Quand chaque société gère ses charges à part
Deux SCM, une SCM et une SCI : donner à chaque société son budget, sa clé de répartition et ses appels de fonds, au lieu d'un budget unique pour toute la maison.
La plupart des maisons de santé n'ont qu'un seul budget de charges : une liste d'enveloppes, une clé de répartition, un appel de fonds par période. Mais certaines portent deux sociétés qui paient chacune des charges — deux SCM, ou une SCM et une SCI qui refacture des loyers. Pour celles-là, un budget unique ne suffit plus : il faut un budget par société.
Faut-il l'activer chez vous ?
Non, dans l'immense majorité des cas. Tant que vous n'activez rien, CPTSFlow fonctionne exactement comme avant : un budget, une clé, un appel de fonds. Ne séparez que si les deux conditions suivantes sont réunies :
- votre maison porte au moins deux sociétés hors SISA (la SISA, qui reçoit l'ACI, n'est jamais concernée) ;
- chacune paie réellement des charges depuis son propre compte bancaire.
Activer le budget séparé d'une société
- Ouvrez Paramètres → Général → Structures Juridiques et sélectionnez la société concernée.
- Sous « Forme Juridique », la carte « Enveloppes budgétaires séparées » propose deux choix. Elle n'apparaît que sur une société hors SISA, avec l'offre Sérénité, et seulement si la maison en porte au moins deux (la société que vous êtes en train de créer compte).
- Choisissez « Oui » — « Cette société gère ses charges à part. » — plutôt que « Non » (« Ses charges sont gérées dans le budget commun de la maison. »), puis « Enregistrer les modifications ».
Si l'autre société paie elle aussi des charges, CPTSFlow pose la question directement sous la carte : « … porte aussi un compte de charges — voulez-vous séparer son budget aussi ? », avec « Ouvrir sa fiche ». C'est une question, jamais une action automatique.
Sous « Oui », une ligne dit ce que la case fait au calcul : « Clé de répartition entre ses 4 associés — les 6 autres membres de la maison ne participent pas à ses charges. » Un budget séparé ne répartit qu'entre les associés de cette société : si les charges concernées sont partagées par toute la maison (assurance commune, internet, ménage), elles ont leur place dans le budget commun, même quand c'est une seule société qui les avance — c'est son compte de charges qui encaisse les appels de fonds.
Revenir au budget commun
Choisissez « Non » sur la fiche de la société. Si des enveloppes lui sont encore rattachées, la carte propose « Remettre ses N enveloppes dans le budget commun », cochée d'avance : l'enregistrement fait les deux à la fois, et ces enveloppes sont réparties entre tous les membres dès l'enregistrement. Une enveloppe qui porte déjà des dépenses réparties, appelées ou closes ne change plus de budget : la carte la nomme, et « Ouvrir ses enveloppes » mène à l'écran où créer ses dépenses à venir dans le budget commun. Un appel de fonds non soldé de la société bloque aussi le retour, jusqu'à son règlement.
Ce qui change dans l'application
Dès qu'une société a son budget, un rail d'onglets intitulé « Vos budgets » apparaît en haut de quatre écrans :
| Écran | Ce qui devient propre à chaque budget |
|---|---|
| Enveloppes charges communes | Les sections, la liste des enveloppes, leur total et la « Clé par défaut » du budget, entre ses associés |
| Pilotage des charges communes | Les dépenses, le suivi budgétaire et la répartition |
| Appels de fonds | Les quote-parts, le Trésor-O-Mètre et le compte d'encaissement |
| Charges & budget de l'embarquement | La saisie initiale, société par société |
Le rail range ses onglets toujours dans le même ordre :
- « Commun (MSP) » en tête — le budget de la maison, celui qui existait avant. Il reste tant qu'il porte une enveloppe ou un compte de charges (celui de la SISA, d'une société sans budget séparé, ou d'aucune société) ;
- un onglet par société ayant son budget, désigné par son nom ; « ses associés » sont les membres rattachés à la société sur sa fiche ;
- « Consolidé » en fin de rail, sur les écrans Enveloppes, Pilotage et Appels de fonds : la somme de tous les budgets, en lecture seule. On y regarde, on n'y modifie rien. Le Pilotage des charges communes s'ouvre toujours sur lui.
Sur l'écran des enveloppes, chaque onglet ne montre que ses sections (et celles qui sont encore vides partout), et sa barre « Répartition Globale » ne compte que ses enveloppes. Le bouton « Ajouter une section » propose alors « Nouvelle section » ou « Reprendre une section existante » d'un autre budget ; renommer une section partagée est signalé (« Titre commun avec … : il y changera aussi. »).
Comment une dépense trouve son budget
La règle tient en une phrase : le budget d'une charge vient de son enveloppe. Une charge sans enveloppe suit le compte bancaire qui l'a payée, et à défaut le budget commun.
Quand l'enveloppe et le compte ne disent pas la même chose — une dépense classée dans une enveloppe de la première société mais payée depuis le compte de la seconde — CPTSFlow le signale sur la ligne par la pastille « Transit entre sociétés », sans rien corriger tout seul et sans rien bloquer : la dépense reste comptée dans le budget de son enveloppe. C'est à vous de trancher : régularisez le transit entre les deux sociétés, ou changez la dépense d'enveloppe. Au classement bancaire, les enveloppes sont d'ailleurs proposées par budget (« Budget … », « Budget commun », puis les autres structures, en transit), et une règle apprise sur une société ne s'applique pas aux opérations de l'autre.
Déplacer les enveloppes existantes
Activer un budget séparé ne déménage rien : vos enveloppes restent dans le budget commun tant que vous ne les déplacez pas. Juste après l'enregistrement, l'assistant « Répartir les enveloppes du budget commun » s'ouvre (un bouton le rouvre dans l'onglet vide d'une société) :
- Pour chaque enveloppe, CPTSFlow lit les comptes bancaires des dépenses qui y sont rattachées et propose une société — ou dit pourquoi il ne propose rien (aucune opération bancaire liée, opérations réglées sur un compte commun, ou sur les comptes de plusieurs sociétés).
- « Cocher les N propositions » coche d'un coup les enveloppes qui ont une proposition ; vous pouvez aussi choisir enveloppe par enveloppe, ou « Laisser dans le budget commun ».
- « Déplacer les N sélectionnées » exécute le déplacement ; « Plus tard » referme sans rien changer.
Une enveloppe figée par une répartition, d'une période close ou portée par un appel de fonds déjà émis ne se déplace pas. Plus tard, une enveloppe se déplace aussi individuellement : « Déplacer » sur l'enveloppe ouverte, puis « Déplacer cette enveloppe » — le changement vaut pour les charges à venir. Créer ou déplacer une enveloppe dans le budget d'une société demande le droit « Paramètres Généraux ».
La mise en route d'un nouveau budget
Une société qui vient d'obtenir son budget n'est pas opérationnelle pour autant. Sa fiche renomme alors sa carte de comptes en « Mise en route de son budget » : sous ses comptes bancaires, une liste qui se coche toute seule à mesure que c'est fait :
| À faire | Pourquoi c'est nécessaire |
|---|---|
| Un compte de charges rattaché à cette société | Sans compte de charges, ses appels de fonds ne peuvent pas être émis. |
| Les soldes de départ des associés | Sans eux, chaque associé démarre à zéro dans cette société. |
| Son historique de dépenses (facultatif) | Il enrichit le classement automatique, il ne conditionne aucun calcul. |
| Ses enveloppes budgétaires | Sans enveloppe, ses dépenses restent dans le budget commun. |
| Sa clé de répartition entre ses associés (facultatif) | À défaut : parts égales entre ses associés. |
Une sixième ligne apparaît au besoin, quand un solde de départ est resté rangé sous une seule structure : répartissez-le pour que chaque société parte du bon montant. Chaque ligne est cliquable et vous emmène au bon écran. Une fois les éléments requis faits, la liste se replie derrière « Mise en route — terminée » ; le tableau de bord signale, d'ici là, ce qu'il reste à faire.
Émettre les appels de fonds
Chaque budget appelle ses fonds sur son propre compte : ouvrez l'onglet du budget concerné, puis émettez comme d'habitude. L'appel est émis au nom de la société (sa raison sociale et son SIRET) et s'intitule « Appel de fonds {société} — {période} ». Trois conséquences à connaître :
- depuis la vue « Consolidé », l'émission est impossible — CPTSFlow vous le dit et vous invite à choisir un budget dans le rail ;
- un budget sans compte de charges rattaché est signalé sous le rail (« … n'a pas de compte de charges »), avec « Relier un compte », pour que vous n'alliez pas régler le compte de la mauvaise société ;
- un règlement reçu sur le compte d'une autre société que celle qui a émis l'appel est refusé : rattachez la transaction au bon compte.
Le forfait cabinet, lui, ne s'appelle que depuis le budget commun.
Revenir au budget commun
Sur la fiche de la société, repassez la carte sur « Non » et enregistrez. CPTSFlow refuse tant que ce budget est encore vivant : des enveloppes lui sont rattachées (même à 0 €), ou des appels de fonds ne sont pas soldés. L'écran vous dit exactement combien, et quoi faire — déplacer ses enveloppes vers un autre budget, solder ses appels — avant de réessayer. La même règle protège la suppression de la société.
Questions fréquentes
Est-ce que cela change ma comptabilité ou mon export FEC ?
Non. Le budget est un axe de gestion, posé à côté de la comptabilité, jamais à sa place. L'entité comptable d'une écriture continue de venir de son compte bancaire, et l'export comptable ne lit jamais les budgets.
Et si je n'ai qu'une seule société hors SISA ?
La carte n'apparaît pas : il n'y a rien à séparer. C'est volontaire.
Un associé peut-il appartenir aux deux sociétés ?
Oui, c'est même fréquent. Il recevra alors un appel de fonds par budget, chacun avec l'IBAN de sa société. Son compte d'associé, lui, présente un solde toutes structures confondues ; seul le solde de départ y est détaillé « Par structure ».
Les notes de frais suivent-elles le budget ?
Oui : une note de frais validée devient une charge dans l'enveloppe choisie, donc dans le budget de cette enveloppe. Le membre ne se voit proposer que les enveloppes du budget commun et de ses propres sociétés.