Organiser votre remplacement : contrat, pièces et rétrocession

Quand vous vous absentez et qu'un confrère prend le relais, c'est vous, le titulaire remplacé, qui pilotez l'opération depuis cet écran. Vous y déclarez votre remplacement, fixez la rétrocession, envoyez le contrat au remplaçant, suivez ses pièces et clôturez la mission une fois terminée.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Mon Espace, puis cliquez sur « Remplaçants ».

SisaFlow

Agrandir

Déclarer un remplacement

1. Cliquez sur « Nouveau Contrat ».
2. Renseignez l'e-mail du remplaçant, les dates de début et de fin.
3. Réglez la rétrocession — le pourcentage des honoraires que le remplaçant vous reverse (curseur, 20 % par défaut). Deux options complètent le contrat si besoin : un minimum garanti (un plancher versé au remplaçant quel que soit son chiffre) et un transfert de charges (la part des charges du cabinet laissée à sa charge, en pourcentage).
4. Validez : le remplacement est créé au statut Brouillon.

Le contrat et l'invitation du remplaçant

Depuis la fiche du remplacement :

• « Générer le contrat » produit le contrat de remplacement (le montant et les conditions viennent de ce que vous avez saisi). La génération est faite en arrière-plan ; l'écran vous prévient quand le document est prêt.
• L'invitation part par e-mail au remplaçant avec le lien de son portail personnel scellé — une adresse unique, qui ne donne accès qu'à son seul dossier. Le statut passe alors à Invitation envoyée.

Les pièces du dossier

Un dossier de remplacement complet réunit plusieurs pièces : le contrat de remplacement, l'attestation RC Pro du remplaçant, le Règlement Intérieur de la structure, et — uniquement si le remplaçant est médecin — l'autorisation de remplacement du Conseil de l'Ordre.

• C'est le remplaçant qui dépose ses pièces depuis son portail scellé (il n'a pas accès à cet écran).
• Chaque dépôt déclenche une vérification automatique par l'IA : la pièce s'affiche « Vérification en cours… », puis Conforme ou Non conforme avec le motif. Quand tout est en règle, le dossier passe au statut Dossier validé.

Le suivi, étape par étape

Chaque remplacement porte un statut qui avance avec le dossier :

Suspendre, reprendre ou annuler

Le cycle de vie d'un remplacement n'est pas toujours linéaire. Selon le statut courant, la fiche vous propose les bonnes actions :

• Annuler le remplacement — tant que le remplacement n'a pas démarré (Brouillon, Invitation envoyée ou Dossier validé), vous pouvez l'annuler. Une petite fenêtre vous demande le motif (annulation par le titulaire, désistement du remplaçant ou autre) et une note facultative. Le remplacement passe au statut Annulé ; il reste consultable dans la section repliée « Remplacements annulés », mais ne compte plus dans vos remplacements actifs.
• Suspendre — un remplacement En cours peut être mis En pause (congé du remplaçant, interruption temporaire…). Aucune donnée n'est perdue.
• Reprendre — un remplacement En pause repasse En cours d'un clic.
• Le remplaçant peut se désister — depuis son portail personnel, le remplaçant dispose d'un lien discret « Je me désiste de ce remplacement ». Après confirmation, le remplacement passe Annulé (motif : désistement du remplaçant) et vous en êtes informé.

Prolonger un remplacement

Votre confrère reste une semaine de plus ? Inutile de créer un second dossier : ouvrez la fiche du remplacement et cliquez sur « Prolonger » (disponible sur un remplacement En cours ou En pause).

1. La fenêtre rappelle la fin actuelle et vous demande la nouvelle date de fin. Le calendrier n'accepte qu'une date postérieure à l'échéance en cours.
2. Validez : la date de fin est repoussée. L'ancienne échéance n'est pas perdue — elle est conservée dans l'historique des avenants, affiché sous la période d'activité (« Prolongé 2 fois — échéance initiale : 31/08/2026 »).

Pourquoi passer par là plutôt que corriger la date à la main : la période du remplacement détermine le calcul du bilan de clôture (notamment le transfert de charges du titulaire sur la période). Elle est donc écrite par le serveur, après vérification de vos droits — comme tout ce qui touche à l'argent.

Clôturer et solder la mission

À la fin du remplacement, ouvrez la clôture financière :

1. Saisissez le total des honoraires réalisés sur la période et le montant déjà encaissé directement par le remplaçant (espèces, chèques).
2. SisaFlow affiche une estimation, puis le serveur calcule le bilan définitif au centime : part du remplaçant, application du minimum garanti, transfert de charges, et le reste à verser (ou ce que le remplaçant vous doit).
3. Quand le virement est fait, « Marquer réglé » clôt le compte. Le règlement est enregistré côté serveur ; ce geste est réservé aux membres ayant le droit de gestion (RH / Administration).

Clôture par anticipation. Si le remplacement s'est arrêté avant la date prévue (interruption en cours de mission), cochez « Le remplacement s'est arrêté avant la date prévue » et indiquez la date de fin réelle. Le serveur recalcule alors le bilan sur la période réellement couverte, pas sur la période initialement planifiée. Le bouton « Clôturer par anticipation » ouvre directement la clôture avec ce champ.

L'attestation de fin de mission

Une fois le remplacement Terminé, ouvrez sa fiche : le bouton « Générer l'attestation de fin de mission » produit un PDF que vous pouvez remettre au remplaçant. Un remplaçant en demande régulièrement une — pour son Conseil de l'Ordre, sa comptabilité, un dossier de prêt ou simplement pour justifier de son activité.

L'attestation reprend, relus depuis le dossier et non ressaisis :

• les identités : structure, praticien titulaire remplacé, praticien remplaçant (et son RPPS s'il l'a déposé) ;
• la période réellement couverte — si la mission s'est arrêtée avant terme, c'est la date de fin réelle qui est attestée, et le document le signale en rappelant l'échéance initialement prévue ;
• le taux de rétrocession et les montants du bilan de clôture : honoraires générés, encaissements de part et d'autre, transfert de charges éventuel, solde dû au remplaçant, et si ce solde a été réglé.

Le bouton n'apparaît qu'une fois la mission clôturée : sans bilan, il n'y a rien à attester. Le remplaçant, lui, ne peut pas l'établir — il la télécharge depuis la fiche une fois qu'elle existe.

Si le bilan change après coup (règlement enregistré, correction), régénérez l'attestation : la nouvelle version remplace la précédente, il n'y a jamais deux attestations concurrentes en circulation pour une même mission. Tant que rien n'a bougé, regénérer ne réécrit rien et vous rend le document existant.

Questions fréquentes

Le remplaçant peut-il se connecter à SisaFlow ?

Non. Un remplaçant n'est pas membre de la structure : il n'a accès qu'à son portail personnel scellé, reçu par e-mail, verrouillé par son adresse. Il y voit son seul dossier — jamais les données de la maison de santé.

Qui saisit les pièces du dossier ?

Le remplaçant, depuis son portail. Vous, de votre côté, générez le contrat, envoyez l'invitation, suivez l'avancement et clôturez la mission.

Différence avec un vacataire ?

Un remplaçant vous remplace et fonctionne à la rétrocession ; un vacataire intervient pour son propre compte et se facture à l'unité. Les vacataires se gèrent depuis l'écran Remplaçants et vacataires (droit RH), pas ici.

Mon remplaçant me demande une attestation de fin de mission

Clôturez le remplacement, puis générez-la depuis sa fiche (bouton « Générer l'attestation de fin de mission »). Elle reprend la période réellement couverte et le bilan arrêté à la clôture, et se télécharge ensuite depuis la même fiche. Tant que la mission n'est pas clôturée, le bouton n'apparaît pas : il n'y a pas encore de bilan à attester.

Pour aller plus loin

• Gérer les intervenants externes (côté gestion RH)
• Mon profil : RC Pro et signature
• Mon compte et mon solde