SisaChat — « Chat » dans une CPTS : la messagerie de votre équipe

SisaChat — simplement « Chat » dans une CPTS — est la messagerie de votre structure : des discussions à deux ou en groupe entre les membres de l'équipe, avec photos, documents, messages vocaux, réactions et sondages. Tout y fonctionne comme dans WhatsApp — mêmes gestes, mêmes coches, mêmes menus — aux couleurs de CPTSFlow. Deux différences qui comptent : une discussion n'est lisible que de ses membres, et une vérification automatique vous signale une donnée de patient partagée par erreur.

Où trouver SisaChat

Dans le menu latéral, « SisaChat » (« Chat » dans une CPTS) est juste sous « Tableau de bord », hors de toute section. Sa pastille verte compte les discussions qui ont des messages non lus — celles en sourdine ou archivées ne comptent pas.

SisaChat existe aussi comme carte d'accès rapide du tableau de bord et de la barre du bas sur téléphone : elle est rangée en fin de liste la première fois, et vous la remontez depuis Mon Profil › Mes raccourcis si vous l'utilisez souvent.

SisaChat est ouvert à tous les membres de la structure, sans droit particulier, et existe dans toutes les offres, maison de santé comme CPTS.

Ce que vous voyez

Sur ordinateur, l'écran est partagé en deux, comme WhatsApp Web :

• À gauche, la liste des discussions : les épinglées d'abord, puis les plus récentes. Chaque ligne montre la photo ou les initiales, le nom, l'heure et l'aperçu du dernier message, avec une pastille verte du nombre de messages non lus. Au-dessus : le champ « Rechercher une discussion ou un membre » et les filtres Tous, Non lus, Groupes — plus À vérifier quand l'un de vos messages attend une correction (voir plus bas).
• À droite, la discussion ouverte, avec en bas la zone « Écrire un message ». Un clic sur le nom, en haut de la discussion, ouvre ses infos : membres, photos, documents et liens partagés, sourdine.

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Sur téléphone, la liste occupe tout l'écran, et une discussion ouverte aussi, sans la barre du bas : la flèche en haut à gauche ramène à la liste.

Écrire à un collègue

1. Cliquez sur « Nouvelle discussion », en haut de la liste.
2. Choisissez le membre : l'équipe est classée par initiale, et la recherche retrouve un nom sans se soucier des accents.
3. Écrivez votre message, puis Entrée pour l'envoyer (Maj + Entrée passe à la ligne).

Depuis la fiche d'un membre, écran Membres, le bouton « Écrire sur SisaChat » ouvre directement votre discussion avec lui.

Créer un groupe

1. Cliquez sur « Nouvelle discussion », puis sur « Nouveau groupe » — l'entrée existe aussi dans le menu en haut de la liste.
2. Choisissez les membres. Le sélecteur est celui des réunions : cochez d'un coup toute une structure, un profil ou une profession, puis ajustez à la main.
3. Donnez un nom au groupe (obligatoire), ajoutez si vous le souhaitez une photo et une description, puis cliquez sur « Créer le groupe ».

Vous devenez administrateur du groupe. Depuis ses infos, un administrateur ajoute des membres (« Ajouter des membres »), en retire, nomme d'autres administrateurs, et règle les « Paramètres du groupe » : qui peut modifier les infos du groupe, qui peut envoyer des messages — éteint, seuls les administrateurs écrivent, ce qui convient à un groupe d'annonces — et qui peut ajouter d'autres membres.

Envoyer photos, documents et messages vocaux

• Le bouton « + », à droite de la zone de saisie, juste avant le bouton d'envoi, ouvre deux groupes : Joindre (« Document », « Photos et vidéos », « Appareil photo » sur téléphone) et Créer (« Sondage », « Vote », « Formulaire », « Demander une validation » — voir plus bas). Une entrée impossible dans la discussion ouverte est grisée, avec sa raison juste dessous. Vous pouvez aussi coller une image ou glisser-déposer des fichiers sur la discussion : un aperçu s'ouvre avant l'envoi, avec une légende par élément.

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• Les photos sans légende partent groupées en album ; une photo légendée part seule. Avant l'envoi, chaque photo est réduite et débarrassée des informations que l'appareil y avait inscrites, dont le lieu de la prise de vue.
• Message vocal : sur téléphone, maintenez le micro pendant que vous parlez, relâchez pour envoyer, glissez vers la gauche pour annuler, vers le haut pour continuer sans garder le doigt appuyé. Sur ordinateur, un clic sur le micro lance l'enregistrement, avec pause et reprise. Quinze minutes au plus.
• Tailles maximales : 16 Mo pour une photo ou un vocal, 100 Mo pour une vidéo ou un document.

Répondre, réagir, transférer, modifier, supprimer

Survolez un message, ou restez appuyé dessus sur téléphone, pour ouvrir son menu :

La mise en forme est celle de WhatsApp : un mot entouré d'astérisques s'affiche en gras, de tirets bas en italique, de tildes barré. Tapez @ dans un groupe pour mentionner un membre.

Les coches, comme dans WhatsApp

Dans une discussion à deux, vous pouvez couper les confirmations de lecture (menu en haut de la liste, « Paramètres ») : l'autre ne voit plus quand vous l'avez lu — et vous ne voyez plus les siennes. Dans un groupe, elles restent toujours actives. Quand quelqu'un est en train d'écrire, « écrit… » s'affiche dans la discussion ouverte. SisaChat n'affiche en revanche ni « en ligne », ni « vu à » : l'heure de connexion d'un collègue n'a pas à être suivie par l'équipe.

Organiser sa liste

Le menu de chaque discussion — clic droit, ou appui long sur téléphone — permet de l'épingler en haut de la liste (trois au plus), de la mettre en sourdine (8 heures, 1 semaine ou toujours), de l'archiver (elle reste archivée quand un message arrive : retrouvez-la sous « Archivées »), de la marquer comme lue ou non lue. Pour une discussion à deux, « Supprimer la discussion » la retire de votre liste jusqu'au prochain message, sans rien effacer chez l'autre. Pour un groupe : « Effacer la discussion » masque les messages chez vous seulement, et « Quitter le groupe » vous en retire.

Les sondages

Le « + », puis « Sondage », propose deux formes :

• Question à choix — une question et ses options, avec ou sans « Autoriser plusieurs réponses ». Chacun vote d'un clic, les barres se remplissent en direct, et « Voir les votes » montre qui a choisi quoi.
• Trouver une date — des créneaux auxquels chacun répond oui, peut-être ou non. Une fois la date trouvée, « Créer une réunion » ouvre la planification d'une réunion déjà remplie avec le créneau retenu et ceux qui ont répondu.

Ce sont des sondages CPTSFlow à part entière : ils apparaissent aussi dans l'onglet des sondages de Votes et sondages, pour les seuls membres de la discussion. Seul un sondage « Trouver une date » propose de créer une réunion.

Les votes

Le « + », puis « Vote », lance un vote de la structure depuis la discussion — dans un groupe, la discussion d'un projet ou d'une réunion, jamais dans une discussion à deux. La fenêtre est celle de Votes et sondages : les membres de la discussion qui peuvent voter sont déjà cochés (la liste reste modifiable), et aucun e-mail ne part — la carte posée dans la discussion est l'annonce. L'entrée n'apparaît que si vous avez le droit de créer un vote.

La carte du vote vit dans la discussion : titre, date de clôture, nombre de votants qui ont déjà voté, et les boutons Pour, Contre, Abstention. Un clic vote, sans quitter la discussion ; la carte affiche alors « A voté ». Le vote reste secret : la carte montre qui a voté, jamais ce que chacun a voté. Si vous ne faites pas partie des votants, elle l'indique : « Vous n’êtes pas votant. » À la clôture, elle affiche le résultat et le taux de participation ; « Ouvrir dans Votes » mène au détail.

Depuis l'écran des votes, la ligne « Prévenir les votants » de « Nouveau vote » peut écrire à chaque votant, dans votre discussion à deux, un message avec le bouton « Voter » — un message, pas une carte. Pour poser la carte du vote dans un groupe ou la discussion d'un projet, ouvrez le détail du vote et cliquez sur « Publier dans une discussion » ; « Relancer les votants » y écrit aussi, au choix, par e-mail, sur SisaChat ou les deux. Une carte de vote ne se transfère pas.

Demander une validation

Déclarer une activité, une réunion ou une note de frais ne prévient plus personne sur SisaChat : les validateurs retrouvent vos déclarations dans leur pilotage. Pour appeler leur attention sur l'une d'elles, faites-le vous-même, là où ils vous lisent :

1. Dans la discussion de votre choix — à deux avec un validateur, ou un groupe dont il fait partie —, cliquez sur « + », puis « Demander une validation ».
2. Choisissez l'onglet : Activités (vos activités en attente, vingt au plus d'un coup), Réunions (vos réunions dont une participation attend encore) ou Notes de frais (si votre structure les utilise).
3. Vérifiez à droite « À valider par » — les validateurs présents dans la discussion —, puis cliquez sur « Demander la validation » (le bouton précise « … d’une activité », « … de 3 activités », « … de la réunion » ou « … de la note de frais »).

Une carte « Déclaration à valider » apparaît dans la discussion ; seuls les validateurs présents sont notifiés, et d'un clic sur « Examiner » ils valident sans quitter SisaChat. La carte ne montre jamais de montant, ni la description d'une activité. Redemander la même chose dans la même discussion ne crée pas de seconde carte.

SisaChat dans le reste de l'application

Là où CPTSFlow envoie un e-mail à l'initiative d'un membre, vous choisissez à chaque envoi s'il part aussi — ou, pour une relance, seulement — sur SisaChat. Rien n'est coché d'avance et rien n'est retenu d'une fois sur l'autre.

• Une fenêtre d'envoi porte une ligne « Envoyer par [E‑mail] [SisaChat] » (« Chat » dans une CPTS), parfois précédée du sujet (« Convocation », « Compte rendu »…). L'e-mail est enfoncé ; un clic sur la pastille SisaChat l'ajoute. Quand l'e-mail fait foi — convocation et procès-verbal d'AG, appels de fonds et quittances, relevés ACI, notes d'honoraires, décision sur une note de frais — ou qu'il est l'envoi lui-même (compte rendu, demande de signature…), sa pastille porte un cadenas : SisaChat s'y ajoute, il ne le remplace pas. Le (i) à côté le rappelle.
• Un bouton de relance (« Relancer », « Demander l’IBAN »…) ouvre un petit menu : Par e‑mail, Sur SisaChat ou Les deux. En « Sur SisaChat » seul, les destinataires sans compte reçoivent l'e-mail quand même — le pied du menu les compte, et leurs noms s'affichent au survol. Si personne n'est joignable sur SisaChat, le bouton envoie simplement l'e-mail, comme avant.

Les données sensibles : la vérification automatique

Une discussion d'équipe n'est pas un dossier patient. Une dizaine de secondes après votre dernier message, CPTSFlow relit ce que vous venez d'envoyer. Si rien ne pose problème, rien ne se passe. S'il repère une donnée qui n'a rien à faire là :

• votre message passe en orange, pour vous seul — les autres membres ne voient rien de particulier. Un bandeau indique ce qui a été repéré, par exemple « Donnée sensible détectée : identité d'un patient » ;
• une « Version proposée » vous est présentée, les passages modifiés surlignés : « Mme Durand, 72 ans, diabétique » devient par exemple « Patiente A, diabétique » ;
• vous choisissez : « Accepter » (le message est remplacé chez tout le monde et porte la mention « Modifié »), « Modifier » (vous le réécrivez vous-même, sans limite de temps, et il est relu de nouveau) ou « Ignorer » si ce n'en est pas une — vous le confirmez d'une case ;
• une notification « Message à vérifier sur SisaChat » arrive dans votre cloche, et une carte « Un message SisaChat à vérifier » sur votre tableau de bord : « Vérifier mes messages » ouvre la liste filtrée sur À vérifier.

Ce qui est repéré : l'identité d'un patient — son nom, mais aussi son âge, sa date de naissance, les dates précises de ses soins, sa commune ou son adresse, son téléphone, sa profession, ses proches, ses initiales —, un numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires d'un tiers, des identifiants ou mots de passe, et une donnée de santé d'une personne reconnaissable, collègue compris. Les noms des professionnels de l'équipe, eux, restent légitimes. L'envoi n'est jamais bloqué : la vérification vient après.

Qui voit quoi

• Une discussion n'est lisible que par ses membres. Ni la gérance, ni l'équipe CPTSFlow n'accèdent à une discussion dont elles ne font pas partie, hors discussions d'assistance que vous ouvrez vous-même avec l'équipe CPTSFlow (voir plus bas).
• L'accès à SisaChat est un droit du profil : « Accès à la messagerie », dans Profils & Permissions. Il est accordé d'office à tous les profils de l'équipe (gérance, coordination, membres, secrétariat, remplaçants et intervenants) et retiré au seul comptable ou partenaire extérieur ; la gérance l'ajuste profil par profil. Un membre sans ce droit n'a ni l'entrée de menu, ni la bulle, et ses collègues ne peuvent pas lui écrire sur SisaChat — ce qui lui est envoyé « aussi sur SisaChat » lui parvient par e-mail.
• La discussion d'un projet de soins suit l'équipe du projet : qui est ajouté à l'équipe la rejoint. Celle d'une réunion réunit ses participants membres de la structure.
• Un membre qui quitte la structure est retiré de toutes les discussions, et ses discussions à deux passent en lecture seule.
• Les notifications ne montrent jamais le contenu d'un message.
• Les messages et leurs pièces jointes sont supprimés 24 mois après leur envoi.
• Épinglage, sourdine, archivage et réglages ne regardent que vous.

Le détail des traitements figure dans le registre de votre structure.

Les réglages de SisaChat

Menu en haut de la liste, puis « Paramètres » : Confirmations de lecture (discussions à deux), Notifications (être prévenu sur vos appareils — le contenu d'un message n'y apparaît jamais) et Envoyer avec la touche Entrée (sur ordinateur). Ces réglages ne concernent que vous.

Questions fréquentes

Où est passé SisaConnect ?

Le forum national des maisons de santé a quitté le menu : il vit désormais sur sa page publique, sisaflow.fr/connect, où vos anciens favoris vous mènent toujours. SisaChat a pris sa place pour les échanges au sein de votre équipe — voir SisaConnect.

Un collègue ajouté à mon groupe voit-il les anciens messages ?

Non, comme dans WhatsApp : il voit les messages envoyés à partir de son arrivée. Les discussions d'un projet ou d'une réunion font exception : un nouveau membre y lit tout l'historique.

Où sont passées les discussions « Validations » ?

SisaChat n'en crée plus : une déclaration ne prévient plus personne d'elle-même, et vous demandez une validation, quand vous le souhaitez, dans la discussion de votre choix (« + » › « Demander une validation »). Les anciennes discussions « Validations » restent lisibles, avec leurs cartes.

Pourquoi SisaChat n'est-il plus coché d'avance ?

C'est voulu : chaque envoi part par e-mail, sauf si vous ajoutez SisaChat d'un clic, pour cet envoi-là. Votre choix précédent n'est pas repris, pour qu'aucun message ne parte sur SisaChat sans que vous l'ayez décidé.

Suis-je prévenu sur mon téléphone ?

Les notifications sur l'appareil se règlent dans votre profil, rubrique « Notifications sur cet appareil ». Tant qu'elle y est marquée « Bientôt disponible », c'est la pastille verte de SisaChat, dans le menu, qui vous signale les messages non lus.

Pourquoi mon message est-il passé en orange ?

La vérification automatique y a repéré une donnée sensible — voir plus haut. Vous seul voyez l'alerte, et vous choisissez quoi en faire.

Qu'est-ce qu'une discussion « Assistance » ?

C'est votre discussion privée avec l'équipe CPTSFlow. Deux portes l'ouvrent : « Passer à un conseiller humain », en bas du panneau de l'assistant — votre conversation avec l'assistant et une capture de l'écran y sont déjà —, et le bouton « Nous parler › Écrire à l'équipe », en bas à droite de l'écran — elle commence alors par votre message, sous le sujet que vous lui avez donné (voir Se repérer). Un membre de l'équipe vous y répond sous son prénom. Vous êtes le seul membre de votre structure à la voir ; l'équipe la lit sans en être membre, et ses lectures sont inscrites au journal des accès de votre structure. Une fois votre question résolue, elle passe en lecture seule, puis elle est supprimée 7 jours plus tard.

Qu'est-ce que le salon « Notifications CPTSFlow » ?

C'est votre salon personnel de notifications (« Notifications CPTSFlow » dans une CPTS), épinglé en tête de votre liste dès la première notification. Tout ce que l'application vous adresse à vous seul y arrive : invitation ou relance d'un vote, d'un sondage ou d'un formulaire, actualité, décision sur une note de frais, relevé ACI, convocation ou procès-verbal d'une assemblée… Chaque message est signé du nom de la personne à l'origine de l'envoi, « via CPTSFlow » : cliquez ce nom, ou le bouton « Écrire à … » sous le fil, pour lui répondre dans votre discussion privée. Vous êtes le seul à lire ce salon ; vous pouvez y réagir d'un emoji, le mettre en sourdine ou le désépingler, mais pas y écrire, l'archiver ni le supprimer. Les rappels de réunion restent dans la discussion de la réunion, et les demandes de validation dans la discussion où elles ont été faites.

Je ne vois pas SisaChat dans mon menu.

Deux causes possibles. Votre profil ne porte pas le droit « Accès à la messagerie » (Profils & Permissions) : demandez-le à votre gérance, qui l'accorde en une case. Ou SisaChat a été désactivé pour la structure, à sa demande, par l'équipe CPTSFlow : il disparaît alors du menu, sans qu'aucune discussion soit supprimée — tout réapparaît à sa réactivation. Dans les deux cas, parlez-en à votre gérance (au bureau dans une CPTS).

SisaChat fonctionne-t-il en démonstration ?

Oui. Le bac à sable de démonstration contient des discussions d'exemple — un groupe avec une demande de validation à examiner, une discussion privée, celles d'un projet et d'une réunion — et l'un de vos messages y est signalé, pour découvrir la vérification. Vos collègues fictifs « lisent » vos messages quelques secondes après l'envoi.

Pour aller plus loin

• L'espace d'un projet de soins et sa discussion d'équipe
• Réunions, invitations et comptes rendus
• Votes et sondages
• Le Drive partagé
• Vos données et vos droits