Clore proprement une collaboration — ou la transformer en association
Une fiche d'intervenant facturée ne se supprime pas : elle s'archive. Et si le vacataire rejoint l'équipe, son invitation comme membre part de sa fiche.
Une collaboration de vacation se termine de deux façons : elle s'arrête, ou elle s'intensifie — l'intervenant rejoint l'équipe. SisaFlow traite les deux depuis la fiche de l'intervenant, dans le bloc « Devenir membre, ou clore la collaboration ». Aucune des deux ne supprime quoi que ce soit.
Archiver une fiche d'intervenant
- Ouvrez la fiche depuis l'onglet « Vue Globale » (bouton « Voir profil »).
- Dans le bloc « Devenir membre, ou clore la collaboration », cliquez sur « Archiver la fiche ».
C'est immédiat, et réversible à tout moment.
Ce que l'archivage retire
- la fiche quitte la Vue Globale et le compteur « Intervenants actifs » ;
- elle sort de la checklist de conformité : plus aucune relance sur ses pièces (relancer quelqu'un dont la collaboration est finie est une nuisance, pas un contrôle) ;
- elle n'accepte plus de nouvelle intervention. Si la collaboration reprend, restaurez la fiche d'abord.
Ce que l'archivage ne touche pas
Rien n'est supprimé, rien n'est recalculé :
- ses interventions, ses factures et ses mandats restent en place ;
- sa comptabilité est intacte : charges 622600, TVA déductible, règlements ;
- son récapitulatif annuel reste consultable et peut encore être établi — c'est précisément la pièce que réclame l'expert-comptable après un départ. La ligne de l'intervenant reste dans le bloc « Récapitulatifs annuels », avec la mention Archivé ;
- une mission déjà saisie reste corrigeable et supprimable une par une.
Retrouver et restaurer une fiche archivée
Sous la Vue Globale, une section repliée « Archivés (n) » regroupe toutes les fiches archivées, avec leur date d'archivage. Un bouton « Restaurer » les remet parmi les intervenants actifs.
Faire d'un vacataire un membre de la structure
Un intervenant régulier finit parfois par prendre des parts et rejoindre l'équipe. Depuis sa fiche, le bouton « Inviter comme membre » ouvre le formulaire d'invitation d'associé déjà pré-rempli avec son prénom, son nom, son e-mail et sa profession.
Il ne vous reste qu'à compléter ce qui relève du statut de membre — parts sociales, profil, rôle — puis à envoyer l'invitation. Le professionnel crée lui-même son compte en cliquant sur le lien reçu, comme n'importe quel nouvel associé (voir Membres et Associés).
Deux points à connaître :
- si l'e-mail de la fiche est déjà celui d'un membre (même invité et pas encore inscrit), le bouton laisse place à un message : il n'y a rien à inviter ;
- son historique de vacations reste attaché à sa fiche vacataire. Il n'est ni déplacé, ni recalculé, ni transformé en participation de membre — ses vacations passées restent des honoraires, pas des points ACI.
Une fois l'intervenant devenu membre, archivez sa fiche vacataire si elle n'a plus vocation à recevoir de missions. S'il continue par ailleurs à intervenir comme vacataire (c'est fréquent), gardez-la active : les deux statuts coexistent sans se gêner.
Questions fréquentes
Pourquoi le bouton « Supprimer » n'apparaît-il pas sur cette fiche ?
Parce qu'elle porte au moins un élément qui en fait une pièce de dossier : un e-mail, un tarif, un IBAN, un compte rattaché ou une signature. Archivez-la.
Un intervenant archivé peut-il encore être payé ?
Oui. L'archivage n'annule aucune facture ni aucun règlement en attente : le cycle facturé → payé se poursuit normalement depuis l'onglet « Facturation ».
Puis-je archiver un remplaçant ?
L'archivage concerne les fiches vacataires. Un remplacement a son propre cycle de vie — il se clôture (ou s'annule) depuis l'écran Remplaçants ; une fois Terminé ou Annulé, il ne compte plus parmi les intervenants actifs.
Qui a le droit d'archiver ou d'inviter ?
Les mêmes personnes que pour le reste du module : les détenteurs du droit RH, finance ou administration (voir Profils et permissions).