Comptes bancaires et fonds de roulement
Connecter ou déclarer les comptes de la structure (DSP2, lecture seule), puis décider si elle constitue un fonds de roulement — la réserve de trésorerie qui évite les fins de mois difficiles — et le régler.
Ces deux étapes branchent CPTSFlow sur l'argent réel de la structure : la connexion bancaire qui alimente automatiquement vos transactions, et le fonds de roulement, la réserve de sécurité qui lisse la trésorerie.
Où trouver ces écrans
Depuis le hub d'embarquement, groupe « 1. Général », carte « Comptes Bancaires ». Le « Fonds de roulement » se trouve dans le groupe « 3. Charges communes » (ou directement dans le groupe Général si vous avez indiqué ne pas avoir de charges communes).
Connecter un compte
- Cliquez sur « Ajouter un compte ». Deux voies s'offrent à vous : « Synchronisation bancaire » (vos opérations et vos soldes remontent seuls, chaque jour) ou « Import manuel » (vous déclarez le compte à partir de son IBAN ou d'un RIB, puis importez vos relevés).
- La synchronisation utilise la directive européenne DSP2, en lecture seule : vous vous authentifiez directement auprès de votre banque, dans une fenêtre sécurisée. CPTSFlow voit les transactions mais ne peut jamais faire de virement ni toucher à votre compte, et vos identifiants bancaires ne transitent jamais par CPTSFlow.
- Rattachez chaque compte à sa structure juridique (le compte de la SISA, celui de la SCM…) et donnez-lui son rôle, en le configurant à la connexion ou plus tard avec « Éditer » : l'interrupteur « Canal de fonds ACI et France Santé » désigne le compte qui reçoit la dotation de la CPAM (sa carte porte alors le badge « Compte ACI »), l'interrupteur « Compte de charges communes » celui qui paie les dépenses communes et reçoit les appels de fonds (badge « Compte Charges »). Le compte qui reçoit une aide (le FIR de l'association, par exemple) n'a pas de rôle à cocher : il est reconnu à partir de l'aide, déclarée à l'étape « Aides et subventions » (« Compte qui reçoit l'aide »). Ses opérations se classent dans « Transactions — ACI et financements », et, dans Paramètres › Connexion Bancaire, sa carte porte la pastille « Reçoit l'aide « … » ».
Une pastille signale les connexions qui expirent (« Connexion DSP2 expirée dans … ») : la réglementation impose de renouveler l'autorisation régulièrement, d'un simple clic sur « Rafraîchir ».
Le fonds de roulement (FDR)
Le fonds de roulement est la réserve de sécurité financière de la structure : une somme constituée par les associés pour payer le loyer et les factures sans attendre les remboursements de chacun ni le prochain versement ACI. Il n'existe qu'avec l'offre Sérénité : il n'a de sens que lorsque la structure paie des charges communes qu'elle se fait ensuite rembourser par les membres. Il n'est pas obligatoire : l'étape (écran « Fonds de roulement (FDR) de Sécurité ») commence donc par une question.
Oui ou non ?
« Votre structure constitue-t-elle un fonds de roulement ? » Deux cartes :
- « Oui, nous constituons une réserve » fait apparaître le réglage du fonds, décrit plus bas.
- « Non, pas de fonds de roulement » demande une confirmation (« Confirmer : pas de fonds de roulement »), puis enregistre ce choix pour toute l'équipe : l'étape est marquée « Passée » (elle reste visible dans la barre et le récapitulatif, et compte comme faite dans la progression) et la carte « Fonds de roulement non configuré » disparaît du tableau de bord. Une structure sans charges communes peut très bien s'en passer.
Pas encore décidé ? « Décider plus tard », dans la barre du bas, passe à l'étape suivante sans rien effacer : l'étape reste à faire, et le tableau de bord affiche en attendant « Fonds de roulement non configuré ». Rien n'est jamais supprimé : les apports déjà versés restent visibles, et cliquer « Oui » annule un « Non ». Une cible déjà enregistrée empêche de répondre « Non » : remettez-la d'abord à zéro.
Régler le fonds
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Fixez le montant cible — l'écran vous propose deux mois de vos charges communes, arrondis à la centaine ; le (i) à côté de « Combien ? » détaille le calcul sur vos propres enveloppes.
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Répartissez les quotes-parts entre associés : « Calculer au prorata des parts » en un clic, ou en ajustant chaque montant à la main.
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Si le fonds existe déjà (structure existante), enregistrez la reprise des sommes déjà constituées plutôt que de rappeler de l'argent : bouton « Le fonds est déjà constitué ? Reprendre l’existant ».
:::attention Ne comptez jamais deux fois le même apport La fenêtre « Reprendre un fonds de roulement existant » propose deux options : « Déjà dans les soldes importés », quand les apports figurent déjà dans les comptes des associés repris de votre comptabilité, et « Pas de comptabilité importée », qui les y ajoute. Si vous avez importé une balance comptable, ajouter ces sommes une seconde fois doublerait l'apport de chacun : seule la première option est alors proposée, et le serveur refuse un tel ajout sur un associé dont le solde de départ n'est pas nul. La seconde reste offerte si votre fonds de roulement est suivi comme un dépôt bloqué, hors des comptes d'associés. :::
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Une fois l'embarquement terminé, « Appeler les apports manquants » crée les appels d'apport correspondants, avec un e-mail à chaque associé.
Ce fonds n'est pas dépensé : il est restituable. Le jour où la structure rend son apport à un associé — à son départ, ou parce que la cible a été revue à la baisse — le virement sortant se qualifie sur l'écran banque en « Restitution du fonds de roulement » (voir le rapprochement bancaire) : la ligne apparaît en négatif sous « Apports reçus » et la collecte indique alors ce qui a été restitué et le fonds réellement constitué à ce jour. Aucun apport n'est redemandé pour autant : un appel déjà honoré ne se rouvre jamais. Ne classez jamais ce virement en charge — cet argent n'appartenait qu'à lui, il n'a pas à être réparti entre les autres.
Questions fréquentes
Ma banque n'apparaît pas dans l'assistant, que faire ?
Choisissez « Import manuel » après « Ajouter un compte » : vous déclarez le compte avec son IBAN (ou un RIB), et vous alimentez son historique par vos relevés. Le suivi automatique des transactions ne sera pas actif, mais la structure et ses documents fonctionneront normalement. Vous pourrez connecter le compte plus tard avec « Connecter à ma banque », sur sa carte : à IBAN identique, les deux n'en font plus qu'un — voir Connecter la banque.
Puis-je passer ces étapes et y revenir ?
Oui : « Passer » sur les comptes bancaires, « Décider plus tard » (ou la réponse « Non ») sur le fonds de roulement. Sachez simplement que sans compte connecté, le suivi de trésorerie en temps réel et le rapprochement automatique attendront.