Le cockpit « Données & RGPD » de votre structure
Qui est responsable de quoi, où se trouve l'écran qui rassemble vos obligations, et ce que chacun de ses onglets vous permet de prouver en cas de contrôle.
Votre structure collecte des données sur des personnes : ses membres, ses salariés, ses remplaçants, parfois des habitants du territoire. La loi vous demande de savoir lesquelles, pourquoi, pour combien de temps, et de pouvoir le montrer. L'écran « Données & RGPD » rassemble ces réponses en un seul endroit, déjà pré-remplies à partir de ce que vous utilisez réellement.
Qui est responsable de quoi
C'est la première question d'un contrôle, et la réponse est nette :
- Votre structure est responsable de traitement. C'est elle qui décide pourquoi les données sont collectées. C'est donc elle qui répond à un membre exerçant ses droits, qui tient son registre, et qui déclare une éventuelle violation de données.
- SisaFlow est sous-traitant. L'éditeur traite ces données uniquement sur vos instructions, dans le cadre du contrat de sous-traitance que vous avez signé, et vous assiste dans vos obligations — c'est exactement ce que fait cet écran.
Où trouver cet écran
Deux chemins mènent au même endroit :
- Menu latéral → Paramètres → Données & RGPD.
- Depuis la page Paramètres, la section « Données & conformité » : une grande tuile qui affiche l'état de votre structure, et des liens courts qui ouvrent directement l'onglet voulu.
L'accès est réservé aux profils portant la permission « Données & RGPD ». Toute personne qui gère déjà les paramètres généraux l'a automatiquement — vous n'avez rien à reconfigurer. Vous pouvez aussi créer un profil dédié, par exemple un référent données, sans lui ouvrir le reste des réglages : cela se fait dans les rôles et permissions.
Ce que vous voyez : les onglets
| Onglet | Ce qu'il vous permet de faire |
|---|---|
| Vue d'ensemble | Voir où en est la structure, ce qu'il reste à faire, et sauter au bon onglet. |
| Demandes de droits | Suivre les personnes qui demandent une copie de leurs données ou leur effacement, et vos délais pour répondre. |
| Journal des accès | Savoir qui est intervenu sur vos données depuis l'extérieur de votre équipe, et ce qui en est sorti. |
| Consentements & acceptations | Retrouver les contrats signés, les conditions acceptées par chaque membre, les agendas reliés, les réunions enregistrées. |
| Réversibilité & exports | Récupérer vos données, écran par écran ou en une archive complète. |
| Registre des traitements | La pièce n°1 d'un contrôle, pré-remplie, exportable au modèle de la CNIL. |
| Rétention & purges | Combien de temps chaque donnée est conservée, et par quel mécanisme. |
| Sous-traitants | Les prestataires qui interviennent réellement sur les données de votre structure. |
Un score qui ne vous ment pas
La vue d'ensemble affiche un score de conformité sur 100. Il est calculé à partir de faits vérifiables : contrat de sous-traitance à jour, conditions acceptées par tous les membres actifs, référent nommé dans le registre, absence de demande en retard, réunions enregistrées dûment annoncées.
Le même principe s'applique partout dans cette section : l'onglet Rétention affiche en ambre les données pour lesquelles aucune purge automatique n'existe encore, plutôt que de les taire. C'est ce qui rend crédible le reste du tableau.
Questions fréquentes
Faut-il nommer un délégué à la protection des données (DPO) ?
Pour la plupart des maisons de santé, non : la désignation n'est obligatoire que dans des cas précis (organisme public, suivi à grande échelle, traitement de données de santé à grande échelle). En revanche, nommer un référent interne est vivement recommandé et se fait dans l'onglet Registre des traitements : la CNIL attend un nom et un contact.
Nos données sortent-elles de l'Union européenne ?
Non. L'hébergement, le stockage et les traitements par intelligence artificielle restent dans l'Union. Le contrat de sous-traitance l'engage explicitement, et la liste des prestataires avec leur localisation est visible dans l'onglet Sous-traitants.
Un membre me demande « qu'avez-vous sur moi ? » — que faire ?
Il peut se servir lui-même : la carte « Mes données personnelles » de son compte produit une copie complète en quelques minutes. S'il préfère passer par vous, sa demande apparaîtra dans l'onglet Demandes de droits.