Le registre des adhérents : adhésions, cotisations et candidatures
Tenir le registre associatif de votre CPTS — un statut d'adhésion daté et motivé pour chaque fiche, une campagne de cotisations rapprochée de la banque, des candidatures approuvées ou refusées avec leur motif.
Une CPTS est une association : ses adhérents votent en assemblée générale et paient une cotisation. L'écran « Adhérents » est le registre de cette vie associative — qui adhère, depuis quelle commune, pour quel métier. Les personnes morales (officines, établissements, maisons de santé) y figurent au même titre que les professionnels.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Adhérents et territoire, puis cliquez sur « Adhérents ». L'entrée n'apparaît qu'aux rôles qui portent la permission « Administration Membres » (famille Configuration Plateforme de Profils et permissions) — dans les profils fournis : Administration, Président·e, Trésorier·ère et Secrétaire général·e.
En tête d'écran, le lien « Ouvrir l'annuaire du territoire — carte et professionnels non adhérents » mène à l'annuaire.
Ce que vous voyez
Trois onglets, chacun avec son compteur : « Registre », « Cotisations » et « Candidatures ». Le bouton « Exporter » produit un classeur Excel de l'onglet affiché : le registre (limité aux fiches filtrées quand un filtre est actif), les adhérents sortis, ou les cotisations émises.
L'onglet Registre montre :
- des indicateurs : Adhérents référencés, Personnes morales, Communes représentées, Professions représentées, Adhésions à jour ;
- des segments : Tous les adhérents, Personnes morales et Anciens adhérents — les radiés et les démissionnaires, qui sortent du registre courant ;
- des filtres : la recherche (« Nom, profession, commune, code postal… »), la profession, la commune, la catégorie et les étiquettes, avec « Réinitialiser les filtres » ;
- la liste : un clic sur une ligne ouvre la fiche — identité, Adhésion, Journal d'adhésion, exercice, contact, étiquettes, et le bloc Adhésion et cotisation de la campagne en cours.
Poser ou changer un statut d'adhésion
- Ouvrez la fiche, puis cliquez sur « Modifier l'adhésion ».
- Choisissez le Statut d'adhésion : Candidat·e, Adhérent·e à jour, Adhésion suspendue, Démissionnaire ou Radié·e.
- Renseignez « Adhérent·e depuis », la « Date d'effet de la décision » et le « Collège statutaire ».
- Pour une officine, un établissement ou une maison de santé, cochez Personne morale et saisissez son SIRET (14 chiffres).
- Écrivez le Motif — par exemple « Décision du conseil d'administration du 12 mars. » Il est conservé au journal d'adhésion.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le statut décide du droit de vote en assemblée et de l'émission d'un appel de cotisation. Une fiche radiée ou démissionnaire sort du registre courant : elle ne vote plus et ne reçoit plus d'appel, mais ses cotisations passées restent consultables.
Les cotisations
- Cliquez sur « Ouvrir la campagne ». Choisissez l'Exercice, puis saisissez le Barème (en euros) voté en instance : une ligne par catégorie, avec son montant et la population à laquelle elle s'applique (Tous les adhérents, Personnes physiques ou Personnes morales).
- Cliquez sur « Ouvrir et émettre les appels ». La campagne est ouverte, et un appel de cotisation part dans le même geste à chaque adhérent dont le statut est « à jour ».
- Quand un paiement arrive sur le compte bancaire, cliquez sur « Rapprocher » : choisissez le mouvement bancaire à classer, puis cochez les cotisations qu'il règle — une remise de chèques en couvre souvent plusieurs. Le total sélectionné doit correspondre exactement au montant reçu. L'opération bancaire est alors classée en recette « cotisation », et l'écriture comptable est produite avec.
- Pour un règlement qui ne passe pas par le compte, utilisez « Marquer réglée » et indiquez le moyen et la date. Le montant vient du barème : il ne se saisit pas.
Le tableau des cotisations reprend, pour chaque adhérent, le Statut, le Montant, le Règlement et l'état Banque (Rapprochée ou Non rapprochée). Trois boutons complètent la campagne : « Émettre les N appels manquants » (un adhérent entré en cours d'année, par exemple), « Relancer N impayés » (par e-mail, pour ceux qui ont une adresse au registre) et « Annuler le règlement » sur une ligne. Sur un mouvement qui couvre plusieurs cotisations, l'annulation défait le rapprochement en entier.
Les candidatures
L'onglet montre les Demandes en attente et les Demandes approuvées.
- « Enregistrer une candidature » saisit une demande reçue par courrier, par téléphone ou en réunion : nom, profession, commune d'exercice, courriel, téléphone et RPPS — facultatif, mais c'est la clé la plus sûre pour ne pas créer une seconde fiche à quelqu'un qui figure déjà à l'annuaire. La demande entre « en attente ».
- « Approuver » ouvre la confirmation : collège statutaire, code postal, personne morale et SIRET, puis « Approuver l'adhésion ». La fiche d'annuaire est créée au statut « adhérent·e à jour » — ou rattachée à la fiche existante si la personne y figure déjà (même RPPS ou même adresse).
- « Refuser » exige un motif, conservé avec la décision : c'est lui qui permet de l'expliquer au candidat et de la défendre en assemblée.
Qui peut lire quoi
Les cotisations, les candidatures et le journal d'adhésion contiennent des informations personnelles — dont celles de personnes qui ne sont pas adhérentes, comme un candidat refusé. Leur lecture est réservée aux personnes chargées de la gestion des membres. Si vous venez de recevoir ce droit et que l'écran affiche « Vos droits sur le registre ne sont pas encore actifs », cliquez sur « Actualiser mes droits » : l'autorisation est mise à jour par le serveur peu après le changement de rôle.
Le motif d'une radiation ou d'un refus vit dans le Journal d’adhésion, avec sa date et son auteur ; il entre dans l'export complet de la structure. Il n'est plus écrit sur la fiche de l'annuaire, que tout membre peut ouvrir : celle-ci ne garde que le statut et sa date. Sans le droit, le bloc du journal affiche « Motifs réservés à « Gestion des membres » ».
Questions fréquentes
Pourquoi un adhérent n'a-t-il pas reçu d'appel de cotisation ?
Seules les fiches au statut « Adhérent·e à jour » posé explicitement sont appelées, et seulement si une ligne du barème s'applique à elles. L'encart « N adhérents sans appel de cotisation » les liste : c'est la liste à relire avant de clore l'exercice.
Le registre donne-t-il des droits dans l'application ?
Non. Il décide du vote en assemblée et de la cotisation. Les accès à l'application viennent des rôles attribués à chacun, dans Profils et permissions.
Où sont passés les adhérents radiés ?
Dans le segment « Anciens adhérents ». Leur fiche, leur journal et leurs cotisations passées restent consultables.