Classer les opérations bancaires au quotidien

Une fois la banque connectée, les opérations bancaires remontent automatiquement dans CPTSFlow. Le rapprochement, c'est le petit geste régulier qui consiste à dire ce qu'est chaque opération : une dépense à répartir, un versement d'un membre ou à un membre, une activité ou une recette ACI, un transfert entre vos comptes, ou un mouvement à ignorer. C'est le cœur battant de la comptabilité de la structure.

Où trouver ces écrans

Il y a deux files de classement, une par univers d'argent :

• Menu latéral → Charges communes → « Transactions » : les opérations des comptes de charges communes (loyer, secrétariat, fournitures…). Cette file n'existe qu'avec l'offre Sérénité — c'est elle qui porte les dépenses communes.
• Menu latéral → ACI et financements → « Transactions » : les opérations du compte ACI (versements CPAM, dépenses financées par la dotation) et celles des comptes qui reçoivent une aide (le compte de l'association qui encaisse le FIR, par exemple), dans toutes les offres. Cet écran est détaillé dans Transactions — ACI et financements.

Les deux entrées portent le même mot, « Transactions » : c'est la section du menu qui dit de quel argent il s'agit. Elles s'appelaient autrefois « Banque — charges communes » et « Banque — ACI et financements ». Un badge chiffré sur chaque entrée du menu indique le nombre d'opérations en attente. Une opération n'apparaît que dans une seule des deux files, jamais les deux.

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Ce que vous voyez

L'écran s'intitule « Transactions », surmonté en petit du nom de son pilier — Charges communes, ou ACI et financements pour son jumeau. Il tient en une seule liste, rangée par mois : chaque ligne est une opération de votre compte, déjà accompagnée du classement que CPTSFlow propose. Les dépenses saisies à la main, sans opération bancaire en face, figurent dans la même liste avec la mention « Sans opération bancaire ». Une bande de couleur, à gauche, dit la nature de la ligne : opération bancaire, activité ACI ou écriture sans banque.

Une ligne se lit de gauche à droite : la date, le libellé, le type de classement (dépense, versement d'un membre, transfert…), « Payé par » (les membres concernés, la part ACI ou une subvention), la pièce — trombone vert si elle est jointe, pictogramme orange si une dépense d'au moins 50 € n'en a pas —, le montant, l'état (« Prête », « À valider », « À classer », « Validée », « Ignorée »…) et un bouton qui dit ce qu'il reste à faire. De petites pastilles signalent ce qui manque ou ce qui étonne : « Enveloppe manquante », « Catégorie manquante », « Annulée par la banque ».

Au-dessus de la liste, des pastilles trient le travail :

• « Toutes » — la vue d'ensemble, celle qui s'ouvre par défaut ;
• « À valider » — tout ce qui attend un geste de votre part : une proposition à confirmer, une opération que CPTSFlow n'a pas su classer, et aussi une ligne déjà classée à laquelle il manque son enveloppe ou sa catégorie comptable. Une activité déclarée par un membre et pas encore validée y figure aussi, avec la pastille « À valider » ;
• « Validé » — ce qui est classé et complet. Tout y reste modifiable ;
• « Ignorées » et « Antérieures à la reprise » n'apparaissent que s'il y en a ;
• « Sans justificatif » — les dépenses d'au moins 50 € qui attendent leur pièce.

À droite de ces pastilles : « Valider les N sûres » (voir plus bas) et le bouton « N alertes » (« À jour » quand il n'y a rien), qui ne signale que ce que les files ne montrent pas — une opération annulée par la banque, un trou dans l'historique, un rappel d'import.

Une activité qui se répète (une série) n'entre dans la liste qu'échéance par échéance, à sa date : l'échéance d'octobre n'apparaît qu'en octobre. Le menu « ⋯ » d'une échéance propose « Voir la série », qui ouvre toute la série avec ses échéances passées et à venir.

En haut de l'écran : les menus « Structure » (« Vue globale » par défaut) et « Compte » (« Tous les comptes »), seulement si vous en avez plusieurs ; le bouton « Justificatifs », qui porte en vert le nombre de pièces en attente ; « Importer » (un historique bancaire en CSV, FEC ou relevé PDF) ; « Nouvelle écriture », qui propose « Charge manuelle », « Activité / rémunération » (sur l'écran ACI et financements) et « Depuis un justificatif » ; et l'export Excel des lignes affichées. La barre d'outils porte la recherche (libellé, montant, membre, enveloppe, note), la période (« Toutes dates », « Mois », « Année » ou « Période »), les « Filtres », le tri et « Sélectionner », qui fait apparaître une barre d'actions groupées (« Valider », « Ignorer », « Restaurer », « Justificatifs ») pour les lignes cochées.

Les justificatifs, en bref

Une pièce se joint de deux façons. Pour une opération précise, ouvrez sa ligne : le panneau « Justificatif » reçoit un fichier à la fois (« Déposer un fichier », ou « Pièce déjà déposée » pour en choisir une qui attend). Pour un lot, cliquez sur « Justificatifs » en haut de l'écran : le tiroir accepte des PDF, des photos, des factures électroniques (Factur-X, UBL, CII), une archive ZIP ou un dossier entier. Chaque pièce y porte « Rattacher à… », qui propose les opérations qui lui correspondent — une facture annuelle sert à chacun de ses prélèvements et reste dans le tiroir jusqu'au dernier —, et « Ranger », pour une pièce qui ne sera jamais rattachée (un devis). La pastille « Sans justificatif », au-dessus de la liste, montre les dépenses d'au moins 50 € qui attendent encore leur pièce. Tout le détail, avoirs et factures électroniques compris, est dans La bibliothèque de justificatifs.

Classer une opération

Tout arrive déjà classé quand CPTSFlow reconnaît le libellé (un loyer, un versement d'associé, un abonnement…). Votre travail consiste à confirmer — et à décider seulement là où l'application hésite.

1. Commencez par ce qui ne se discute pas. Une ligne marquée « Prête » porte un bouton vert « Valider » : un clic l'enregistre, sans même ouvrir la ligne. Ce bouton n'apparaît que lorsqu'il ne reste rien à décider — vous avez déjà classé ce libellé ainsi, ou CPTSFlow est sûr de lui à 90 % au moins, et tous les champs sont remplis (l'enveloppe, la catégorie comptable, le membre pour un versement reçu).

2. Ou validez-les toutes d'un coup avec « Valider les N sûres », en haut à droite de la liste : il prend exactement les mêmes lignes. Au-delà de cinq, une fenêtre vous annonce ce qui va être créé et combien de lignes « attendent un choix de votre part ». Un virement à un membre qui a déjà déclaré ce que ce virement peut régler est laissé de côté : il reste dans la file, à traiter à la main, pour qu'aucune activité ne soit créée en double.

3. Pour le reste, cliquez sur la ligne : son détail s'ouvre sur place (en panneau plein écran sur téléphone). Le bouton de la ligne vous dit pourquoi elle attend : « Vérifier » — une proposition à relire ; « Classer » — rien n'a été proposé ; « Compléter » — il manque l'enveloppe ou la catégorie comptable ; « Déclarer » — un versement de dotation a été reconnu. Pour une dépense, relisez le libellé, l'enveloppe et la catégorie comptable (CPTSFlow la pré-propose et vous dit d'où elle vient : « d’après le libellé », « d’après vos dépenses précédentes »…), regardez la pastille « Financé par… » — qui paiera cette dépense —, puis cliquez sur « Valider la dépense ». Tant qu'un champ manque, le bouton reste inactif et nomme ce qui manque. « Saisie détaillée » ouvre le formulaire complet.

4. Ce n'est pas une dépense ? En haut du détail, la rangée « Nature » permet de changer de voie à tout moment ; chaque pastille dit en infobulle ce qu'elle fait. Pour une sortie d'argent : « Dépense », « Versement à un membre », « Dépense de subvention » (si une aide de la structure du compte peut la porter), « Transfert entre comptes », « Régler des charges ou activités déjà saisies » (ce paiement règle une ou plusieurs écritures saisies sans opération bancaire). Pour une entrée d'argent : « Versement d’un membre » (appel de fonds, apport, remboursement de charges…), « Avoir ou remboursement fournisseur », « Dotation ACI (CPAM) » et « Dotation France Santé », « Subvention reçue », « Avoir · régler une écriture déjà saisie ». Sur une ligne d'un compte qui reçoit une aide, le jeu est différent : jamais de dotation ni de versement à un membre (voir les comptes qui reçoivent une aide). En bas du détail, « Relancer l’analyse » redemande une proposition et « Ignorer cette opération » la met de côté ; « Revenir à la proposition » rétablit celle de départ. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas validé.

5. Un virement d'un de vos comptes vers un autre se classe avec « Transfert entre comptes » — rien n'est alors réparti entre les membres. Choisissez le « Compte de destination » : CPTSFlow retrouve l'opération en face (même montant, à trois jours près) et propose « Classer aussi la contrepartie ». Le bouton devient « Classer les deux opérations » : un seul geste, et le solde des transferts revient à zéro. Si l'opération en face n'est pas encore arrivée, l'écran vous le dit : cliquez sur « Classer en transfert », et classez l'autre de la même façon à son arrivée.

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6. Une sortie d'argent vers un membre — la structure lui rend ce qu'il avait avancé : un apport, des frais qu'il a payés de sa poche — se déclare avec « Versement à un membre ». Quand plusieurs titres sont possibles, choisissez la « Nature du versement » : « Remboursement de compte courant » (un apport, ou des notes de frais qu'il a avancées), « Restitution du fonds de roulement », « Dividende versé à un associé » (pour une structure à l'impôt sur les sociétés) ou, sur l'écran ACI et financements, « Rémunération d’une activité (barème) » (voir plus bas). Choisissez ensuite le « Membre » : la ligne « Impact » dit ce que le versement change — par exemple « Avances disponibles sur son solde : 312 € ». Cliquez enfin sur « Déclarer le versement ». Son compte avec la structure diminue d'autant (un dividende, lui, ne le touche pas), rien n'est réparti entre les membres, et l'écriture part sur son compte d'associé dans les exports pour le comptable.

   Quand le nom du membre se lit dans le libellé et qu'il a quelque chose à se faire rembourser, cette voie est proposée toute seule : la ligne affiche « Versement à » suivi de son nom, et son bouton « Vérifier » ouvre la proposition déjà remplie. Vérifiez toujours le nom avant de valider : l'écran vous dit lui-même quand il l'a reconnu « sans certitude », et vous demande alors de le resélectionner. Par prudence, une sortie d'argent vers un membre ne porte jamais le bouton « Valider » en un clic : elle se confirme toujours dans son détail.

   Si le montant dépasse ce que le membre avait avancé, CPTSFlow prévient sans bloquer : son compte deviendra débiteur — possible (la structure lui avance alors de la trésorerie), mais à vouloir. Une restitution du fonds de roulement ne peut pas dépasser ce qu'il a constitué, ni un dividende ce que les clôtures d'exercice lui ont attribué : au-delà, le bouton reste inactif et dit pourquoi.

   Si ce membre a déjà déclaré quelque chose que ce virement peut régler — une activité, une dépense qu'il a avancée —, l'encadré « Déjà déclaré » passe avant ce formulaire (voir « Ce que le membre a déjà déclaré passe en premier », plus bas). Une dépense avancée se rend par cet encadré. Seule exception : la part que le compte du membre ne porte plus (déjà rendue, ou déjà déduite d'un appel de fonds) — CPTSFlow refuse alors le rattachement, et le virement se classe en « Remboursement de compte courant ».

7. Une opération sans intérêt comptable peut être ignorée : « Ignorer cette opération » en bas du détail, ou « Ignorer » dans le menu « ⋯ » de la ligne. Pendant huit secondes, un message « Opération ignorée » propose « Annuler » pour revenir en arrière d'un seul clic. Rien n'est supprimé : l'opération rejoint la file « Ignorées », où son détail indique « Ignorée par Prénom N. le JJ/MM » — précieux dès que deux gérants travaillent sur les mêmes comptes — et propose « Restaurer — la remettre à classer ». De la même façon, une opération remise à classer affiche « Détachée par … » et la date.

Corriger ce qui est déjà validé

Rien n'est figé par une validation. Ouvrez la file « Validé » et cliquez sur la ligne :

• une dépense se corrige dans son détail — date, montant, enveloppe, catégorie comptable, projet de soin, pièces. « Remettre à classer » sépare l'opération bancaire, qui retourne dans « À valider » ; « Ventiler sur plusieurs écritures » la répartit sur plusieurs dépenses ou activités. Une dépense née d'une note de frais validée fait exception : son montant et sa date sont grisés et il n'y a pas de bouton « Supprimer » — elles font face au crédit du membre. Son libellé, son enveloppe, sa catégorie comptable et son justificatif restent modifiables, et « Rattacher au relevé » ne propose que les sorties d'argent qui ne dépassent pas ce qui reste à lui rendre ;
• un versement d'un membre, un versement à un membre : « Modifier » rouvre la nature et le membre sur place, sans quitter la ligne, et rien ne change tant que vous n'avez pas cliqué sur « Enregistrer la modification » (« Annuler la modification » renonce). « Annuler » retire la déclaration : l'opération redevient à classer ;
• un transfert entre comptes : « Modifier » retire la déclaration et rouvre la saisie des deux comptes sur la ligne.

Seule limite : une dépense déjà prise dans une répartition gelée, dans une période close ou dans un appel de fonds émis ne se reclasse plus — l'écran vous dit laquelle de ces raisons s'applique.

Rémunérer un membre depuis la banque

La structure verse une somme à un professionnel pour un acte de son barème — un protocole animé, une séance, une vacation de coordination. Ce n'est pas une dépense commune : c'est une activité portée au nom de ce professionnel, et elle se crée directement depuis la ligne de l'opération, sur l'écran Transactions — ACI et financements.

Ouvrez la ligne du virement et choisissez la pastille « Versement à un membre ».

Ce que le membre a déjà déclaré passe en premier

Si le membre a déjà déclaré quelque chose que ce virement peut régler — une activité, une série, une dépense qu'il a avancée —, un encadré « Déjà déclaré » s'ouvre en tête du volet :

1. Le membre est proposé quand le montant ou le libellé le désigne. Sinon — deux membres qui doivent le même montant, ou un seul membre qui a quelque chose de dû sans que rien ne le désigne —, CPTSFlow ne devine pas : la liste « Choisir le membre » s'affiche.
2. Ses déclarations dues sont listées. Celles dont la somme fait le montant du virement au centime sont déjà cochées ; tant que le compte n'y est pas, la ligne sous le bouton dit où vous en êtes — par exemple « 60,00 € cochés · virement 100,00 € ».
3. « Régler » rattache le virement à ces déclarations. Aucune activité n'est créée : rien ne sera payé deux fois à la clôture.

Une déclaration encore « À valider » se coche comme les autres : elle est validée par le même geste si vous en avez le droit. Si le montant ne tombe pas juste, « Ventiler » ouvre la répartition du virement sur plusieurs écritures. Si le virement paie autre chose, « Autre versement » déplie le formulaire habituel, décrit ci-dessous. Et quand le membre n'a rien de dû, l'encadré n'apparaît pas : le volet est celui que vous connaissez.

Un même virement peut régler une activité et une dépense avancée. Le membre a déclaré une formation à 300 € et avancé une nuit d'hôtel à 96 € ; la structure lui vire 396 € : cochez les deux lignes, puis « Régler ». La part qui correspond à la dépense lui rend son avance : son compte avec la structure diminue d'autant, et cette avance ne viendra plus en déduction de son prochain appel de fonds.

Une dépense avancée est proposée pour ce qui reste à lui rendre : si un appel de fonds en a déjà déduit une part, la ligne affiche le reste, et « sur 100,00 € » en petit rappelle le montant de la note. Une avance ancienne reste proposée — une dette envers un membre ne vieillit pas, elle n'est pas limitée à une fenêtre de dates. Seule une sortie d'argent peut rendre une avance.

Des refus protègent ce geste. Ils s'affichent au rattachement, avec le chemin à suivre :

• « Seul un débit peut rendre une dépense avancée : cette opération est une ENTRÉE d'argent. Enregistrez-la en recette. »
• « Un virement ne rend les dépenses avancées que d'un seul membre, celui qui le reçoit : ce virement en paie un autre. Rattachez la dépense avancée au virement de son membre. » — y compris quand le virement paie un intervenant extérieur ;
• « Il reste 60,00 € à rendre sur cette dépense avancée, et ce virement la dépasse. » — on ne rend pas plus que l'avance ;
• « Cette avance a déjà été rendue ou déduite d'un appel de fonds. » — on ne rend pas ce que le compte courant du membre ne porte plus (en budget par structure, c'est le compte courant du périmètre de la note qui compte).

Quand le virement paie aussi une activité, le refus nomme la dépense par sa date et dit à combien ramener sa ligne (« … sur la dépense avancée du 24/09/2026 : ramenez cette ligne à 60,00 € »). Quand le virement ne porte que des dépenses avancées, il doit être réparti en entier : s'il dépasse ce qui reste dû, le refus vous dit de classer tout le virement en « Remboursement de compte courant » (« Versement à un membre », puis « Autre versement » s'il est proposé) : le compte du membre passe alors en négatif de l'écart, et cet écart reste visible à son solde.

Le document remis au membre pour ce virement porte alors deux sections, « Rémunération » et « Remboursement de frais », chacune avec son total, puis le total du virement. La section des frais est légendée « Dépenses avancées par le bénéficiaire pour la structure, sur justificatifs. » ; le document ne se prononce pas sur le traitement fiscal du remboursement de frais. Un virement qui ne rend que des frais produit un relevé de remboursement de frais.

Le formulaire du versement

Sous l'encadré — ou seul, quand rien n'est dû —, la pastille « Versement à un membre » réunit tout ce qui part vers un membre ; c'est la « Nature du versement » qui fait la différence :

• « Rémunération d’une activité (barème) » — l'argent est parti vers un professionnel pour un acte du barème. Vous choisissez la ligne du barème, le bénéficiaire et la quantité, puis « Continuer — choisir les membres » : l'activité est créée à son nom, rattachée à ce virement, et déduite de sa part au moment de la répartition de fin d'année — puisqu'il a déjà été payé ;
• « Remboursement de compte courant » et « Restitution du fonds de roulement » — la structure rend à un associé un apport qu'il lui avait fait (voir plus haut). Rien à voir avec le barème. Les frais qu'il a avancés, eux, se rendent par l'encadré « Déjà déclaré ».

Un virement déjà rattaché à une activité ou à une dépense, ou qui a déjà rendu une dépense avancée, ne se déclare pas ici : CPTSFlow demande de le remettre « à classer » d'abord, depuis sa ligne. « Remettre à classer » retire alors ses rattachements — et le remboursement qu'il portait.

Si le membre choisi a déjà déclaré ce que ce virement règle, le dialogue « Rémunérer un membre » le dit avant de créer quoi que ce soit : « Régler avec ce virement » rattache le virement à cette déclaration, « Créer quand même » crée l'activité.

Si l'argent est parti pour un achat de la structure, c'est une « Dépense » : vous choisissez l'enveloppe, et elle est ensuite partagée entre les membres selon la clé de cette enveloppe.

Dans le dialogue, chaque ligne du barème affiche son tarif — « 67 €/forfait », « 10 pts/heure ». Quand le montant du virement est un multiple exact d'un tarif, la quantité est proposée toute seule : 268 € se lisent 4 × 67 €. Le total se recalcule à mesure que vous ajustez la quantité, en face du montant réellement viré. Si les deux ne tombent pas juste, l'écart s'affiche en orange et ne bloque rien : vous validez la quantité que vous savez exacte.

Déclarer une réunion depuis un virement

Une réunion payée à ses participants ne se devine pas : elle se déclare. Quand un virement ressemble à une présence en réunion — son libellé parle de réunion, de RCP, de concertation, de bureau — et que d'autres virements du même jour, vers d'autres membres, lui ressemblent, la ligne porte la mention « Réunion détectée » et son détail s'ouvre sur un panneau du même nom : « Ce virement ressemble à une présence en réunion. 7 autres virements du même jour vers d'autres membres lui ressemblent. »

Un seul bouton : « Déclarer la réunion et rattacher les 8 virements ». Il ouvre la déclaration de réunion passée que vous connaissez déjà, avec la date du virement et les présents déjà cochés — il ne vous reste qu'à nommer la réunion et valider. CPTSFlow crée alors la réunion et ses activités, puis rattache chaque virement au membre qu'il a payé. C'est tout ou rien : si un seul rattachement est refusé, aucun n'est enregistré, la réunion reste, et les opérations retournent simplement dans la file « À valider ».

Les lignes des autres virements du lot portent la mention « Réunion » : inutile de refaire le geste sur chacune. Et si la réunion existe déjà — vous l'aviez déclarée dans l'agenda —, le panneau propose directement « Rattacher à cette réunion », sans jamais en créer une seconde.

Pourquoi une ligne en points n'est pas payable par virement

Le barème valorise ses lignes de deux façons : en euros (« 67 € le protocole ») ou en points (« 10 points l'heure de réunion »). La différence, invisible le reste du temps, décide ici de tout.

• Une ligne en euros a une valeur connue le jour même : quatre actes à 67 € font 268 €. On peut donc dire, sans se tromper, que ce virement paie ces quatre actes.
• Une ligne en points n'a pas encore de valeur. Un point ne vaut quelque chose qu'à la répartition de fin d'année, quand ce qui reste de la dotation est divisé par le total des points de l'équipe. Avant cela, personne ne connaît ce montant — pas même CPTSFlow.

C'est pourquoi une ligne en points ne se rattache jamais à un virement : le rattachement serait refusé, et surtout il n'aurait pas de sens. Dans le dialogue, ces lignes restent visibles mais grisées, avec l'explication au survol. Deux issues s'offrent alors, toutes deux propres :

• « Acompte ACI versé à un membre » (panneau à droite, dans le détail de la ligne) : vous déclarez ce virement comme une avance sur la répartition à venir avec « Rattacher à un membre ». La somme sera retenue au moment de la répartition, et le membre touchera le solde.
• Créer une ligne en euros dans le barème pour cet acte, si vous entendez le payer au fil de l'eau plutôt qu'en fin d'année. Les déclarations déjà faites gardent la valeur en vigueur au moment où elles ont été faites.

Une répartition ACI déjà versée à la main

Une maison de santé qui arrive dans CPTSFlow a parfois déjà réparti une dotation ACI elle-même, par un virement à chaque membre — en mai, pour l'ACI de l'année d'avant, par exemple. Ces virements ne sont ni des dépenses ni des remboursements : ce sont des parts d'ACI. Ignorés, ils ne réduiraient pas ce qui reste à répartir, et le même argent serait réparti une seconde fois.

Sur un tel virement encore à classer, la rangée « Nature » propose, juste après « Versement à un membre », la pastille « Répartition ACI versée hors CPTSFlow » — sur une sortie d'argent qui ressemble à un paiement à un membre, hors compte d'une aide, et pour qui a le droit de gérer l'ACI ou les réglages généraux :

1. Vérifiez le « Membre », proposé d'après le libellé ou la proposition de l'assistant ; un membre parti depuis reste proposé quand le virement le désigne.
2. Vérifiez « Au titre de l’ACI » : CPTSFlow propose l'année du virement moins un (« 2025 » pour un virement de mai 2026) ; vous pouvez écrire autre chose, 40 caractères au plus.
3. Cliquez sur « Déclarer la répartition ».

Le montant est celui du virement. Il est compté comme déjà distribué sur le budget ACI de la date du virement — celui qui l'a financé, rappelé dans l'encadré (« budget ACI 2026 ») : il sort de ce qui reste à répartir, au Pilotage comme à la distribution, dont l'historique gagne une carte « Répartition ACI 2025 », sans relevé ni fichier SEPA. Le membre le retrouve dans Mon Compte et dans l'historique de ses versements, sous le nom « Répartition ACI 2025 versée hors CPTSFlow ». Son compte courant ne bouge pas : l'argent est déjà parti. Dans l'export comptable, le versement sort une seule fois, comme une répartition.

Un virement se déclare pour un seul membre : un virement groupé se déclare ligne par ligne. Trois cas sont refusés, avec leur raison : le virement d'une clôture faite dans CPTSFlow (il est déjà compté), une opération antérieure à votre reprise comptable (déjà comprise dans vos soldes de départ), et un membre dont les versements de ce budget ont déjà été déclarés à l'embarquement.

Pour revenir en arrière, ouvrez la ligne : son volet, « Répartition ACI versée hors CPTSFlow », propose « Remettre à classer », qui retire la déclaration — sauf si une répartition faite ensuite dans CPTSFlow en a déjà tenu compte. Tant que la déclaration existe, l'opération ne peut pas être ignorée. Le (i) du volet explique le geste dans l'assistant.

Questions fréquentes

Où sont passés les onglets « Banque », « Justificatifs » et « Charges » ?

Ils ont été réunis en une seule liste. Les opérations à classer sont dans la file « À valider », les dépenses déjà créées dans « Validé » (ou sur la ligne de l'opération qui les a payées), et les pièces à rattacher dans le tiroir du bouton « Justificatifs ». On ne glisse plus une opération vers une dépense : on ouvre la ligne et on choisit « Régler des charges ou activités déjà saisies » — la fenêtre « Régler des charges ou des activités déjà saisies » liste alors les écritures saisies sans opération bancaire, à cocher, puis « Rattacher ».

Pourquoi certaines lignes ont un bouton vert « Valider » et d'autres « Vérifier » ?

Le bouton vert n'apparaît que lorsqu'il ne reste rien à décider : proposition sûre et tous les champs remplis. S'il manque un élément, ou si CPTSFlow hésite, la ligne dit « Vérifier » et s'ouvre pour que vous relisiez. Une sortie d'argent vers un membre ne se valide jamais en un clic.

Une opération est dans le mauvais écran bancaire : que faire ?

Sur un compte à double usage, chaque opération peut changer d'écran : menu « ⋯ » de la ligne, « Passer en charge commune » (ou « Passer en ACI et financements »). Le classement reste modifiable.

Sur la ligne d'un compte qui reçoit une aide, ce geste est remplacé par « Déclarer ce compte comme compte de charges communes » — proposé seulement si votre structure a le module Charges communes : c'est alors tout le compte qui cesse d'être un compte d'aide, et ses opérations passent aux charges communes.

Puis-je reclasser une opération rattachée par erreur ?

Oui : ouvrez la ligne et cliquez sur « Remettre à classer » (aussi dans le menu « ⋯ »). L'opération repasse dans « À valider » et vous pouvez la requalifier librement. Ce qui avait été créé pour cette opération — une charge classée automatiquement, une activité créée par « Versement à un membre » — disparaît avec elle : une fenêtre « Remettre cette opération à classer ? » le liste avant de confirmer. Ce qui existait avant (une réunion, une charge saisie à la main, une écriture réglée par d'autres opérations) reste en place, simplement sans paiement. Si le virement rendait à un membre une dépense qu'il avait avancée, le remboursement est défait : la dépense redevient à régler et le compte du membre retrouve son avance. La dépense elle-même reste : celle d'une note de frais validée ne se supprime pas.

L'opération est ensuite analysée à nouveau (la ligne affiche « Analyse en cours… ») : la nouvelle proposition tient compte des écritures restées sans paiement. Et si vous choisissez de créer une activité alors qu'une activité née de ce même virement attend encore, CPTSFlow vous propose d'abord de la rattacher à nouveau — sans quoi elle serait payée deux fois à la clôture.

Comment supprimer une activité qui se répète ?

Ouvrez le menu « ⋯ » d'une de ses échéances, puis « Supprimer l’activité ». La fenêtre propose trois choix : « Cette échéance », « Celle-ci et les suivantes », « Toute la série ». Elle dit combien d'échéances partent et lesquelles sont conservées, avec la raison : déjà répartie, réglée par un virement, dans une remise de virements, déjà versée à la reprise, liée à une inclusion. Ce qui a été payé ne disparaît jamais avec la série. Supprimer seule une échéance réglée par un virement remet ce virement « à classer », et la fenêtre vous le dit.

Pour supprimer d'un coup plusieurs écritures sans opération bancaire, cochez-les dans la liste : la barre de sélection propose « Supprimer ».

Ma banque ou un fournisseur m'a remboursé : est-ce une recette ?

Non. Un remboursement de frais n'est pas de l'argent gagné : il annule une partie d'une dépense déjà passée. Sur la ligne du crédit, choisissez « Avoir ou remboursement fournisseur » : le formulaire s'ouvre directement sur la nature « Déduction sur une enveloppe (avoir, aide, remboursement) » ; choisissez l'enveloppe qui portait la dépense (par exemple « Frais bancaires »). Le montant vient en moins de cette enveloppe et de ce qui est réparti entre les membres, exactement comme le fait votre logiciel de comptabilité. Si la ligne a déjà été validée en « Autre recette », ouvrez-la et cliquez sur « Modifier » : la nature et l'enveloppe se changent sans quitter la ligne, puis « Enregistrer la modification ».

Une aide reçue d'un financeur (FIR, ARS, collectivité…) se déclare, elle, avec « Subvention reçue », en choisissant l'aide : elle est alors suivie dans Aides et subventions. CPTSFlow refuse d'ailleurs qu'un versement d'aide vienne en déduction d'une enveloppe « ACI et financements » : il gonflerait l'ACI à répartir entre les membres.

Comment voir ce qu'une ligne partagée coûte ou rapporte à un seul membre ?

Filtrez Transactions sur ce membre seul (« Filtres » › « Membres », où l'on cherche par nom, ou l'on coche une structure, un profil ou une profession). La liste passe en vue « Part de … » : sous le montant d'une dépense partagée, sa quote-part ; sous un virement d'activités, ce qui lui est réglé ; les totaux du mois additionnent ses parts. Un « ≈ » signale une part encore estimée par la règle de l'enveloppe, figée au gel de la période. L'interrupteur « Montant total » revient aux montants entiers, et l'export Excel porte alors une colonne à son nom.

Comment rembourser à un membre plusieurs notes de frais d'un seul virement ?

Pour les retrouver, filtrez Transactions sur le membre (filtre « Membres », ou la case « Notes de frais » du type de classement) : ses notes de frais validées y figurent, comme ses activités. Faites un seul virement du total de ses notes validées, depuis le compte de la structure, avec son nom dans le libellé. Quand la ligne arrive, ouvrez-la (CPTSFlow la propose souvent déjà en « Versement à … »), choisissez « Versement à un membre », la nature « Remboursement de compte courant » et le membre : la ligne « Impact » affiche ses avances disponibles, qui doivent couvrir le virement. Validez avec « Déclarer le versement ». Le pas à pas complet est dans Valider les notes de frais.

Une activité réglée par virement a une mauvaise quantité : faut-il la détacher ?

Non. Sur l'activité, cliquez sur « Corriger » : ligne du barème, quantité, date et participants se modifient sans toucher au virement, qui reste rattaché. La fenêtre indique ce qui restera à verser à la clôture ACI, et « Aligner sur le virement » calcule la quantité qui correspond au montant viré. Seule une activité déjà répartie à une clôture ne se corrige plus.

Pour aller plus loin

• La bibliothèque de justificatifs
• Les charges communes et leur pilotage
• Transactions — ACI et financements
• Les enveloppes budgétaires
• Les comptes des associés