Plan de comptes et catégories comptables
Chaque dépense porte une catégorie qui détermine son compte comptable officiel — et ce qui n'est pas certain part en compte d'attente, jamais deviné.
Derrière chaque dépense de la structure se cache un compte comptable — un code du Plan Comptable Général (PCG) que votre expert-comptable utilise pour classer les écritures. Dans CPTSFlow, vous n'avez jamais à connaître ces codes : vous choisissez une catégorie en français (« Déplacement (train, péage, essence) », « Repas et réceptions », « Loyer des locaux »…), et l'application la traduit en compte. Cet écran — « Plan de comptes et catégories par défaut » — est la table de correspondance.
Où trouver cet écran
Depuis le Cockpit comptable, ouvrez l'outil « Plan comptable & natures » — ou, depuis l'écran d'export comptable, la ligne « Plan de comptes et catégories par défaut ».
Ce que vous voyez
L'écran s'organise en trois onglets, chacun enregistré séparément (« Enregistrer cet onglet », et un bouton flottant dès qu'il sort de l'écran) :
- « Plan de comptes » : la liste des catégories, avec pour chacune le « Compte de référence » CPTSFlow et le « Compte utilisé » — celui réellement appliqué dans vos exports. Si votre cabinet utilise un plan personnalisé (par exemple 625710 au lieu de 625700), remplacez simplement le compte utilisé : c'est la seule adaptation à faire, idéalement avec votre comptable. « Revenir au compte de référence » annule une adaptation.
- « Paiement direct d'activité » : les comptes utilisés quand une activité est payée directement, selon qui la réalise — « Non associé (honoraires) » (622600 : un membre non associé ou un intervenant extérieur), « Associé de la structure » (622640), « Membre salarié de la structure » (641100) ; un statut inconnu part en 471000. Dans une maison de santé, le compte du non-associé sert aussi à la répartition ACI d'un membre hors SISA : sa part y est écrite en honoraires.
- « Affectation automatique » : la catégorie par défaut de chaque enveloppe de charges, qui pré-remplit les nouvelles dépenses. Rappel important : ce n'est qu'un pré-remplissage — chaque dépense garde sa propre catégorie, modifiable individuellement.
Les catégories liées au régime fiscal
Deux catégories concernent les impôts de la structure elle-même, dans la famille « Impôts et taxes » :
- « Taxe sur les salaires » (631100) — due par un employeur peu ou pas assujetti à la TVA : le cas d'une SISA qui salarie une coordinatrice ;
- « Impôt sur les sociétés » (695000, impôts sur les bénéfices) — pour une structure à l'impôt sur les sociétés. Dans ce cas, elle passe en tête de sa famille dans le sélecteur de catégorie.
Pour une structure à l'impôt sur les sociétés, CPTSFlow reconnaît aussi dans la banque les acomptes et le solde d'impôt payés à la DGFIP (un libellé qui associe « IS » à DGFIP, SIE, impôt, acompte ou solde, ou qui cite les formulaires 2571 et 2572) : la catégorie « Impôt sur les sociétés » est alors pré-remplie, avec la mention « d’après le libellé ». Comme toute catégorie devinée, elle se confirme à la main — jamais en un clic. À l'export, ces paiements s'écrivent au compte de l'État (444000) et la charge d'impôt de l'exercice (695000) est constatée à la clôture : pour cette catégorie, le « Compte utilisé » n'est donc pas appliqué.
La file « À catégoriser » : rien n'est jamais deviné à l'export
Une dépense sans catégorie n'est pas bloquante, mais elle est honnête : dans le fichier remis à votre expert-comptable, elle part en compte d'attente (471000) — le code comptable qui dit « à régulariser ». À l'export, CPTSFlow ne devine jamais un compte à partir de l'enveloppe ou du libellé : mieux vaut une attente assumée qu'une erreur silencieuse dans les comptes officiels. (Au classement bancaire, en revanche, CPTSFlow propose une catégorie et dit d'où elle vient — c'est vous qui la confirmez.)
Ces dépenses sont regroupées et signalées :
- ici même, dans l'onglet « Affectation automatique », avec un bouton « Appliquer la catégorie par défaut » pour les traiter en lot quand leur enveloppe porte une catégorie (et « Voir et appliquer » pour celles que votre comptabilité importée permet de retrouver) ;
- dans les écrans Transactions : pastille « Catégorie manquante » sur la ligne, et, dans « Filtres », rubrique « Catégorie comptable », le choix « À catégoriser » ;
- dans la santé des comptes du cockpit (« x dépense(s) à catégoriser »).
Questions fréquentes
Modifier un compte ici change-t-il mes anciennes dépenses ?
Le compte s'applique au moment de l'export : toutes les dépenses de la catégorie, passées comme futures, s'exporteront sur le compte utilisé actuel. Les dépenses elles-mêmes (montants, enveloppes, répartitions) ne bougent pas.
Mon ancienne configuration liait un compte à chaque enveloppe, que devient-elle ?
Dans l'onglet « Affectation automatique », un encart « Reprendre votre ancien paramétrage comptable » propose une conversion automatique (« Reprendre l'ancien paramétrage ») — uniquement quand elle ne laisse aucune place au doute. Elle ne règle que les catégories par défaut des enveloppes : aucune dépense déjà enregistrée n'est modifiée.
Salaires, honoraires ou rétrocession ACI : quelle catégorie pour qui ?
« Salaires » pour un salarié de la structure (coordinatrice en contrat de travail), « Honoraires (comptable, avocat…) » pour un indépendant qui facture, « Prestation de soins externalisée » pour un intervenant extérieur à la maison. Un professionnel de la maison payé pour un protocole n'est pas une charge : c'est une activité reliée à son virement, dont le compte se règle dans l'onglet « Paiement direct d'activité ». Le détail et les cas concrets sont dans Activités et charges.
Pourquoi l'enveloppe « Impôt sur les sociétés » n'apparaît-elle pas dans l'affectation automatique ?
C'est une enveloppe « ACI et financements » : l'affectation automatique ne règle que les enveloppes de charges communes. La catégorie de ses dépenses se choisit — ou se pré-remplit, pour un paiement reconnu à la DGFIP — au classement de chaque dépense.