Classer les opérations bancaires au quotidien
Les transactions arrivent toutes seules ; votre seul geste est de les qualifier — charge, activité ou opération à ignorer. Cinq minutes par semaine suffisent.
Une fois la banque connectée, les opérations bancaires remontent automatiquement dans SisaFlow. Le rapprochement, c'est le petit geste régulier qui consiste à dire ce qu'est chaque opération : une charge à répartir, une activité ou recette ACI, ou un mouvement à ignorer. C'est le cœur battant de la comptabilité de la maison de santé.
Où trouver ces écrans
Il y a deux files de classement, une par univers d'argent :
- Menu latéral → Finances Hors ACI → « Charges Hors ACI » : les opérations des comptes de gestion (loyer, secrétariat, fournitures…). Cette file existe à partir de l'offre Harmonie — c'est elle qui porte les dépenses communes.
- Menu latéral → ACI → « Activités et Charges ACI » : les opérations du compte ACI (versements CPAM, dépenses financées par la subvention), dans toutes les offres. Cet écran est détaillé dans Activités et charges ACI.
Un badge chiffré sur chaque entrée du menu indique le nombre d'opérations en attente. Une opération n'apparaît que dans une seule des deux files, jamais les deux.
Ce que vous voyez
L'écran s'organise en onglets : Banque (les opérations à classer), Justificatifs (les pièces à rattacher) et Charges (les cartes de dépenses déjà créées). Chaque opération est une carte : date, libellé, montant — vert pour une entrée d'argent, rouge pour une sortie. Cliquez dessus pour la déplier.
Le bouton « Rapprocher tout » lance le rapprochement automatique de ce qui peut l'être : il vise les opérations comme les cartes de charge qui n'ont pas encore leur pièce.
Le cas particulier des avoirs
SisaFlow lit le type de chaque justificatif — facture, reçu, avoir, bon de commande, devis — et n'en fait pas la même chose :
- un avoir remboursé par le fournisseur se rapproche du crédit correspondant sur le compte, jamais d'une dépense ;
- un avoir déduit de la facture suivante (la pratique de beaucoup d'éditeurs) n'a aucun crédit en face : il se rattache alors à la facture qu'il corrige — la dépense du même fournisseur la plus proche dans le temps. Les montants n'ont pas à correspondre : un avoir de 29 € corrige très bien une facture de 129 €.
Dans les deux cas, l'avoir entre dans la répartition comme une ligne négative, au montant exact : les membres voient leur quote-part diminuer d'autant.
Classer une opération
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Dépliez la carte de l'opération.
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Dans la plupart des cas, une suggestion est déjà proposée : l'application a reconnu le libellé (un loyer, un versement d'associé, un abonnement…) et propose l'enveloppe et la catégorie adaptées. Vérifiez, puis validez.
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Si la suggestion ne convient pas, choisissez vous-même : rattachez l'opération à une carte de charge existante (« Rattacher à l'existant »), créez une nouvelle charge, déclarez une recette, ou marquez un virement entre vos propres comptes comme « Transfert entre comptes » (rien n'est alors réparti entre les membres). Une sortie d'argent qui n'a aucune suggestion n'est pas un cul-de-sac pour autant : sa carte porte toujours « Dépense », « Rémunérer un membre » et « Relancer l'analyse » — voir plus bas.
SisaFlowLa qualification « Transfert entre comptes » : pour un virement d'un de vos comptes vers un autre -
Une sortie d'argent vers un associé — la structure lui rend une somme qu'il lui avait avancée — se déclare avec le bouton « Versement à un associé » : choisissez la nature (« Remboursement de compte courant » ou « Restitution du fonds de roulement »), l'associé bénéficiaire, puis « Déclarer le versement ». Son compte avec la structure diminue d'autant, rien n'est réparti entre les membres, et l'écriture part sur son compte d'associé dans les exports pour le comptable. Quand le nom de l'associé se reconnaît dans le libellé de l'opération, l'encart est proposé tout seul, déjà pré-rempli — vérifiez toujours le nom avant de valider, l'écran vous dit lui-même quand il l'a reconnu « sans certitude ».
Si le montant dépasse ce que l'associé avait avancé, SisaFlow prévient sans bloquer : son compte deviendra débiteur — possible (la structure lui avance alors de la trésorerie), mais à vouloir. Une restitution du fonds de roulement ne peut, elle, pas dépasser ce qu'il a constitué : au-delà, choisissez « Remboursement de compte courant ». Erreur de saisie ? Survolez la ligne déclarée et cliquez sur la corbeille : « Annuler ce versement — l'opération redevient à classer ».
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Une opération sans intérêt comptable peut être ignorée. Le bouton « Ignorer » porte son nom en toutes lettres et se tient à l'écart des autres actions ; pendant huit secondes, un message « Transaction ignorée · Annuler » permet de revenir en arrière d'un seul clic. Rien n'est supprimé : l'opération reste consultable dans la liste des opérations ignorées, où chaque ligne indique « Ignorée par Prénom N. le JJ/MM » — précieux dès que deux gérants travaillent sur les mêmes comptes. De la même façon, une opération détachée d'une carte affiche qui l'a détachée, et quand.
Rémunérer un membre depuis la banque
La structure verse une somme à un professionnel pour un acte de son barème — un protocole animé, une séance, une vacation de coordination. Ce n'est pas une dépense commune : c'est une activité portée au nom de ce professionnel, et elle se crée directement depuis la carte de l'opération.
Sur une sortie d'argent qui n'a pas de suggestion, la carte propose trois chemins, au même rang :
- « Dépense » — l'argent est parti pour un achat de la structure. Vous choisissez l'enveloppe, et la dépense est ensuite partagée entre les membres selon la clé de cette enveloppe.
- « Rémunérer un membre » — l'argent est parti vers un professionnel pour un acte du barème. Vous choisissez la ligne du barème, le bénéficiaire et la quantité : l'activité est créée à son nom, rattachée à ce virement, et déduite de sa part au moment de la répartition de fin d'année — puisqu'il a déjà été payé.
- « Relancer l'analyse » — vous préférez un avis : SisaFlow reprend le libellé, le montant et vos classements passés, et propose à nouveau.
Dans le dialogue, chaque ligne du barème affiche son tarif — « 67 €/forfait », « 10 pts/heure ». Quand le montant du virement est un multiple exact d'un tarif, la quantité est proposée toute seule : 268 € se lisent 4 × 67 €. Le total se recalcule à mesure que vous ajustez la quantité, en face du montant réellement viré. Si les deux ne tombent pas juste, l'écart s'affiche en orange et ne bloque rien : vous validez la quantité que vous savez exacte.
Déclarer une réunion depuis un virement
Une réunion payée à ses participants ne se devine pas : elle se déclare. Quand un virement ressemble à une présence en réunion — son libellé parle de réunion, de RCP, de concertation, de bureau — et que d'autres virements du même jour, vers d'autres membres, lui ressemblent, la carte affiche un encart « Réunion détectée » : « Ce virement ressemble à une présence en réunion. 7 autres virements du même jour vers d'autres membres lui ressemblent. »
Un seul bouton : « Déclarer la réunion et rattacher les 8 virements ». Il ouvre la déclaration de réunion passée que vous connaissez déjà, avec la date du virement et les présents déjà cochés — il ne vous reste qu'à nommer la réunion et valider. SisaFlow crée alors la réunion et ses activités, puis rattache chaque virement au membre qu'il a payé. C'est tout ou rien : si un seul rattachement est refusé, aucun n'est enregistré, la réunion reste, et les opérations retournent simplement dans la file à classer.
Les cartes des autres virements du lot portent une pastille « fait partie de la réunion détectée » : inutile de refaire le geste sur chacune. Et si la réunion existe déjà — vous l'aviez déclarée dans l'agenda —, l'encart propose directement « Rattacher à la réunion du JJ/MM », sans jamais en créer une seconde.
Pourquoi une ligne en points n'est pas payable par virement
Le barème valorise ses lignes de deux façons : en euros (« 67 € le protocole ») ou en points (« 10 points l'heure de réunion »). La différence, invisible le reste du temps, décide ici de tout.
- Une ligne en euros a une valeur connue le jour même : quatre actes à 67 € font 268 €. On peut donc dire, sans se tromper, que ce virement paie ces quatre actes.
- Une ligne en points n'a pas encore de valeur. Un point ne vaut quelque chose qu'à la répartition de fin d'année, quand ce qui reste de la dotation est divisé par le total des points de l'équipe. Avant cela, personne ne connaît ce montant — pas même SisaFlow.
C'est pourquoi une ligne en points ne se rattache jamais à un virement : le rattachement serait refusé, et surtout il n'aurait pas de sens. Dans le dialogue, ces lignes restent visibles mais grisées, avec l'explication au survol. Deux issues s'offrent alors, toutes deux propres :
- « Acompte ACI versé à un membre » : vous déclarez ce virement comme une avance sur la répartition à venir. La somme sera retenue au moment de la répartition, et le membre touchera le solde.
- Créer une ligne en euros dans le barème pour cet acte, si vous entendez le payer au fil de l'eau plutôt qu'en fin d'année. Les déclarations déjà faites gardent la valeur en vigueur au moment où elles ont été faites.
Questions fréquentes
Une opération est passée dans la mauvaise file, ACI au lieu de Hors ACI ?
Sur un compte à double usage, chaque opération peut être basculée d'un univers à l'autre directement depuis sa carte. Le classement reste modifiable.
Puis-je délier une opération rattachée par erreur ?
Oui : sur la carte de charge, cliquez sur la transaction liée pour la délier. L'opération repasse « à classer » et vous pouvez la requalifier librement.