Valider les notes de frais déposées par les membres

Depuis son espace, chaque membre peut déposer une pièce et dire ce qu'il a payé : c'est la note de frais. Vous êtes prévenu à chaque dépôt — par e-mail et dans votre cloche — et rien ne s'enregistre tant que vous ne l'avez pas validée.

Où se fait la validation

Il n'y a pas d'écran « Notes de frais ». Les notes arrivent dans les écrans de pilotage que vous ouvrez déjà :

• Une note couverte par « ACI et financements » apparaît dans le Pilotage ACI et financements, dans le même bandeau que les activités à valider (« 3 activités · 1 note de frais », par exemple), avec « Examiner ». Chaque note y porte une pastille « Note de frais » pour qu'on ne la confonde pas avec une activité.
• Une note couverte par les charges communes (offre Sérénité, la seule qui les porte) apparaît dans le Pilotage des charges communes, dans un encadré « N notes de frais à valider », avec « Examiner ». Dans cette offre, le membre a choisi au dépôt entre remboursement par la structure (sur l'ACI) et dépense de charges communes, et la fiche de validation vous le montre : c'est ce choix qui fait retomber la dépense du bon côté.
• Dans une CPTS, les notes se valident depuis l'écran de pilotage des missions (section « ACI et finances »), dans les deux offres.

Le badge de l'entrée « Pilotage » du menu et l'alerte de votre tableau de bord les comptent aussi : vous ne pouvez pas passer à côté d'une note en attente. Un membre peut enfin vous la présenter dans une discussion de SisaChat (« Chat » dans une CPTS) avec « Demander une validation » : la carte qui s'affiche porte « Examiner ».

Ce que vous voyez

Depuis le Pilotage ACI et financements ou le tableau de bord, « Examiner » ouvre le volet de la file de validation : à gauche la liste des déclarations en attente (activités d'abord, puis notes de frais), à droite celle que vous examinez. Depuis le Pilotage des charges communes, « Examiner » ouvre directement la note (ou la liste, s'il y en a plusieurs).

La fiche « Validation d'une note de frais » montre le justificatif (« Ouvrir le justificatif dans un nouvel onglet » pour le lire en grand), et à côté : le membre, l'intitulé, le marchand, le « Montant TTC », la « Date de la dépense », « Réglé avec » (« Compte de la structure » ou « Ses propres deniers »), « Couvert par » (ACI et financements ou charges communes) et la note éventuelle du membre. Dessous, l'« Enveloppe d'imputation », puis « Ce que la validation produit » — avec l'aperçu de la répartition quand le membre a avancé l'argent.

L'enveloppe reste modifiable : c'est vous qui tranchez le rangement. Changez-la dans la liste — seules les enveloppes du même pilier sont proposées, et, si une société tient son propre budget, celles des sociétés du membre et du budget commun —, l'aperçu se recalcule sous vos yeux, puis validez.

Valider

Cliquez sur « Valider et suivante » : la note est validée et la suivante s'affiche (le bouton se lit « Valider » sur la dernière). Quand la file est vide, le volet le dit. Ouverte seule, la note se valide avec « Valider la note ».

Juste au-dessus des boutons, une ligne « Envoyer par » montre les canaux de la décision : l'e-mail au membre, verrouillé (son (i) le dit : l'e-mail fait foi), et SisaChat (« Chat » dans une CPTS), à cocher si vous voulez aussi lui envoyer la décision dans votre discussion.

Refuser

Cliquez sur « Refuser », écrivez le « Motif du refus (transmis au membre) » — il est obligatoire —, puis « Confirmer le refus ». Le membre reçoit le motif par e-mail et dans sa cloche, et le lit dans sa liste : « facture illisible », « déjà remboursée en juin », « dépense personnelle ». Une note refusée reste dans sa liste, avec son motif — c'est la trace de la décision, elle ne s'efface pas.

Saisir la note de frais d'un membre

Un membre a avancé une dépense sans déposer sa note — le restaurant d'une formation, par exemple ? Vous pouvez l'enregistrer à sa place, avec le ticket :

• depuis Déclarer : en haut du bandeau « Déclarer une dépense », choisissez le membre dans « Pour le compte de » (« Moi-même » par défaut) ;
• depuis Transactions : « Nouvelle écriture » → « Note de frais d'un membre », ou, sur le virement qui le rembourse, volet « Versement à un membre », bouton « Saisir une note de frais » — le membre, le montant et la date du virement sont déjà remplis.

La note est à son nom : c'est lui qui est remboursé, qui reçoit la note par e-mail et qui la retrouve dans ses déclarations ; votre nom y figure comme auteur de la saisie (« Saisie par … »). C'est toujours une avance du membre : une dépense payée avec la carte de la structure se rattache simplement à sa ligne bancaire.

Si vous validez les notes de frais, le bouton se lit « Enregistrer et valider » : la note est validée dès l'envoi, comme une activité que vous créez. Saisie depuis un virement, elle apparaît aussitôt dans « Déjà déclaré », cochée si le montant tombe juste — « Régler », et c'est fini. Sinon (secrétariat, référent coordination), elle part dans la file de validation ; tant qu'elle attend, vous pouvez la corriger ou l'annuler.

Peuvent saisir pour un autre membre : ceux qui valident les notes de frais, et les profils qui portent un droit « Paramètres ». Jamais pour soi-même : votre propre note se dépose à votre nom — et elle aussi est validée dès l'envoi si vous avez le droit de la trancher.

Valider un état de frais kilométriques

Dans une maison de santé, un membre peut déclarer ses déplacements à la place d'une dépense (tuile « Déplacement » de sa note, voir côté membre). La note arrive dans la même file, avec la pastille « Déplacement », et se valide de la même façon — à une différence près : ce n'est ni le membre ni vous qui fixez le montant, CPTSFlow le calcule.

À la place du justificatif, la fiche montre :

• les trajets : date, trajet (« Lyon ↔ Vienne » pour un aller-retour), motif et kilomètres, avec le total ;
• le véhicule du membre, tel qu'il l'a déclaré dans son profil et figé à son dépôt (modèle, puissance fiscale, immatriculation, électrique ou non) ;
• l'« Indemnité » estimée, avec la ligne de son calcul : barème appliqué, kilomètres déjà remboursés cette année, cumul après la note ;
• « Dernier trajet » à la place de la date de la dépense.

Vérifiez que les trajets sont vraisemblables — un kilométrage, un même trajet saisi deux fois —, confirmez l'enveloppe, puis validez. Au moment où vous validez, l'indemnité est recalculée sur les notes de l'année déjà validées pour ce membre et ce véhicule ; si elle diffère de l'estimation, le message de confirmation dit le montant retenu.

• Barème ou taux unique. Par défaut, le barème kilométrique de l'administration fiscale, selon le véhicule et le cumul de l'année du membre. Si votre structure applique un taux unique (réglage des Paramètres généraux) et qu'il dépasse le barème pour ces kilomètres, une mention ambre le dit sur la fiche (« taux unique … · barème … ») : vous pouvez valider quand même, mais au-delà du barème la différence n'est plus couverte par la référence fiscale.
• Plafond annuel. Si la structure en a fixé un, une note qui le dépasserait n'est remboursée que du reste disponible ; s'il ne reste rien, elle ne peut pas être validée : refusez-la en le disant au membre.
• « Véhicule en cours de vérification ». Le dépôt est encore en traitement : « Valider » reste grisé quelques instants. « Modifiée depuis le dépôt » : le membre a changé de véhicule ou d'année après coup ; il doit annuler la note et la redéposer.
• La note change pendant votre lecture. Si le membre corrige ses trajets pendant que vous les relisez, la validation est refusée sans rien enregistrer : rouvrez la note, relisez, validez.
• Saisie pour un membre. Depuis Déclarer, « Pour le compte de », vous saisissez ses trajets, jamais son véhicule : c'est son véhicule par défaut qui est retenu (« Véhicule par défaut de … »), ou son seul véhicule. S'il n'en a déclaré aucun, ou plusieurs sans en choisir un par défaut, la note est refusée en clair — il complète d'abord son profil. L'indemnité est calculée au dépôt. Un déplacement ne se saisit pas depuis la banque.
• Décision d'assemblée. Une note de déplacement présentée en assemblée y est votée pour son montant estimé : à l'application, le montant recalculé est retenu s'il ne dépasse pas le montant voté ; s'il le dépasse, la note n'est pas validée.

Validée, la note est une avance du membre comme une autre : elle devient une charge « Note de frais NDF-… », de nature « Voyages et déplacements » (compte 625100, ou celui que votre plan comptable lui associe) quelle que soit l'enveloppe choisie — l'enveloppe la range et la répartit, elle ne change pas son compte —, et la structure doit l'indemnité au membre. L'état de frais kilométriques (PDF numéroté : trajets, véhicule, barème appliqué, cumul de l'année) lui est envoyé et devient la pièce de la charge : il n'y a rien à rapprocher, et la dépense n'apparaît jamais sans justificatif.

Ce que la validation produit, concrètement

Si le membre a avancé l'argent (tuile « Mes propres deniers » à son dépôt) :

• La dépense devient une charge de la structure, intitulée « Note de frais NDF-2026-014 — … », rangée dans l'enveloppe que vous avez confirmée et répartie par la règle de cette enveloppe — exactement comme n'importe quelle autre charge, ni plus ni moins.
• La structure doit cette somme au membre.
• En Coordination et en Gestion, la structure rembourse le membre par virement : il n'y a ni compte courant d'associé ni appel de fonds à l'écran. Tant que le virement n'est pas rattaché, la carte « Mes notes de frais » de son Mon Compte le lui rappelle.
• En Sérénité, le solde associé du membre est crédité du montant (son compte courant), et aucun virement n'est à faire par défaut : le prochain appel de fonds tient compte de ce crédit et lui demande d'autant moins. C'est la compensation habituelle, celle que vous connaissez déjà.
• Vous préférez le rembourser tout de suite ? Faites-lui un virement. Quand la ligne arrive dans Transactions, ouvrez-la et choisissez « Versement à un membre » : l'encadré « Déjà déclaré » liste sa dépense avancée, cochée d'office si le montant tombe juste. Cliquez sur « Régler ». Le virement rend l'avance : la dépense passe à « Réglée » (et, en Sérénité, le prochain appel de fonds ne la déduit plus). Il n'est jamais remboursé deux fois — CPTSFlow refuse de rendre plus que l'avance, ou de rendre par virement ce qu'un appel de fonds a déjà déduit.
• Un seul virement peut régler une activité et une dépense avancée du même membre (une formation à 300 € et un hôtel à 96 €, réglés par un virement de 396 €) : cochez les deux lignes. Le document remis au membre porte alors deux sections, « Rémunération » et « Remboursement de frais », chacune avec son total, et le total du virement. Un virement qui ne rend que des frais produit un relevé de remboursement de frais.
• « Remettre à classer » sur ce virement défait le remboursement : la dépense redevient à régler. La dépense d'une note validée, elle, ne se supprime pas, et son montant et sa date ne se modifient pas.
• Vous préférez un seul virement pour toutes ses notes, sans les pointer une à une ? Dans le même volet, « Autre versement » puis la nature « Remboursement de compte courant » : le crédit de ses notes est soldé d'un bloc. C'est aussi la voie à suivre quand le virement dépasse ce qui reste à lui rendre. Le pas à pas détaillé suit.

Si le membre a payé avec la carte ou le compte de la structure (tuile « La carte ou le compte de la structure » — la seule possible dans une CPTS) :

• Aucune charge n'est créée, et rien n'est dû au membre : la structure a déjà payé.
• La pièce rejoint le tiroir des justificatifs de la banque, enrichie du nom du déposant (« Déposé par … ») et de l'enveloppe suggérée. Vous la rattachez à la ligne bancaire comme d'habitude, et la charge naît de cette ligne.

Rembourser plusieurs notes d'un seul virement, pas à pas

Le cas le plus courant : une associée — souvent la gérante elle-même — avance de nombreuses petites dépenses (une formation, des fournitures) avec son propre compte, et préfère être remboursée d'un coup (en Sérénité, plutôt qu'attendre l'appel de fonds).

1. Elle dépose une note par dépense, depuis son espace : Déclarer, bandeau « Déclarer une dépense », tuile « Mes propres deniers », la pièce jointe. Elle suit ses dépôts dans « Mes déclarations ».
2. Chaque note est validée comme décrit plus haut. Personne ne valide sa propre note, sauf le titulaire du droit « Paramètres Généraux » (en pratique la gérance) : une gérante valide donc elle-même ses notes.
3. Faites un seul virement du total des notes validées, depuis le compte de la structure, vers le compte du membre. Mettez son nom dans le libellé (« REMB NDF SEPT26 DUPONT », sans accents) : c'est ce qui permet à CPTSFlow de reconnaître le versement. En Sérénité, faites-le avant d'émettre l'appel de fonds suivant : un appel déjà émis a déjà déduit ce crédit, et le rembourser en plus le paierait deux fois.
4. Quand l'opération arrive dans Transactions (celles du pilier du compte qui a payé : ACI et financements ou charges communes), elle est souvent déjà proposée : la ligne affiche « Versement à » suivi du nom du membre, et le bouton « Vérifier ». Sinon, cliquez sur « Classer » et choisissez « Versement à un membre ».
5. L'encadré « Déjà déclaré » liste ses dépenses avancées et coche celles qui font le montant du virement au centime. Vérifiez : le total coché doit être celui du virement.
6. Cliquez sur « Régler ». Chaque dépense passe à « Réglée » et sort des avances à rembourser ; en Sérénité, son compte avec la structure diminue d'autant, et l'appel de fonds suivant n'en déduit plus rien.
7. Le virement ne tombe pas sur des notes précises (montant arrondi, virement plus élevé que ce qui reste à rendre) ? Passez par « Autre versement », nature « Remboursement de compte courant » (sur l'écran ACI et financements, la première proposée est la rémunération d'une activité du barème : changez-la), puis le « Membre ». La ligne « Impact » rappelle « Avances disponibles sur son solde : … » ; si le virement dépasse, un avertissement orange le dit — vérifiez qu'aucune note n'est encore en attente de validation. « Déclarer le versement » solde alors le crédit d'un bloc (en Sérénité, le virement apparaît dans la colonne « À votre charge » du compte du membre).

Questions fréquentes

Qui peut valider une note de frais ?

Seuls ouvrent la décision les droits « Pilotage ACI et financements », « Pilotage des charges communes » ou « Fonds de roulement », ou le droit « Paramètres Généraux » — voir les rôles et permissions. « Profils & Permissions » seul ne donne pas ce droit : par défaut, le Référent RH ne tranche pas les notes de frais. Les autres droits de la rubrique « Trésorerie & Comptes » (« Comptes Bancaires », « Clés de Répartition »…) ne suffisent pas. Il faut aussi pouvoir ouvrir l'écran de pilotage où la note apparaît.

Personne ne valide sa propre note, sauf le titulaire du droit « Paramètres Généraux » (en pratique la gérance) : une gérante valide donc elle-même ses notes. Pour tout autre validateur (trésorier, référent comptabilité), sa propre note n'apparaît ni dans sa file ni dans ses compteurs : la gérance (le bureau dans une CPTS) la valide, et il la suit dans « Mes notes de frais ».

Une note traîne depuis trois semaines, CPTSFlow relance-t-il ?

Non. Il n'y a pas de rappel automatique sur les notes de frais : elles restent comptées dans vos écrans de pilotage tant qu'elles sont en attente, et c'est ce compteur qui fait office de rappel. Le membre, lui, voit l'état de sa note dans son espace, et peut vous la présenter dans une discussion avec « Demander une validation ».

Puis-je saisir une note à la place d'un membre ?

Oui, si vous validez les notes de frais ou si votre profil porte un droit « Paramètres » : voir « Saisir la note de frais d'un membre », plus haut — une dépense avec son ticket, ou un déplacement avec ses trajets (son véhicule par défaut est alors retenu). Si la dépense a été payée avec la carte de la structure, aucune note n'est utile : rattachez le justificatif à la ligne bancaire.

Je me suis trompé d'enveloppe après validation

Corrigez la charge dans les écrans de charges : la note, elle, est un acte daté qui ne se rejoue pas. Le crédit du membre, lui, ne bouge pas.

J'ai remboursé un membre par virement alors que l'appel de fonds avait déjà compensé sa note

Il a alors été remboursé deux fois : son compte avec la structure devient débiteur du montant. Réglez-le avec lui — il vous le rend, ou l'écart se retrouve dans ses comptes —, et, la prochaine fois, déclarez le virement avant d'émettre l'appel suivant.

Pour aller plus loin

• Déposer une note de frais, côté membre
• Le rapprochement bancaire
• Les comptes des associés
• Les appels de fonds
• Les enveloppes budgétaires