Équipe, associés, parts sociales et autorisations
Ajouter vos confrères, saisir les parts sociales, envoyer les invitations, et décider qui a accès à quoi grâce aux profils de droits.
Deux étapes du groupe Général décrivent votre équipe : « Équipe et Associés » (qui fait partie de la maison de santé, avec quelles parts) et « Profils & Autorisations » (qui a le droit de faire quoi dans CPTSFlow).
Où trouver cet écran
Depuis le hub d'embarquement, groupe « 1. Général », carte « Équipe & Associés » (« Membres et Associés » dans la colonne de gauche).
Ajouter votre équipe
Trois façons de remplir la liste, de la plus rapide à la plus manuelle :
- Les associés détectés : si vous avez validé votre structure au registre ou importé vos statuts, un encadré « Associés détectés » liste les associés officiels — ajoutez chacun d'un clic avec le bouton « + Ajouter ».
- L'import de fichier : l'encadré « Importer depuis un fichier » (bouton « Importer un fichier ») reprend un tableau de votre équipe — Excel, Numbers, CSV, export d'un autre logiciel ; les colonnes et les professions sont détectées automatiquement, puis fusionnées avec l'existant.
- La saisie manuelle : le bouton « Ajouter une ligne » crée une fiche vide — nom, prénom, e-mail, profession.
Pour chaque membre, renseignez ses « Parts SISA (€) » : les parts se saisissent en euros, et vous indiquez 0 € pour les membres non associés (une salariée, une remplaçante). Chaque personne peut ainsi être membre de l'équipe sans être associée de la société.
Envoyer les invitations
Le bouton « Envoyer les invitations » (« Inviter » sur un écran étroit), dans la barre du bas de l'écran — sous le tableau sur une tablette ou un petit portable —, adresse un e-mail personnel à chaque membre prêt à être invité : fiche complète (prénom, nom, profession, rôle) et adresse e-mail valide. Le chiffre entre parenthèses compte exactement ces membres. Les autres lignes ne bloquent pas l'envoi : elles restent dans le tableau, pour être complétées puis invitées à leur tour. La petite pastille posée sur le bouton (une enveloppe barrée et un chiffre) compte les lignes sans adresse ; un clic dessus place le curseur dans la première case à remplir. Une adresse déjà utilisée par un membre, ou saisie sur deux lignes, passe en rouge dès la saisie.
Chaque fiche porte ensuite son état : « Brouillon » tant qu'elle n'est pas invitée, « En attente » une fois l'invitation partie, avec sa date (« Envoyée le 24/09 à 14:32 »), puis « Actif » quand la personne a complété son profil. Une fiche invitée sort du lot à inviter : un second clic ne l'invite pas deux fois. Pour lui renvoyer son lien, utilisez l'icône « Relancer » de sa fiche.
Vous pouvez aussi garder des fiches en brouillon et envoyer les invitations plus tard, une par une ou groupées — par exemple une fois toute la configuration terminée, pour que l'équipe découvre un espace déjà prêt. C'est le rôle du bouton voisin, « Enregistrer sans inviter » (« Enregistrer » sur un écran étroit), qui affiche entre parenthèses le nombre de fiches prêtes : il enregistre tout d'un seul coup, laisse de côté les fiches que vous n'avez pas touchées, et garde dans le tableau une ligne incomplète, champ manquant en rouge. Ces deux boutons valident l'étape dès que tout est enregistré, sans changer d'écran.
Le bouton « Suivant » enregistre ce qui ne l'est pas encore — en brouillon, sans jamais inviter personne — puis passe à l'étape suivante. Une ligne incomplète l'arrête : la barre la nomme, et « Voir » vous y mène. Retirer une fiche (icône corbeille) demande toujours une confirmation.
Profils & Autorisations
L'étape suivante (« Profils et Autorisations » dans la colonne de gauche) configure les profils de droits : des ensembles de permissions (finances, réunions, paramètres…) attribués aux membres. CPTSFlow fournit des profils standards adaptés à votre réponse du triage : « Administration », « Coordination » et « Gérance » avec une coordinatrice ; « Co-gérance », « Référent comptabilité », « Référent coordination »… avec un pilotage par référents ; « Membre SISA » pour chaque associé. Le bouton « Créer un Profil Custom » permet d'en créer un sur mesure, et la « Visite Guidée » vous fait faire le tour de l'écran.
Sur un profil ouvert :
- « Gérer les membres » ouvre une fenêtre où vous cochez plusieurs membres d'un coup, ou les présélectionnez par structure ou par profession ; l'encadré « Ce qui va changer » récapitule les ajouts et les retraits, et « Enregistrer » les applique en une seule fois.
- « Supprimer ce profil » vaut aussi pour un profil standard dont vous n'avez pas l'usage. Les porteurs du profil sont listés, et la suppression reste bloquée tant qu'il en reste. Un profil standard supprimé réapparaît sous « Profils supprimés », avec un bouton « Restaurer ». Les deux profils de base, « Administration » et « Membre SISA », ne se suppriment pas : c'est ce qui évite de se retirer l'accès à la gestion par erreur.
Questions fréquentes
Un membre n'a pas reçu son invitation, que faire ?
Vérifiez son adresse e-mail sur sa fiche, puis renvoyez l'invitation depuis la même fiche (icône « Relancer »). Une adresse corrigée remet la fiche en « Brouillon » : elle repart alors dans le prochain envoi groupé. Pensez aussi à lui faire vérifier ses courriers indésirables.
Puis-je modifier les parts après la validation finale ?
Pas librement : après la finalisation du parcours, les parts font partie de la configuration verrouillée. Leur modification passe par une demande contrôlée — voir la gestion des membres et associés.