Payer les indemnités : une remise de virements, une seule validation
Regrouper les indemnités validées en un fichier de virements SEPA à déposer à la banque, et exporter le détail analytique pour votre comptable.
Quand une activité est valorisée en euros et qu'elle a été validée, la structure doit la payer à celui qui l'a réalisée. Faire dix virements un par un depuis l'espace en ligne de la banque prend du temps et se trompe. Cet écran rassemble tout ce qui reste à payer et en fait un seul fichier — que vous déposez à la banque, et qui exécute tous les virements d'un coup.
Où trouver cet écran
Menu latéral → Comptabilité → Cockpit comptable, puis la tuile « Notes d'honoraires & virements ». Il faut le droit Pilotage ACI — le même que celui qui ouvre le cockpit ACI, puisqu'il s'agit de payer les indemnités qui en découlent.
Ce que vous voyez
- « À payer », au centre : une carte par bénéficiaire, avec son nombre de lignes et son total. Dépliez-la pour voir le détail — le type d'activité, la date, la réunion concernée le cas échéant, et l'enveloppe budgétaire qui la porte. Le compteur en haut annonce le nombre total de lignes et le montant.
- « Remise de virements », à droite : le total de ce que vous avez coché, et le bouton « Générer la remise (pain.001) ».
- « Export Excel analytique », en dessous : deux dates et un bouton « Exporter en Excel ».
- « Historique des remises », tout en bas : chaque remise déjà produite, avec son état — Générée, Exécutée en banque ou Annulée.
Si tout est réglé, l'écran l'annonce en vert : « Rien à payer ».
Payer une série d'indemnités
- Cochez les bénéficiaires ou les lignes à régler. « Tout sélectionner / vider » coche d'un coup tous ceux qui peuvent l'être.
- Vérifiez le total de la remise dans la colonne de droite.
- Cliquez sur « Générer la remise (pain.001) ». Une fenêtre demande un libellé — celui que vous retrouverez dans l'historique — et le compte émetteur, le compte bancaire de la structure d'où partiront les virements.
- Validez : le fichier se télécharge. Déposez-le sur l'espace professionnel de votre banque, dans la rubrique de remise de fichiers de virements. Une seule validation suffit pour tous les virements du fichier.
Ce que votre banque doit accepter
Le fichier produit est une remise SEPA au format pain.001, le standard des virements groupés. Votre banque doit proposer la remise de fichiers de virements sur son espace professionnel — c'est souvent une option du contrat, qu'il suffit de demander à votre conseiller si elle n'est pas déjà active.
Annuler une remise
Tant que les virements ne sont pas passés, une remise peut être annulée depuis l'historique : les lignes qu'elle réservait reviennent dans le panier et redeviennent payables. Une remise annulée reste visible, barrée, dans l'historique — rien ne disparaît.
L'export Excel analytique
Le second bouton produit un tableur de toutes les notes d'honoraires d'une période : une ligne par indemnité, avec le bénéficiaire, le montant, l'enveloppe budgétaire (l'axe analytique) et le compte comptable correspondant. C'est le fichier que votre expert-comptable attend pour ventiler ces paiements sans vous poser de questions.
Questions fréquentes
Une ligne a disparu entre l'aperçu et le fichier, pourquoi ?
Les montants du fichier sont recalculés par le serveur au moment de la génération. Si une ligne a été réglée ou réservée entre-temps par quelqu'un d'autre, elle est écartée et l'écran vous le dit. C'est volontaire : mieux vaut un fichier juste qu'un fichier conforme à un aperçu périmé.
Quand une remise passe-t-elle en « Exécutée en banque » ?
Quand les virements correspondants apparaissent sur le compte connecté et sont rapprochés. Vous n'avez rien à cocher.
Ces virements comptent-ils dans les exports comptables ?
Oui. Une fois passés en banque, ils se rattachent aux activités qu'ils règlent et alimentent le FEC comme n'importe quelle autre opération.