Enregistrer une réunion et obtenir son compte rendu tout seul
Lancez l'enregistrement au début de la réunion : CPTSFlow transcrit, identifie qui parle, et rédige un compte rendu structuré — synthèse par sujet, relevé de décisions, points ouverts — avec sa version PDF.
Rédiger un compte rendu à la main après chaque réunion est la corvée que tout le monde repousse. CPTSFlow propose une autre voie : vous enregistrez la réunion avec le micro de votre appareil, et l'application transcrit les échanges, reconnaît qui parle, puis rédige un compte rendu structuré — avec sa version PDF, rangée automatiquement dans le Drive partagé.
Où trouver cette fonction
Sur l'écran Réunions, cliquez sur le grand bouton rouge « Démarrer » (« Écoute active en direct »). Pour une réunion déjà planifiée, utilisez plutôt le micro de sa ligne (« Lancer la captation en direct », jusqu'à deux heures après sa fin) ou « Lancer l'écoute active » en haut de sa fiche : l'enregistrement lui est rattaché.
Avant de démarrer
« Comment se déroule cette réunion ? » — deux choix :
- « En salle » : tout le monde est dans la pièce, le micro de l'appareil capte les échanges.
- « Visio / hybride » : certains participants sont à distance (Teams, Zoom, Meet…) et l'on capte aussi le son de la visio. Il faut Chrome ou Edge sur un ordinateur : « Choisir l'écran à partager », cliquez sur l'image de votre écran, puis activez « Partager aussi l'audio du système » — c'est lui qui fait entendre les participants à distance.
L'écran « Prêt à enregistrer » rappelle ensuite l'essentiel : pour être reconnu dans le compte rendu, chaque participant se présente au moins une fois (« Bonjour, je suis [Prénom] [Nom], [Profession] »), à n'importe quel moment de la réunion.
Informer les participants
Avant de lancer l'enregistrement, CPTSFlow vous demande de cocher : « J'ai informé les participants que la réunion est enregistrée et transcrite par un traitement automatisé, et de leur droit de s'y opposer. » Tant que la case n'est pas cochée, « Lancer l'enregistrement » reste inactif.
Ce n'est pas une formalité, et ce n'est pas non plus un « consentement » à recueillir un par un : l'enregistrement d'une réunion interne repose sur l'intérêt légitime de la structure, qui n'exige l'accord de personne mais impose d'informer. La confirmation vaut pour toute la réunion — elle n'est demandée qu'une fois, puis simplement rappelée (« Participants informés le … par … ») — et la date, l'auteur et le mode sont conservés avec la réunion. Vous les relisez dans le cockpit Données & RGPD, onglet « Consentements & acceptations », réunion par réunion : c'est cette liste qu'un contrôle demandera (voir les réunions enregistrées). Sans cette confirmation, la transcription est refusée et l'enregistrement est supprimé.
Pendant la réunion
- Lancez l'enregistrement au début de la réunion. Posez l'appareil au centre de la table : chacun parle normalement.
- Surveillez la jauge. Le niveau du micro s'affiche en direct (en mode visio, deux jauges : « Micro salle » et « Audio visio »). En salle, si le micro ne capte plus rien pendant une dizaine de secondes, l'alerte « Aucun son détecté » s'affiche — un casque ou une oreillette Bluetooth captent souvent le son à la place du micro de l'appareil. Le (i) de l'alerte guide la vérification ; l'enregistrement, lui, continue.
- Suivez l'ordre du jour si la réunion en a un : le bouton « Ordre du jour », en haut de la fenêtre, ouvre ses « Points à suivre », modifiables en séance.
- Faites une pause au besoin : « Mettre en pause », puis « Reprendre ». Rien n'est enregistré pendant la pause, qui ne compte pas dans la durée.
- « Réduire » range l'enregistrement dans un encart, en bas à droite : il continue pendant que vous changez d'écran.
- Terminez par « Clôturer la réunion ». Sans action de votre part, l'enregistrement se clôt de lui-même au bout de trois heures enregistrées ; « Ajouter 30 min » le prolonge.
L'audio part alors en analyse : un bandeau apparaît sur l'écran Réunions, et vous pouvez fermer la page — tout se poursuit en arrière-plan.
Si l'onglet se ferme pendant l'enregistrement, ce qui a été capté reste sur l'appareil : à la réouverture, « Enregistrement interrompu retrouvé » propose « Envoyer » ou « Supprimer ». Sur iPhone, gardez l'application ouverte et l'écran allumé : le système coupe le micro en arrière-plan.
Après la réunion : le bandeau de suivi
Le bandeau passe par plusieurs étapes, et vous dit à chaque fois quoi faire :
| Bandeau | Ce qui se passe | Votre geste |
|---|---|---|
| « Analyse audio en cours... » | L'enregistrement est transcrit par le prestataire de transcription. | Rien : « Voir le traitement » montre où il en est. |
| « Identification des participants » | Toutes les voix séparées dans l'enregistrement vous sont présentées, chacune avec son nombre d'interventions, y compris celles que l'analyse n'a pas su nommer : le traitement attend votre confirmation. | « Identifier les voix » : associez chaque voix au bon membre — deux voix peuvent désigner la même personne —, à un intervenant externe ou à un invité, ou choisissez « Ignorer cette voix » (une radio, une personne de passage) : elle n'est pas transcrite et n'ajoute personne aux présents. Une voix au moins doit rester. Cochez sous « Présents sans voix » les membres présents qui n'ont pas de voix à eux (un seul micro pour la salle, ou ils n'ont pas parlé) : ceux que l'analyse a entendus se présenter y sont proposés en tête, jamais cochés d'office. |
| « Génération du compte-rendu... » | Le compte rendu est rédigé, puis relu par une seconde analyse dédiée à la protection des patients. | Rien. |
| « Analyse IA terminée » | Le compte rendu est prêt, pas encore validé. | « Consulter le compte-rendu ». |
Relire et valider le compte rendu
« Consulter le compte-rendu » ouvre la fiche de la réunion sur son compte rendu. Relisez-le, corrigez-le librement, vérifiez les participants cochés, puis « Clôturer et valoriser » : la réunion est enregistrée et valorisée, et la version PDF « Compte rendu officiel » est produite. Le compte rendu, lui, reste « à valider ».
La validation se fait dans le tiroir « Compte rendu » de la réunion, par « Valider » — ou « Valider et envoyer aux participants ». C'est le seul geste qui valide un compte rendu : la clôture, la revue qui suit un enregistrement et une réunion passée déclarée avec un compte rendu saisi à la main le laissent à valider. Tant qu'il n'est pas validé, le compte rendu n'entre ni au registre des RCP, ni au Drive partagé, ni dans les pièces proposées comme justificatifs, ni dans la diffusion automatique à l'équipe.
Confier la relecture à quelqu'un. Pendant la génération (écran « Génération en cours… » de la fiche), sur l'onglet du compte rendu à la clôture, ou dans le tiroir « Compte rendu », la rangée « Relecture » désigne la personne qui relira et le canal qui la prévient. Si le compte rendu n'est pas encore rédigé, l'avis part dès qu'il est prêt. La réunion porte alors la puce « À relire par … » jusqu'à la validation, et la personne la retrouve dans le fil « Compte rendu à relire » de son tableau de bord ; l'organisateur ne reçoit plus le rappel « compte rendu prêt ». Choisir une autre personne ou un autre canal envoie un nouvel avis ; « Retirer » n'en envoie aucun.
Ce que vous trouverez dans le texte :
- une synthèse par sujet — faits, chiffres, options, arguments, décisions, actions, points ouverts —, et non une chronique « X a dit que… » : une personne n'est nommée que là où cela compte (une action dont elle est chargée, une position dans un désaccord, un engagement) ; un sujet repris plus tard dans la réunion tient dans une seule section ;
- un relevé de décisions numéroté, puis les points restés ouverts ;
- pour une concertation (RCP), une sous-section par dossier (« Patient 1 — motif ») : motif, synthèse clinique si elle a été dite, avis échangés, conclusion ;
- un titre sans aucune référence à un patient.
Une séance très courte donne quand même un compte rendu : il s'ouvre sur la mention « ⚠️ Enregistrement bref », qui prévient que la matière était limitée. Il n'existe aucune durée minimale.
Sous le texte, l'encadré « Actions de coordination proposées » liste les actions repérées dans les échanges : décochez celles que vous ne voulez pas, ajustez les autres, et elles deviennent des tâches du tableau de coordination à l'enregistrement. Elles restent rattachées à la réunion : son « Plan d'actions » les montre, avec leurs responsables et leur échéance, dans le tiroir du compte rendu et sur la réunion dans l'agenda.
Quand l'analyse n'aboutit pas
Une panne du service d'analyse n'est pas un défaut de votre micro. CPTSFlow réessaie d'abord tout seul pendant plusieurs heures. S'il doit renoncer, le bandeau devient « L'analyse a échoué », et les éléments déjà obtenus — la transcription, ou à défaut l'enregistrement — sont conservés sept jours (jusqu'à la date affichée) :
- « Relancer l'analyse » rédige le compte rendu à partir de ces éléments, sans re-tenir la réunion ;
- « Documenter manuellement » ouvre la réunion pour saisir le compte rendu vous-même ;
- « Reprendre l'enregistrement » relance une captation propre ;
- « Abandonner », après confirmation, classe la captation sans compte rendu.
Passé sept jours, tout est supprimé automatiquement. « Relancer l'analyse » et « Abandonner » sont proposés à l'auteur de la captation, à l'organisateur et aux personnes qui administrent les réunions.
Un enregistrement inexploitable — micro muet, brouhaha couvrant les voix — donne le bandeau « Compte-rendu impossible à générer » : CPTSFlow refuse d'inventer. Mêmes issues, sauf la relance : documenter à la main, reprendre l'enregistrement ou abandonner. Le (i) à côté du titre du bandeau explique la cause probable.
Diffuser le compte rendu à l'équipe
Une fois validé, le compte rendu s'envoie aux participants depuis le bouton « Compte rendu » de la réunion (« Valider et envoyer aux participants ») ou depuis sa fiche (« Envoyer par e-mail »), avec, si vous étiez participant, la ligne « Compte rendu · Envoyer par [E‑mail] [SisaChat] » (« Chat » dans une CPTS) qui l'ajoute dans la discussion de la réunion.
L'écran Communication peut aussi le diffuser tout seul à l'équipe après sa validation, avec un délai de rétractation — jamais pour une concertation sur des patients. Un compte rendu que vous envoyez vous-même n'est plus diffusé automatiquement, et une diffusion prévue s'annule depuis l'onglet « Comptes rendus » de cet écran.
Suivre ou abandonner un traitement
Le bandeau de suivi reste affiché tant que le compte rendu n'est pas validé. Au-delà de quatre jours, un badge « Fin du suivi dans N h » annonce le moment où le bandeau sera masqué, sept jours après le dernier événement : ce masquage ne supprime rien.
Si un traitement semble bloqué, survolez le bandeau : la croix permet de l'abandonner, avec un compte à rebours de sécurité de trois secondes (« Patientez (3s)... ») avant « Confirmer la suppression ». Abandonner une captation lancée par « Démarrer » supprime aussi la réunion créée pour elle ; une réunion planifiée, elle, reste à l'agenda, sans compte rendu.
Questions fréquentes
Faut-il un matériel particulier ?
Non : le micro d'un ordinateur portable ou d'un téléphone posé au centre de la table suffit dans une salle de réunion classique. Pour une réunion en partie à distance, un ordinateur avec Chrome ou Edge capte aussi le son de la visio.
Le compte rendu proposé est-il définitif ?
Non — c'est une proposition. Vous le relisez, le modifiez si besoin, puis le validez. Rien n'est publié sans votre validation.
L'analyse a échoué : faut-il réunir l'équipe à nouveau ?
Non, dans les sept jours qui suivent : « Relancer l'analyse » repart de la transcription conservée. Au-delà, documentez la réunion à la main.
Qui peut lire les comptes rendus ?
Les comptes rendus validés sont rangés dans le dossier dédié du Drive partagé, accessible aux membres selon leurs rôles.
La réunion enregistrée donne-t-elle des points ACI ?
Oui, comme toute réunion : les présences confirmées lors de l'identification des voix alimentent les points ACI des participants si la réunion est rémunérée au barème.