Connecter les agendas et la visioconférence
Choisissez le service de visioconférence de la structure et connectez votre agenda Google ou Outlook : les réunions se synchronisent toutes seules, lien de visio compris.
Deux branchements rendent les réunions vraiment automatiques : la visioconférence de la structure (chaque réunion planifiée reçoit son lien de visio sans que personne ne le crée) et votre agenda personnel (chaque réunion apparaît dans votre calendrier Google ou Outlook, invitations comprises).
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Paramètres, puis Général, et cliquez sur la carte « Visioconférences » (bloc « Connecteurs & APIs »). Vous y arrivez aussi par le bouton « Reconfigurer » que propose la fiche d'une réunion quand la génération du lien de visio échoue.
Choisir la visioconférence de la structure
L'écran présente les fournisseurs disponibles — cliquez sur « Sélectionner » pour activer celui de votre choix :
| Fournisseur | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|
| CPTSFlow Meet | Intégré et automatique : aucun compte, aucune configuration. C'est le choix par défaut, suffisant pour la plupart des structures. |
| Google Meet | Nécessite de lier le compte Google Workspace de la structure. Les organisateurs bénéficient alors des droits d'hôte complets (salle d'attente, enregistrement). |
| Microsoft Teams | Nécessite de lier le compte Office 365 de la structure ; les réunions créent des salons Teams et se synchronisent avec Outlook. |
| Jitsi Meet | Solution libre, sans compte. |
| Zoom | Nécessite les identifiants d'API du compte Zoom de la structure ; ils sont conservés côté serveur, jamais visibles des membres. |
Pour Google, Microsoft ou Zoom, cliquez sur « Lier le compte » et suivez la fenêtre de connexion sécurisée. Vous pouvez à tout moment changer de compte ou délier un service.
Une fois le fournisseur choisi, chaque réunion planifiée (et chaque assemblée générale en visio ou mixte) reçoit automatiquement son lien de visioconférence, créé à l'enregistrement de la réunion et visible par tous les invités. Si la création échoue, la fiche de la réunion propose « Reconfigurer », « Utiliser Jitsi Meet », « Réessayer » ou « Ignorer » — un lien collé à la main convient aussi.
Connecter votre agenda personnel
La visio est un réglage de structure ; l'agenda, lui, se connecte membre par membre, chacun pour son propre calendrier :
- Ouvrez votre profil : votre nom, en bas du menu latéral.
- Dans la section « Intégrations & Services », carte « Calendrier », choisissez Google Calendar ou Microsoft Outlook, puis autorisez la connexion dans la fenêtre qui s'ouvre.
- C'est tout : les réunions que vous organisez sont posées dans votre agenda, qui invite lui-même les participants (CPTSFlow n'envoie pas une seconde invitation), et se mettent à jour en cas de changement de date.
Les agendas ainsi reliés servent aussi à reprendre des réunions passées : le bouton « Depuis l'agenda » de la fiche « Déclarer une réunion passée » les lit, adresse par adresse, et le tiroir « Importer plusieurs réunions » en fait autant pour toute une période (voir Réunions).
Dans les équipes qui tournent bien, la connexion de l'agenda fait partie de l'accueil de chaque nouveau membre, au même titre que la photo de profil : c'est ce qui évite les réunions manquées « parce que je ne l'avais pas dans mon agenda ».
Questions fréquentes
Faut-il que tous les membres connectent leur agenda ?
Non, c'est facultatif — mais chaque membre connecté gagne la synchronisation automatique. Ceux qui ne le font pas voient toujours leurs réunions dans l'application, et peuvent en ajouter une à la main à leur agenda Google ou Outlook depuis l'icône d'agenda de chaque ligne de « Mes réunions à venir », sur la page Réunions.
Qui peut modifier le fournisseur de visioconférence ?
Les membres disposant des droits de paramétrage des intégrations — typiquement la gérance. Voir rôles et permissions.
Nos identifiants Zoom sont-ils visibles quelque part ?
Non : ils sont transmis au serveur et conservés hors de portée des membres. L'écran ne les réaffiche jamais — pour les changer, il faut les saisir à nouveau.