Charges communes et enveloppes de budget
Construire le budget prévisionnel des dépenses partagées — ou choisir le mode sans charges partagées si chacun paie ses propres frais.
L'étape « Enveloppes et répartition » construit le budget prévisionnel de vos dépenses communes : loyer, électricité, secrétariat, logiciels… organisées en enveloppes budgétaires qui seront ensuite réparties entre associés.
Où trouver cet écran
Depuis le hub d'embarquement, groupe « 3. Finances Hors ACI », carte « Enveloppes et répartition ».
Deux façons de commencer
L'étape s'ouvre sur un choix :
- « Importer votre document d'enveloppes budgétaires » — le document qui récapitule déjà vos charges communes (souvent un tableur, mais un PDF ou une photo lisible font l'affaire). SisaFlow en tire vos postes, leurs montants et le total annoncé, en reprenant vos libellés tels quels. Le détail de cet import est décrit dans Import comptable.
- « Construire votre budget à la main » — vous partez d'une page vierge ou des postes standard proposés, et créez vos enveloppes une à une.
Dans les deux cas vous arrivez ensuite sur le même éditeur, et le bouton « Importer » (ou « Réimporter ») reste disponible en haut à droite si vous récupérez un document plus tard.
Construire vos enveloppes
Une enveloppe budgétaire est une catégorie de dépenses avec un montant annuel prévu et sa règle de répartition : « Loyer et locaux — 24 000 € — réparti aux tantièmes », « Secrétariat — 18 000 € — réparti uniformément »… Sur cet écran :
- Partez des enveloppes proposées — issues de votre document budgétaire importé si vous en avez déposé un, ou des modèles standards sinon (bouton « Suggestion SisaFlow », qui complète les postes manquants sans rien effacer).
- Ajustez les montants annuels à votre réalité.
- Choisissez pour chaque enveloppe sa règle de répartition : aux tantièmes (surface et temps de présence), uniforme (à parts égales), ou nominative (des montants fixés membre par membre).
Vous pouvez valider l'étape même avec un budget vide : le message « Aucun budget configuré — vous pourrez le faire plus tard » vous le confirme, et vous compléterez depuis l'application. Si des enveloppes restent à 0 €, une fenêtre vous propose au choix « Supprimer les enveloppes vides et continuer » ou « Garder tout et continuer ».
Le mode « sans charges partagées »
Deux situations font disparaître cette étape de votre parcours :
- votre structure est en offre Coordination, qui ne comporte pas de dépenses communes ;
- ou bien vous avez répondu « chacun paie ses propres frais » (bail individuel, factures personnelles) à la question posée à la création ou lors d'un changement d'offre.
Dans les deux cas :
- tout le volet « charges communes » est masqué du parcours et de l'application — pas de clé de répartition, pas d'appels de fonds de charges ;
- SisaFlow se concentre sur votre dotation ACI et la comptabilité de la SISA ;
- le fonds de roulement reste au parcours (regroupé dans le groupe Général) pour les structures en Harmonie ou Gestion qui n'ont pas de dépenses communes : il garde son utilité de coussin de trésorerie entre deux versements ACI. En Coordination, en revanche, il n'existe pas ;
- vous pourrez activer les dépenses communes plus tard — en changeant d'offre, ou depuis les Paramètres si votre offre les contient déjà.
Questions fréquentes
Mon tableur de budget a été importé, dois-je tout refaire ?
Non : ses postes de dépenses ont servi à pré-remplir les enveloppes. Vérifiez les montants, ajustez les règles de répartition, validez.
Une dépense est financée par une subvention, comment la traiter ?
Les subventions (FIR, ARS…) se gèrent après l'embarquement, dans le module dédié : une enveloppe financée par une subvention est automatiquement déduite de ce que les membres doivent — voir les subventions.