Suivre les dépenses partagées de la structure
Loyer, secrétariat, logiciels : les dépenses communes payées par la structure puis réparties entre les membres, suivies enveloppe par enveloppe.
Les charges Hors ACI, ce sont toutes les dépenses communes que la structure paie puis refacture à ses membres : le loyer, le secrétariat, le ménage, les logiciels… Elles ne relèvent pas de la subvention ACI : elles sont réparties entre les professionnels selon la clé de répartition choisie, puis récupérées par appels de fonds.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Finances Hors ACI puis « Pilotage ». L'écran s'intitule Pilotage Compta : c'est la vue d'ensemble des dépenses du cabinet. L'écran voisin « Charges Hors ACI » est la file de classement des opérations bancaires correspondantes.
Ce que vous voyez
- Les enveloppes de charges : chaque grande famille de dépenses (enveloppe budgétaire) avec son budget annuel et sa consommation réelle. Cliquez sur une enveloppe pour filtrer la vue.
- L'évolution dans le temps : un graphique des dépenses mois par mois, pour repérer une dérive avant qu'elle ne devienne un problème.
- Les dernières charges enregistrées.
- Le bouton « Éditer Enveloppes & Répartitions », qui ouvre la configuration du budget et des clés.
- Si un virement entre vos propres comptes attend sa contrepartie, une carte « Solde des transferts entre comptes » l'affiche : c'est de l'argent en transit, jamais réparti entre les membres.
D'où viennent les charges ?
Principalement du rapprochement bancaire : quand vous classez une opération en « charge », une carte de charge est créée avec son montant, son enveloppe et sa catégorie comptable. Chaque charge est ensuite répartie entre les membres selon la clé en vigueur — c'est ce que chacun retrouve dans son compte avec la structure.
Le mode « sans charges partagées »
Certaines maisons de santé fonctionnent sans aucune dépense commune : chaque professionnel paie tout en direct, seule la comptabilité de la SISA (réception et dépenses de l'ACI) existe. Pour elles, le module Charges Hors ACI peut être entièrement désactivé : les sections « Finances Hors ACI », tantièmes et appels de fonds disparaissent du menu, l'application se recentre sur l'ACI.
Questions fréquentes
Une dépense financée par une subvention doit-elle apparaître ici ?
Elle apparaît, mais elle n'est pas répartie entre les membres : une dépense couverte par le FIR ou une autre aide est prise en charge par la subvention, pas par les associés.
Qui a accès à ces écrans ?
Les rôles disposant des droits finance : gérance, référent comptabilité, administration. Chaque membre, lui, voit sa propre quote-part dans Mon compte.