Exporter la comptabilité pour votre expert-comptable

En fin d'exercice (ou à tout moment), votre expert-comptable a besoin des écritures de la structure et de leurs pièces. Cet écran — « Export comptable » — les lui prépare dans le format qu'il connaît par cœur : le FEC (Fichier des Écritures Comptables), la norme officielle de l'administration fiscale française, accompagné du grand livre et de la balance, dérivés des mêmes écritures. Le pack pour l'expert-comptable y ajoute toutes les pièces justificatives et un répertoire Excel, le range dans le Drive et le remet par un lien de téléchargement.

Où trouver cet écran

Depuis le Cockpit comptable, ouvrez l'outil « Exports comptables ». L'écran s'ouvre aussi depuis Paramètres → Général, carte Finance & Compta, tuile « Expert comptable et Exports », ou par la recherche (« Expert-comptable et exports »). Il demande le droit « Exports comptables » (rubrique Comptabilité des rôles) et l'offre Gestion.

CPTSFlow

Agrandir

À la date des paiements ou à la date des factures

Sous le titre, une pastille dit comment la comptabilité de la structure est tenue : « Comptabilité à la date des paiements » ou « Comptabilité à la date des factures », suivie de son régime fiscal (« · IR », « · IS », « · Non soumise »). Elle se déduit du régime fiscal réglé sur la fiche de la structure (« Se règle dans Structures juridiques ») :

• à l'impôt sur les sociétés, toujours à la date des factures ;
• à l'impôt sur le revenu, au choix — à la date des paiements par défaut ;
• une association non soumise suit le mode déclaré, sinon les paiements.

À la date des paiements, chaque dépense s'écrit le jour où elle est payée — c'est l'export habituel. À la date des factures, une dépense qui a sa pièce produit deux écritures : la facture à sa date, puis son paiement (voir l'encadré pour votre expert-comptable, plus bas).

Ce que vous voyez

• La structure à exporter : si votre maison de santé porte plusieurs structures juridiques, choisissez d'abord la « Structure à exporter » — « Un fichier par structure juridique » : un FEC = une entité déclarante = un numéro SIREN. Tant qu'aucune n'est choisie, l'écran propose d'exporter toutes les structures d'un coup (« Télécharger les fichiers de toutes les structures », ou le pack de toutes les structures, un dossier chacune).
• Les contrôles d'avant-export, en tête : une ligne de synthèse (« N contrôles », « à regarder », « bloquant », « conforme ») et « Voir le détail ». Chaque contrôle porte l'un des trois verdicts — bloquant (l'export est impossible tant qu'il n'est pas levé), à regarder, ou conforme — et le bouton qui mène à la correction. Par exemple : les « Opérations sans pièce » (« Ouvrir la banque »), les « Dates des pièces » à vérifier (« Relire ces pièces »), les factures et créances non soldées en fin de période, les « Pièces en attente de rattachement », un compte bancaire rattaché à aucune structure, un SIRET manquant, les dépenses sans catégorie comptable.
• La « Période d'extraction » : dates « Du » / « Au », préremplies sur le dernier exercice clos de la structure, avec le raccourci « Dernier exercice clos — … » et la « Date de transition » (votre arrivée sur CPTSFlow) en repère.
• Le « Cabinet & Expert-comptable » : le nom du cabinet (« Cabinet / AGC ») et l'e-mail de votre expert-comptable, à qui partira le lien du pack (« Enregistrer »), et le lien vers le plan de comptes.
• Les journaux, une carte chacun, avec leurs nombres d'écritures et un bouton « Aperçu » : « Soldes de départ » (AN), « Mouvements bancaires » (BQ, un bloc par compte), « Régularisations de fin d'exercice » (OD) et, à la date des factures, « Factures reçues » (HA) et « Factures émises » (VE). À la date des factures, les factures restent liées aux mouvements bancaires : un paiement ne part jamais sans sa facture.
• La synthèse : « Totaux cohérents » quand débit et crédit s'égalent (sinon, l'écran dit ce qui l'explique — le plus souvent des opérations encore à classer), le nombre de lignes, et le bouton « FEC seul ».

Le pack pour votre expert-comptable

C'est le geste principal de l'écran. Le panneau « Le pack pour votre expert-comptable » réunit en une archive le fichier des écritures, le grand livre, la balance, l'index des pièces et tous les justificatifs de la période.

1. Vérifiez la structure, la période et les contrôles.

2. Cliquez sur « Préparer le pack pour l'expert-comptable ». La préparation avance en quatre temps — « Calcul des écritures », « Envoi des fichiers », « Assemblage de l’archive », « Rangement dans le Drive » — et se poursuit sur le serveur même si vous quittez l'écran.

   CPTSFlow

   Agrandir

3. L'encadré « Votre pack est prêt » affiche sa taille, le nombre de pièces (et celles qui manquent, listées dans l'archive) et le lien de téléchargement, valable 72 heures (« Lien valable jusqu'au … »).

4. Transmettez-le : « Envoyer à l'expert-comptable » lui envoie le lien par e-mail, à l'adresse renseignée plus haut ; « Copier le lien » vous le donne pour un autre canal ; « Ouvrir dans le Drive » montre l'archive rangée.

L'archive est rangée dans le Drive de la structure, dossier « Exports comptables », visible des seules personnes qui peuvent exporter la comptabilité et de la gérance. La liste « Packs déjà produits » (« Aucun pack pour le moment. » au début) garde l'historique :

• « Nouveau lien » refait un lien de 72 heures, sans reconstruire l'archive — quand le premier a expiré ;
• « Régénérer » produit une nouvelle archive pour la même période et la même structure (après une correction, par exemple) ; l'ancienne reste dans le Drive.

Besoin seulement des fichiers comptables ? « Télécharger les fichiers comptables » donne une archive ZIP du FEC, du grand livre et de la balance, sans les pièces.

Questions fréquentes

Que contient exactement le fichier FEC ?

Toutes les écritures de la période, au format texte normalisé (norme DGFiP, article A 47 A-1) : date, journal, comptes, libellés, débits et crédits, références de pièce et de lettrage. C'est le même format que celui exigé lors d'un contrôle fiscal — d'où son universalité. Le détail technique est derrière le (i) de « Le fichier pour votre comptable ».

Une dépense sans catégorie bloque-t-elle l'export ?

Non : elle est exportée sur le compte d'attente 471000, et une fenêtre vous prévient avant l'export (« Les catégoriser d'abord » ou « Exporter quand même »). Votre comptable la régularisera — ou, mieux, traitez la file « À catégoriser » avant d'exporter.

Où est passé le bouton « Envoyer au comptable » ?

Il est devenu « Envoyer à l'expert-comptable », dans l'encadré « Votre pack est prêt » : il envoie le lien du pack, valable 72 heures, et non plus des pièces jointes.

Mes anciennes pièces n'ont pas leur date de facture

Les justificatifs rattachés avant que la date de la facture soit conservée portent la date de la dépense. Le contrôle « Dates des pièces » les compte et propose « Relire ces pièces » : CPTSFlow relit la date imprimée sur chaque document. Dans une comptabilité tenue à la date des factures, c'est cette date qui compte.

Mon comptable peut-il avoir un accès direct ?

Oui : invitez-le avec le rôle « Comptable / Partenaire Extérieur », limité aux écrans comptables. Voyez Rôles et permissions.

Pour aller plus loin

• Le cockpit comptable et la clôture
• Plan de comptes et catégories
• La bibliothèque de justificatifs
• Le régime fiscal de la structure
• L'import comptable initial