Informer les participants avant d'enregistrer
La case à cocher qui précède toute captation ou transcription, ce qu'elle engage, pourquoi il n'y a pas de consentement individuel à recueillir, et comment les personnes citées sont protégées dans le compte rendu.
Avant de démarrer une captation ou d'importer un fichier audio, SisaFlow vous demande de cocher une case. Ce n'est pas une formalité décorative : c'est la seule obligation que la loi vous impose ici, et elle vous protège.
La case, et son texte exact
« J'ai informé les participants que la réunion est enregistrée et transcrite par un traitement automatisé, et de leur droit de s'y opposer. »
Vous précisez comment l'information a été portée : oralement en séance, ou par écrit dans l'invitation. La confirmation est enregistrée avec votre nom et la date.
Ce que la case déclenche vraiment
Par ailleurs, l'invitation et le fichier d'agenda d'une réunion « avec compte rendu automatique » portent la même mention : l'information part par écrit, avant la réunion, à toutes les personnes invitées.
Les personnes citées dans le compte rendu
Quand une réunion de concertation évoque des situations individuelles, le compte rendu produit ne conserve aucun nom de personne suivie : chacune y est désignée « Patient 1 », « Patient 2 ». Le texte passe par une seconde relecture automatique dédiée à ce retrait.
Détail qui compte : l'enregistrement audio est supprimé dès la fin de la transcription. Seuls le texte et le compte rendu subsistent.
Le suivi côté structure
L'onglet « Consentements & acceptations » du cockpit Données & RGPD liste chaque réunion à compte rendu automatique avec sa confirmation d'information : « Oui, le … » ou « Non ».
Les réunions transcrites avant la mise en place de cette case apparaissent en « Non », et c'est délibéré : un tableau qui les afficherait comme conformes serait exactement ce qu'un contrôle cherche à débusquer. Il n'y a aucun bouton pour les régulariser après coup — une case cochée un an plus tard ne prouverait rien.
Questions fréquentes
Un participant refuse d'être enregistré. Que faire ?
Son droit d'opposition est réel. En pratique : ne lancez pas la captation, ou interrompez-la pour le point qui le concerne, et rédigez ce passage à la main. Le compte rendu automatique reste facultatif, réunion par réunion.
Faut-il cocher la case à chaque réunion ?
Oui. Chaque réunion est un traitement distinct, avec ses propres participants. La confirmation porte sur celle que vous démarrez, pas sur une habitude.
Peut-on enregistrer une réunion où sont présentes des personnes extérieures ?
Oui, à la même condition : les avoir informées. Comme elles ne reçoivent pas toujours l'invitation par l'application, l'annonce orale en début de séance est alors le moyen le plus sûr — et c'est le mode « oralement en séance » de la case.