L'import comptable : reprendre votre situation réelle
Comment CPTSFlow reprend votre comptabilité existante : la date de reprise, l'import de la balance pour les soldes de départ, celui de votre budget de charges, et celui de vos écritures passées.
Si votre maison de santé existait avant CPTSFlow, il faut reprendre ce qui existe déjà : ce que la structure doit à chaque associé, votre budget de charges, vos dépenses habituelles. Ce travail ne se fait pas dans un grand écran unique : il est réparti sur trois étapes du parcours, chacune avec son document, sa question et son écran de contrôle.
Où trouver ces écrans
En Sérénité, depuis le hub d'embarquement, groupe « 3. Charges communes ». Il contient quatre cartes, dans cet ordre :
| Étape | Ce qu'elle reprend | Le document |
|---|---|---|
| Soldes associés | La date de reprise, puis le solde de départ de chaque associé | Votre balance de situation |
| Enveloppes et répartition | Vos enveloppes de charges communes et leurs montants | Votre document budgétaire (tableur, PDF…) |
| Historique transactions | Vos dépenses habituelles, pour les classer automatiquement ensuite | Votre FEC, votre Grand Livre ou un relevé de compte |
| Fonds de roulement | La réserve de trésorerie de la structure | (une question « oui ou non », puis une saisie) |
Chaque étape suit le même déroulé, toujours le même : un choix (importer un document, le déduire de votre historique bancaire pour les enveloppes, ou saisir à la main) → le dépôt du fichier → « Lancer l'analyse » → un compte rendu de ce que CPTSFlow a lu → l'écran de contrôle où vous corrigez et validez. Vous pouvez quitter la page pendant l'analyse : elle se poursuit en arrière-plan. Les tableurs Excel, Numbers ou CSV sont acceptés, comme les PDF, les fichiers texte et les photos lisibles.
Étape 1 — Soldes associés : d'abord la date de reprise
La première étape s'ouvre sur une question : « À partir de quand CPTSFlow suit-il vos comptes ? ». C'est la date de reprise (votre comptable dira « date de transition ») : le premier jour suivi par l'application, le point de bascule entre votre ancienne comptabilité et CPTSFlow.
Le plus simple est le 1er du mois en cours : votre comptable arrête alors une balance à la fin du mois précédent, un document standard qu'il produit en quelques minutes. La règle tient en une phrase : votre document comptable est arrêté la veille de cette date. Une balance arrêtée au 30 juin correspond à une reprise au 1er juillet ; une balance arrêtée au 31 décembre à une reprise au 1er janvier. Autrement dit : date du document + 1 jour.
Si vous choisissez une date en cours de mois, CPTSFlow vous le signale et demande confirmation (« Reprendre en cours de mois ? ») : un mois se retrouverait « à cheval » entre vos deux suivis, et le moindre écart finirait dans les soldes de vos associés.
Étape 1 (suite) — importer la balance, ou saisir les soldes
La date enregistrée (« Enregistrer la date »), deux voies vous sont proposées :
- « Importer vos soldes associés » (voie recommandée, badge « Analyse IA ») : ces soldes se trouvent dans votre balance de situation, le document que votre comptable arrête à une date donnée — il l'appelle aussi « bilan intermédiaire » ou « situation comptable ». Il liste chaque compte et son solde, dont les comptes courants de vos associés (les comptes 455). Déposez-le (PDF, Excel, Numbers, CSV ou même une photo lisible), cliquez sur « Lancer l'analyse ».
- « Saisir les soldes actuels à la main » : si vos associés sont peu nombreux et que vous connaissez les montants, saisissez-les ligne par ligne. Un solde à zéro est une réponse valable.
L'analyse terminée, un compte rendu — « Nous avons lu votre balance de situation » — vous dit ce qui a été lu, ce qui a été laissé de côté et pourquoi, et ce qu'il faut vérifier. Puis « Voir mes soldes » vous amène au tableau « Soldes des associés » : une ligne par associé, avec son solde de départ — et son compte comptable lorsque le document en porte un —, et un total en pied de tableau. Vous rattachez chaque ligne au bon membre, corrigez les montants, ajoutez une ligne manquante avec « Ajouter un compte », puis « Enregistrer » (vous restez sur le tableau) ou « Suivant ».
Étape 2 — Enveloppes et répartition
La deuxième étape construit vos enveloppes de charges communes — loyer, électricité, secrétariat, logiciels… Elle s'ouvre sur trois voies :
- « Importer votre document d'enveloppes budgétaires » : le document qui récapitule déjà vos charges (souvent un tableur Excel, mais tout format est accepté). CPTSFlow en tire vos postes, leurs montants et le total annoncé — vos libellés sont repris tels quels, jamais réinventés. Si votre document regroupe les postes en grandes familles, la hiérarchie est conservée.
- « Déduire de votre historique bancaire » : CPTSFlow lit les opérations réelles du ou des comptes qui paient vos charges communes (synchronisation bancaire ou relevés importés) et reconstitue vos postes, chaque montant étant la somme exacte de vos opérations. Un an d'historique ou plus donne la proposition la plus fidèle.
- « Construire votre budget à la main » : vous partez d'une page vierge ou des postes standard, et créez vos enveloppes une à une.
Le compte rendu vous montre les enveloppes lues et contrôle leur somme contre le total annoncé par votre document : un écart vous est signalé avant que vous validiez. Puis « Voir mes enveloppes » ouvre l'éditeur « Enveloppes charges communes », où vous ajustez les montants et choisissez la clé de répartition de chaque enveloppe. Le détail de cet écran est décrit dans Charges & budget.
Étape 3 — Historique transactions
La troisième étape ne reprend aucun montant : elle apprend à CPTSFlow vos dépenses habituelles, pour que les prochains mouvements de votre compte bancaire arrivent déjà rangés dans la bonne enveloppe. L'écran s'ouvre sur une page d'explication — « Apprenez à CPTSFlow vos dépenses habituelles » — avant tout dépôt.
Cette étape appartient au volet « Charges communes », donc à Sérénité, qui contient aussi la comptabilité tenue en continu de Gestion : seuls le FEC ou le Grand Livre y sont acceptés — ce sont les deux seules pièces qui portent vos comptes. Elle reste facultative (« Passer cette étape » la marque comme passée, et vous pourrez y revenir), mais elle est vivement recommandée. Elle récupère vos postes et codes comptables ainsi que vos classements passés, et c'est ce qui garantit un export FEC cohérent avec ce que votre cabinet connaît déjà.
Après l'analyse, le tableau « Vos opérations habituelles » regroupe par libellé ce qui revient dans vos documents — vos dépenses, mais aussi vos recettes, subventions ou cautions. Pour une dépense : le libellé, affiché en entier, le « Compte » lu dans vos documents (cette colonne n'apparaît que si votre fichier en porte : un relevé bancaire n'en a pas), l'« Enveloppe budgétaire » proposée (que vous confirmez ou corrigez), le « Montant moyen » et une colonne « Financement », dont le bouton « Passer en ACI et financements » renvoie vers l'écran jumeau une dépense que la dotation paie. Une colonne « Nature comptable » s'y ajoute, puisque l'offre tient la comptabilité en continu. Chaque ligne que vous classez devient une règle : le prochain mouvement portant le même libellé arrivera déjà rangé — et toujours « à valider », vous gardez la main. « Enregistrer » envoie vos règles sans quitter l'écran ; « Suivant » ne renvoie rien que vous n'ayez changé.
Un virement reçu d'un associé peut être rattaché à lui (« Recette d'un membre », dans « Vos recettes »). CPTSFlow le propose seulement quand le libellé ou le compte désigne vraiment la personne : un nom de famille trouvé dans l'intitulé d'un compte de charges ne suffit pas. Quand seules des initiales sont reconnues, aucun membre n'est pré-rempli : le nom possible est donné en indice, vous choisissez dans la liste.
Une dépense qui nomme un associé n'est pas une charge à répartir : c'est la structure qui lui verse de l'argent. Le bloc « Versement à un associé ? » prolonge la ligne et demande à qui et à quel titre — remboursement de son compte courant (mémorisé pour les prochains virements du même libellé), restitution du fonds de roulement ou reversement ACI (rien à mémoriser). « C'est une dépense » écarte la proposition. Le même bloc s'ouvre sur n'importe quelle dépense par l'icône de la colonne « Financement », même quand aucun nom n'a été reconnu.
Dans « Vos recettes », la liste « Nature du versement » propose aussi « Dotation ACI / France Santé » : un virement de la CPAM que CPTSFlow n'aurait pas reconnu se range ainsi du côté de la dotation, sans membre et sans règle.
Réimporter plus tard
Aucune de ces étapes n'est un aller simple. Sur chacune, un bouton « Importer » (ou « Réimporter » si vous avez déjà déposé un document) attend en haut à droite de l'écran de contrôle. Avant de relancer, CPTSFlow vous prévient de ce qui sera remplacé et vous laisse « Conserver » ce que vous avez déjà — et rien n'est enregistré avant « Enregistrer » ou « Suivant ».
Questions fréquentes
L'analyse semble longue, est-ce normal ?
Oui : l'IA lit chaque page de vos documents, comptez quelques minutes. Vous pouvez quitter la page, et même la recharger : l'analyse continue, une carte en bas à droite la suit. Pressé ? « Annuler l'analyse » vous rend le dépôt. Si le serveur ne répond pas au bout de quinze minutes, l'étape vous le dit et vous pouvez relancer.
Mon comptable ne fournit que le Grand Livre en PDF, ça suffit ?
Oui. Le Grand Livre est moins riche que le FEC — ses libellés sont plus agrégés — mais parfaitement exploitable, et il est presque toujours gratuit. Déposez-le dans sa zone dédiée.
Dois-je faire ces trois étapes dans l'ordre ?
C'est l'ordre conseillé (la date de reprise conditionne les soldes), mais rien ne vous y oblige : vous pouvez traiter les enveloppes avant les soldes et y revenir. Seule la date de reprise doit être confirmée avant d'enregistrer des soldes de départ.
Et mes statuts, où se déposent-ils ?
Dans le groupe « 1. Général », à l'étape « Import Statuts SISA » — ils pré-remplissent les associés et leurs parts. Voir Infos générales.