-tête n'affiche qu'elles. Un clic sur la ligne la déplie : la part réelle de chaque participant — photo, profession, pondération, « Réglé » et le montant encaissé s'il a déjà été payé par virement —, le traitement comptable du règlement, et « Repasser en attente » : une validation se révise tant que l'activité n'a pas été payée (répartition ACI, virement rattaché ou remise de virements). Une activité qui se répète y tient en une ligne — « Coordination · chaque mois · 12 échéances · 1 passée · 11 à venir · jusqu'au 30/07/2027 » —, qui se déplie sur ses échéances.
- Reste à répartir par membre : pour chacun, ses points (« 12 pts »), l'estimation en euros (« ≈ 480 € », avec un (i) qui détaille le calcul) et, s'il a déjà été payé par virement, « + … € déjà versés ». C'est la même logique que celle de la distribution. Le menu ⋮ d'un membre, « Explorer détail », ouvre ses opérations dans les Transactions. Chaque membre retrouve sa propre ligne, de son côté, dans Mon Compte.
Les aides dans le pilotage
L'écran ne parle des aides que par mentions courtes, soulignées en pointillé : le chiffre d'abord, le détail au clic, l'explication dans l'assistant. Rien n'apparaît tant qu'aucune aide ne finance une enveloppe de ce pilier.
- « dont subvention 96 € », sur la carte d'une enveloppe (ou d'un groupe d'enveloppes) : la part de ses dépenses payée par une aide. Au clic, un petit détail donne le nom de l'aide et son pourcentage, puis trois lignes : Dépenses, Subvention et Compté sur la dotation.
- « hors subvention 96 € », sous « Charges Réalisées » : même détail, mais le chiffre au-dessus est déjà net de la subvention.
- « 2 aides affectées · 45 000 € », dans la carte sombre du Total disponible : le nombre d'aides et le total accordé. Au clic, un tableau reprend chaque aide — Accordé, Consommé, Reste et sa période —, suivi du lien « Aides et subventions » vers l'écran des aides. Ces montants ne s'ajoutent à rien : une aide est affectée à son projet, elle n'est jamais additionnée au Total disponible ni répartie entre les membres.
Chacun de ces détails porte un bouton (i) « Comprendre » : il ouvre l'assistant, qui explique le calcul avec vos propres chiffres — pourquoi seule une partie des dépenses réduit le Total disponible, ce que devient une aide supprimée ou clôturée, ce qu'il faut faire quand une aide est consommée au-delà du montant accordé.
Questions fréquentes
Pourquoi la case de la dotation est-elle verte, avec « Confirmé » à la place du stylo ?
Un ou plusieurs versements de dotation réels ont été classés en banque (ACI de la CPAM, France Santé, ou les deux) : le montant affiché est désormais la somme réellement reçue, plus fiable que toute estimation. Si ce versement n'est qu'un acompte, la case le dit (« … reçus sur … : solde CPAM à venir ») et garde son stylo pour le solde attendu.
Nous avons reçu France Santé après l'ACI : faut-il écraser le montant ?
Non. Déclarez simplement le second virement dans Transactions — ACI et financements : il s'ajoute au montant confirmé. Ne retouchez pas l'estimation à la main, elle ne sert plus.
Nous avons reçu le FIR : pourquoi le Total disponible ne bouge-t-il pas ?
Parce qu'une aide n'est pas de la dotation : elle ne s'ajoute jamais au Total disponible, et elle n'est jamais répartie entre les membres. Son effet est ailleurs : les dépenses classées dans une enveloppe qu'elle finance ne consomment la dotation que pour leur part non financée. Suivez-la en cliquant sur la mention « … aides affectées · … € » de la carte du Total disponible.
Où est passé le bloc qui détaillait l'aide sous chaque enveloppe ?
L'écran a été allégé : le détail n'est plus écrit en toutes lettres, il est derrière la mention « dont subvention … » de la carte, et l'explication derrière son bouton (i). Les chiffres, eux, n'ont pas changé.
La réserve change toute seule, est-ce un bug ?
Non : par défaut, elle est recalculée en continu d'après vos dépenses réelles. Pour un chiffre stable au moment de répartir, choisissez « Valeur Fixe (Bloquée) » dans son dialogue : le montant est enregistré pour la structure, jusqu'à « Revenir au calcul ».
Le 1er janvier, le Pilotage est passé sur la nouvelle année : où est l'ancienne ?
Dans le menu accolé au titre, sous le nom « 2026 » suivi de « à clôturer » : c'est elle qui se répartit encore, jusqu'à la bascule. Le Pilotage s'ouvre sur le budget du jour ; la distribution, elle, répartit le budget à clôturer.
Faut-il clôturer avant de basculer ?
Non, mais c'est le plus souvent le bon ordre : après la bascule, le budget terminé ne se répartit plus. Basculer sans clôturer convient à un budget déjà réparti avant sa fin, ou qui ne sera pas réparti. La boîte de bascule dit si une clôture a été faite, et propose « Clôturer 2026 d'abord » si ce n'est pas le cas.
Le reliquat de 2027 tient-il compte de la clôture de 2026 faite au printemps ?
Oui. À partir du budget 2027, le reliquat se calcule de la même façon pour tous les calendriers : les versements reçus pour le budget précédent, moins ses charges, moins les répartitions faites pendant qu'il était répartissable — ses acomptes et sa clôture, même faite au printemps, après sa fin. Une répartition faite après la bascule compte pour le nouveau budget.
J'ai refusé une activité : le déclarant est-il prévenu ?
Oui. Le refus exige un motif, qui arrive dans la cloche du déclarant ; la déclaration est supprimée, et il peut la redéposer corrigée.
Une note de frais que j'ai déposée n'apparaît pas dans ma file : est-ce normal ?
Oui, si vous ne portez pas le droit « Paramètres Généraux ». Personne ne valide sa propre note, sauf le titulaire de ce droit (en pratique la gérance) : c'est donc la gérance qui la valide, et vous la suivez dans « Mes notes de frais ».