Appeler les fonds et suivre les paiements
Ce que chaque membre doit à la structure pour sa part des charges : génération des appels, envoi par email et détection automatique des virements.
Une fois les charges réparties selon la clé, il reste à récupérer l'argent : c'est l'appel de fonds. Cet écran montre, pour une période donnée, ce que chaque membre doit à la structure, génère les demandes de virement et suit leur paiement — sans tableur ni relances manuelles oubliées.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Finances Hors ACI puis « Appels de fonds ».
Ce que vous voyez
- En haut, le sélecteur de période (mois, trimestre ou année) et quatre indicateurs : budget théorique proratisé, charges constatées (les factures réelles de la période), versements déjà effectués, et reste à payer global.
- Une carte par membre : sa quote-part, une barre de ventilation colorée par enveloppe (on voit d'où vient le montant), et le reste à payer.
- Le compte bancaire configuré pour recevoir les virements, et un raccourci « Réglage clés de répartition ».
- Si d'anciens associés partis ont laissé des dettes, une section dédiée « Dettes à recouvrer » les isole.
Si votre structure a défini un fonds de roulement cible, le Trésor-O-Mètre s'affiche aussi en haut de l'écran : une jauge qui compare le solde réel du compte de charges à cette cible (provisions comprises), avec un badge « Sécurisé », « Sous Tension » ou « Critique ». C'est le coup d'œil qui dit si la trésorerie peut attendre le prochain appel — ou s'il est temps d'émettre.
Appeler les fonds d'un membre
- Sélectionnez la période à recouvrer.
- Sur la carte du membre, vérifiez le détail (menu de la carte : « Explorer le détail » des charges, « Télécharger le PDF » du décompte).
- Cliquez sur « Émettre » : SisaFlow génère un PDF récapitulatif et l'envoie par email au membre, avec un code libellé unique (de la forme SF-CH-0001-2026) à reporter dans le libellé du virement.
- Le membre fait son virement en indiquant ce code.
- Grâce à la connexion bancaire, le virement portant ce code est repéré automatiquement : un badge « Virement détecté » apparaît sur la carte — validez alors la recette dans l'écran banque pour solder l'appel. Vous pouvez aussi pointer le paiement à la main avec le bouton « Attente » (utile pour un règlement reçu autrement). Une fois réglé, l'appel affiche le badge « Réglé » et une quittance de règlement devient téléchargeable.
- Pas de nouvelles ? L'icône d'envoi de la carte (« Renvoyer l'appel de fonds ») renvoie l'email en un clic.
Pour appeler tout le monde d'un coup, utilisez « Appeler tous » dans la carte du reste à payer global : la liste des membres concernés s'affiche avec les montants, puis chacun reçoit son email individuel.
Questions fréquentes
Un membre n'a pas d'adresse email, l'envoi est bloqué ?
Oui : un message vous le signale au moment de l'envoi. Renseignez son email dans sa fiche membre, puis renvoyez l'appel.
Le montant appelé correspond-il au budget ou aux dépenses réelles ?
Aux dépenses réelles de la période, éventuellement complétées par des provisions lissées si vous l'avez configuré. Le détail est visible dans la ventilation de chaque carte membre.
Où le membre retrouve-t-il ce qu'il a payé ?
Dans son compte avec la structure : chaque appel payé vient réduire ce qu'il doit, ligne par ligne et daté.
Pour aller plus loin
- Les clés de répartition
- Les comptes des associés
- Un budget par société — un appel de fonds par société, sur son propre compte
- Le pilotage des charges