Organiser le budget en enveloppes

Une enveloppe budgétaire est une grande famille de dépenses que vous décidez de suivre ensemble : « Loyer et locaux », « Secrétariat », « Animation équipe »… Chaque enveloppe porte un budget annuel, une couleur et, pour les charges communes, une clé de répartition qui dit comment ses dépenses se partagent entre les membres. C'est la brique de base du pilotage des charges communes — et, côté « ACI et financements », du pilotage de la dotation.

Où trouver cet écran

Le même écran existe en deux modes, chacun avec sa tuile dans Paramètres → Général :

• « Enveloppes charges communes » (tuile « Enveloppes de charges communes », carte Finance & Compta) — les dépenses communes et leurs tantièmes. Vous y arrivez aussi depuis Charges communes → Pilotage, bouton « Éditer Enveloppes & Répartitions » ;
• « Enveloppes ACI et France Santé » (tuile « Enveloppes ACI et financements », carte ACI et financements) — les enveloppes des dotations, et les aides qui financent certaines d'entre elles. Vous y arrivez aussi depuis ACI et financements → Pilotage, raccourci « Éditer enveloppes ».

À votre première visite, la « Visite guidée » démarre d'elle-même ; le bouton du même nom, en haut de l'écran, la relance. Côté ACI et financements, elle présente l'écran — la dotation ACI, France Santé, le reliquat et le total disponible à ne pas dépasser — puis, à l'étape « Comment ça se relie au reste de l'app ? », le barème des activités en euros ou en points, les descriptions d'enveloppe qui servent au classement automatique des dépenses et la répartition de fin d'année.

CPTSFlow

Agrandir

Ce que vous voyez

• Sous le titre, la période du budget : « Enveloppes de charges de l'année civile 2026 et tantièmes de répartition », ou, en mode ACI, « Budget prévisionnel de l'année civile 2026 (1er janvier → 31 décembre) et distribution des ACI ». Le budget suit l'année civile, y compris si votre société arrête ses comptes à un autre mois ; une structure peut le faire courir sur une autre période avec la ligne « Budget » de sa fiche — l'écran l'indique alors (« Budget prévisionnel mai 2027 – avril 2028 et distribution des ACI »), et les montants de référence s'enregistrent sous ce budget. Le bouton (i) à côté explique la période dans l'assistant.
• Vos enveloppes, rangées par section (par grande famille), chacune avec son « Budget Alloué » annuel et sa couleur, reprise partout dans l'application (graphiques, barres de ventilation…).
• Pour chaque enveloppe de charges, sa règle de répartition : « Tantièmes » (la clé pondérée) ou « Nominatif » (des parts nommées membre par membre).
• Si votre maison a donné à une société son propre budget, un rail d'onglets « Vos budgets » coiffe la liste des charges communes : vous éditez alors les enveloppes d'un budget à la fois.
• En haut, le bouton principal « Sauvegarder Budget », « Suggestion CPTSFlow » (une proposition d'enveloppes, à appliquer ou non) et « Visite guidée ».

Côté ACI et financements : le Total disponible

En mode ACI, une carte « Total disponible » fait la somme de ce que vous pouvez engager : la dotation ACI de l'année, la dotation France Santé et le reliquat N-1 (ce qui n'a pas été dépensé l'an dernier). Chaque montant se corrige au stylo, sauf une dotation déjà constatée par les virements reçus ; un montant à zéro propose « déclarer ». Dessous, la carte dit ce que vos enveloppes allouent déjà et ce qu'il reste : « … restant à allouer », jusqu'à « 0 € restant à allouer — budget bouclé ». Des enveloppes qui dépassent le Total disponible bloquent l'enregistrement : « Équilibrer le budget » ajuste les montants, et « Déclarer un reliquat N-1 » reprend l'argent de l'an dernier s'il en reste. Un budget pas encore entièrement alloué, lui, s'enregistre.

D'où viennent les enveloppes proposées

Vous n'êtes pas obligé de tout saisir. À l'étape « Enveloppes et répartition » de l'embarquement, une des trois voies ne demande aucun document : « Déduire de votre historique bancaire ». CPTSFlow lit les opérations réellement présentes — synchronisation comme relevés importés —, regroupe les libellés récurrents et propose des enveloppes avec leurs montants. Trois règles expliquent les chiffres obtenus :

• l'analyse lit jusqu'à 24 mois : deux ans aident à reconnaître les libellés qui reviennent ;
• le montant reste annuel — la somme exacte des opérations des 12 derniers mois, jamais celle des vingt-quatre ; une dépense absente de ces douze mois n'est pas reprise, et le compte rendu la nomme ;
• les montants sont arrondis aux 5 € supérieurs : un prévisionnel n'a pas de centimes.

Sur un historique plus court que douze mois, ils sont projetés sur l'année et le compte rendu d'analyse le dit, avec le facteur appliqué. Rien n'est enregistré avant votre relecture.

Réimporter plus tard un document budgétaire à l'embarquement ne remplace, un par un, que les montants qu'il porte (dotation ACI, dotation France Santé, reliquat N-1) : ceux qu'il ne porte pas restent intacts. Et si vous tenez à vos enveloppes, « Conserver mes enveloppes actuelles » garde leur découpage tout en reprenant les montants lus.

Créer ou ajuster une enveloppe

1. Ouvrez l'écran « Enveloppes charges communes » (ou « Enveloppes ACI et France Santé », selon le budget à travailler).

2. Cliquez sur « Ajouter une enveloppe » — en tête de la section concernée, ou au bas de sa liste. Nommez la nouvelle enveloppe avec vos mots (« Ménage », « Logiciels »…) et donnez-lui un montant annuel estimé.

   CPTSFlow

   Agrandir

3. Pour une enveloppe de charges, choisissez sa règle de répartition : une nouvelle enveloppe part en « Tantièmes », à régler avec la clé de répartition, ou en « Nominatif ».

4. Enregistrez avec « Sauvegarder Budget ». Dès que vous avez modifié quelque chose et que ce bouton sort de l'écran, un bouton flottant « Enregistrer » apparaît au-dessus de l'assistant. Si vous quittez l'écran avec des modifications en cours, la fenêtre « Modifications non sauvegardées » propose « Sauvegarder et quitter », « Abandonner les modifications » ou « Annuler ».

Les montants restent modifiables à tout moment : un budget est une boussole, pas un engagement gravé dans le marbre.

Financer une enveloppe par une aide

Une aide — le FIR de l'ARS, une subvention de collectivité, un financement Article 51 — finance une enveloppe, jamais une dépense isolée. La règle tient en une phrase : on ne subventionne pas une dépense, on subventionne une enveloppe : classez la dépense dedans, elle sera financée automatiquement. Il n'existe donc aucun réglage de financement sur une ligne bancaire ou sur une charge : c'est l'enveloppe dans laquelle vous classez la dépense qui décide. L'écran, lui, ne l'écrit pas : il reste sobre, et le bouton (i) à côté de la case ouvre l'assistant, qui l'explique avec vos chiffres.

Sur une enveloppe « ACI et financements »

Sous chaque enveloppe de l'écran « Enveloppes ACI et France Santé », une case repliée : « Subventionnée par le FIR ou une autre aide », suivie d'un bouton (i). Elle existe dans toutes les offres, dès Coordination.

1. Cochez la case : elle se déplie.
2. Dans « Aide qui finance », choisissez l'aide — elles sont regroupées par structure. Si vous n'en avez encore déclaré aucune, la liste affiche « (aucune subvention disponible) » et un lien « Déclarer une aide » vous mène à Aides et subventions (ou, pendant l'embarquement, à l'étape du même nom).
3. Réglez « Part financée par l’aide » au curseur ou au clavier : 100 % par défaut.
4. Lisez la ligne chiffrée qui s'affiche dessous, sans phrase : par exemple « Subvention 316,20 € · Dotation 737,80 € » — ce que paie l'aide, et ce qui reste pris sur la dotation.
5. Enregistrez l'écran. Tant qu'aucune aide n'est choisie, rien n'est enregistré : le sélecteur reste bordé d'orange, et son infobulle le dit (« Choisissez une aide pour enregistrer ce financement »).

Une enveloppe financée porte ensuite, sur sa carte, une pastille comme « FIR 30 % », et le Total disponible, en haut de l'écran, une mention « dont subvention … ».

Jusqu'à la fin de l'aide

Si l'aide choisie a une date de fin (la « Fin période » de sa fiche), cette date est reprise sur l'enveloppe, et une ligne l'annonce sous la case : « Subvention effective jusqu’au 30 juin 2027, désactivée ensuite ». Une dépense datée après ce jour n'est plus financée : elle consomme de nouveau la dotation (enveloppe ACI) ou est répartie entre les membres (charges communes). Une fois la date passée, la ligne devient « Aide terminée le … » et la pastille de l'enveloppe se lit « FIR 30 % · terminée ». Si la fin de l'aide a été repoussée, « Reprendre la fin de l’aide » recopie la nouvelle date.

Sur une enveloppe de charges communes

Avec l'offre Sérénité, et dès qu'une aide active est déclarée, les enveloppes de charges communes portent un interrupteur au même libellé : « Subventionnée par le FIR ou une autre aide ». L'effet diffère : ici, la part financée par l'aide est déduite de ce que paient les membres (la ligne chiffrée se lit « Subvention … · Membres … ») ; seul le reste suit la clé de répartition. La date de fin de l'aide s'applique de la même façon.

Imputer une enveloppe aux membres concernés

Certaines dépenses ne concernent qu'une partie de l'équipe : un logiciel utilisé par les seuls médecins, un abonnement propre à une profession. Sous chaque enveloppe de l'écran « Enveloppes ACI et France Santé », la ligne « Qui paie ? » propose deux choix, suivis d'un bouton (i) qui explique ce qu'imputer veut dire :

• « Commune » (le réglage par défaut) : la dépense est payée par l'enveloppe, donc par le pot commun. Comme toute charge, elle réduit ce qui reste à distribuer à tous les membres.
• « Imputée aux membres concernés » : la structure paie la dépense, comme avant ; mais une fois la distribution calculée, la part de chaque membre concerné est retenue sur son virement. La « Clé d’imputation » se déplie alors sous le choix : « Parts égales » (par défaut) ou « Nominatif » (des parts nommées). La dépense n'a donc pas d'effet sur le reste à distribuer des autres : la valeur du point ne bouge pas.

Le budget et le montant attribué à la clôture ne changent pas : seul le virement des membres concernés est réduit de leur part. Repasser en « Commune » ne réécrit rien du passé. Ce choix apparaît une fois l'embarquement terminé. Une enveloppe qui porterait encore une ancienne clé en tantièmes est signalée en orange : choisissez « Parts égales » ou « Nominatif » pour pouvoir enregistrer.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si une enveloppe dépasse son budget ?

Rien de bloquant : les dépenses continuent d'être enregistrées et réparties. Le dépassement est simplement visible sur le Pilotage, pour en discuter en équipe. (Seul le plan de la dotation est borné : des enveloppes « ACI et financements » dont la somme dépasse le Total disponible ne s'enregistrent pas.)

Une enveloppe peut-elle être financée par une aide ?

Oui, dans les deux piliers : voir la section « Financer une enveloppe par une aide » ci-dessus. Une enveloppe n'est financée que par une seule aide à la fois.

J'ai créé des enveloppes et elles ont disparu. Que s'est-il passé ?

Une enveloppe n'existe pour de bon qu'après l'enregistrement : tant que vous n'avez pas cliqué sur « Sauvegarder Budget » (ou le bouton flottant « Enregistrer »), elle ne vit que sur votre écran. CPTSFlow conserve désormais ce brouillon une journée, même si la page se recharge ou si vous revenez en arrière — à votre retour, il est restauré et un message vous invite à enregistrer (s'il a été modifié entre-temps ailleurs, le brouillon est écarté, et le message le dit). Et à l'enregistrement, une enveloppe déjà enregistrée ne peut plus disparaître sans que vous l'ayez supprimée vous-même : si elle manquait au brouillon, elle est remise et vous en êtes prévenu. Si le budget a été modifié entre-temps depuis un autre onglet ou par un autre gérant, l'enregistrement est refusé avec le nom de l'enveloppe concernée : rechargez la page et refaites votre modification.

Mes enveloppes ACI et financements doivent-elles être réparties à 100 % ? Où mettre la rémunération des membres et la réserve ?

Visez « 0 € restant à allouer » : tout l'argent de la dotation doit alors avoir une enveloppe — y compris ce qui n'est pas une dépense. Deux enveloppes jouent ce rôle :

• une enveloppe de rémunération des membres (par exemple dans la section « Concertation & Travail d'Équipe ») : c'est le pot que les activités consomment, et ce qui n'y est pas dépensé en fin d'année est réparti entre les membres selon leurs points ;
• une enveloppe « Réserve de trésorerie » pour le matelas de début d'année.

Pourquoi une enveloppe que je viens de créer est « financée par l'ACI » ?

Parce qu'elle a été créée dans les enveloppes ACI et financements : une enveloppe de ce pilier est financée par la dotation, par construction — sauf la part qu'une aide finance, si vous avez coché la case sous l'enveloppe. Un loyer ou un logiciel payés par une SCM relèvent des enveloppes de charges communes : créez l'enveloppe dans l'autre mode de l'écran (par exemple « Frais bancaires ASSO » dans la section de votre choix), et la dépense sera répartie entre les membres selon sa clé, sans toucher à l'ACI.

J'ai plusieurs sociétés (une SCM et une association) : comment ne pas mélanger leurs enveloppes ?

Deux gestes. D'abord, rattachez chaque compte bancaire à sa société dans Connecter la banque — un compte sans société mélange tout ce qu'il porte. Ensuite, si les deux sociétés doivent avoir leur propre budget, leur propre clé et leurs propres appels de fonds, choisissez « Oui » dans la carte « Enveloppes budgétaires séparées » de la fiche de la société concernée : la marche à suivre est dans Un budget par société.

Où désactiver le module Charges communes ?

Nulle part : il n'y a plus d'interrupteur. Le module suit l'offre Sérénité ; passer à Gestion ou à Coordination le masque, sans toucher à ce qui est validé — voir une structure sans charges communes.

Pour aller plus loin

• Les clés de répartition des charges
• Le pilotage des charges communes
• Aides et subventions
• Plan de comptes et catégories
• Un budget par société
• Le budget pendant l'embarquement