Charges communes et enveloppes de budget
Construire le budget prévisionnel des charges communes, étape propre à l'offre qui les porte — et ce que deviennent les autres offres, où chacun paie ses propres frais.
L'étape « Enveloppes et répartition » (écran « Enveloppes charges communes ») construit le budget prévisionnel de vos dépenses communes : loyer, électricité, secrétariat, logiciels… organisées en enveloppes budgétaires qui seront ensuite réparties entre associés.
Où trouver cet écran
Depuis le hub d'embarquement, groupe « 3. Charges communes », carte « Enveloppes et répartition ».
Trois façons de commencer
L'étape s'ouvre sur un choix, « Vos charges communes » :
- « Importer votre document d'enveloppes budgétaires » — le document qui récapitule déjà vos charges communes (souvent un tableur, mais un PDF ou une photo lisible font l'affaire). CPTSFlow en tire vos postes, leurs montants et le total annoncé, en reprenant vos libellés tels quels. Le détail de cet import est décrit dans Import comptable.
- « Déduire de votre historique bancaire » — CPTSFlow reconstitue vos postes à partir des opérations réelles du ou des comptes qui paient vos charges communes (synchronisation bancaire ou relevés importés).
- « Construire votre budget à la main » — vous partez d'une page vierge ou des postes standard proposés, et créez vos enveloppes une à une.
Dans tous les cas vous arrivez ensuite sur le même éditeur, et le bouton « Importer » (ou « Réimporter ») reste disponible en haut à droite si vous récupérez un document plus tard.
Pendant une analyse, « Annuler l'analyse » vous ramène au document déposé ou aux comptes choisis. Si vous changez d'étape, l'analyse continue : une carte en bas à droite la suit, et un clic vous y ramène, là où elle en est.
Construire vos enveloppes
Une enveloppe budgétaire est une catégorie de dépenses avec un montant annuel prévu et sa règle de répartition : « Loyer et locaux — 24 000 € — réparti aux tantièmes », « Secrétariat — 18 000 € — réparti uniformément »… Sur cet écran :
- Partez des enveloppes proposées — issues de votre document budgétaire importé si vous en avez déposé un, ou des modèles standards sinon (bouton « Suggestion CPTSFlow », qui complète les postes manquants sans rien effacer).
- Ajustez les montants annuels à votre réalité.
- Choisissez pour chaque enveloppe sa règle de répartition : aux tantièmes (surface et temps de présence), uniforme (à parts égales), ou nominative (des montants fixés membre par membre).
« Enregistrer » (barre du bas) enregistre vos enveloppes et valide l'étape sans quitter l'écran ; « Suivant » fait de même si besoin, puis passe à l'étape suivante. Un budget vide est accepté : le message « Aucun budget configuré — vous pourrez le faire plus tard » vous le confirme, et vous compléterez depuis l'application. Si des enveloppes restent à 0 €, une fenêtre vous propose de les supprimer ou de tout garder.
Quand une enveloppe bloque (nom vide, répartition incomplète), la barre du bas la nomme après « Pour continuer : », avec un bouton « Voir » qui l'ouvre dans l'éditeur ; une ligne rouge s'affiche sous la carte concernée. Au moment d'enregistrer, deux fenêtres peuvent encore apparaître :
- « Aucune enveloppe pour les petits imprévus » : aucune de vos enveloppes ne peut accueillir une petite dépense inclassable (frais bancaires, timbres…). « Ajouter l'enveloppe Divers (300 €) » la crée ; « Continuer sans » (« Enregistrer sans » depuis « Enregistrer ») passe outre.
- « Ces charges ne seraient réparties à personne » : une clé de répartition pondère la surface ou le temps de présence alors qu'aucun local n'est renseigné — les quotes-parts seraient vides. « Renseigner mes locaux d’abord » vous mène à l'étape des locaux ; « Je comprends, … quand même » enregistre tout de même.
Avec un budget par structure, « Enregistrer » règle l'onglet ouvert et y reste ; « Suivant » passe à l'onglet qui reste à régler, puis à l'étape suivante.
Sans charges communes : les offres Coordination et Gestion
Cette étape n'existe qu'en Sérénité, l'offre des charges communes. En Coordination comme en Gestion :
- tout le volet « Charges communes » est absent du parcours et de l'application — pas de clé de répartition, pas d'appels de fonds de charges ;
- CPTSFlow se concentre sur votre dotation ACI, vos aides, vos notes de frais (remboursées par la structure) et, en Gestion, la banque en temps réel et la comptabilité de la structure ;
- ni fonds de roulement, ni soldes associés, ni comptes courants d'associés : ils n'ont de sens que lorsque des charges se répartissent entre les membres ;
- vous ouvrirez les charges communes le jour où vous en aurez besoin, en passant à Sérénité.
Questions fréquentes
Mon tableur de budget a été importé, dois-je tout refaire ?
Non : ses postes de dépenses ont servi à pré-remplir les enveloppes. Vérifiez les montants, ajustez les règles de répartition, enregistrez.
Une dépense est financée par une aide, comment la traiter ?
Les aides (FIR, ARS…) se déclarent à l'étape facultative « Aides et subventions », en tête du groupe « ACI et financements », puis se relient aux enveloppes qu'elles financent. Sur une enveloppe de charges communes financée par une aide, la part financée est déduite de ce que les membres doivent — voir Financer une enveloppe par une aide.