La Bibliothèque de Gestion : vos documents officiels en quelques clics
Registres, attestations, organigramme, fiches de poste, rapport d'activité — et, pour une CPTS, registre des adhérents, attestations d'adhésion, composition des instances, rapport par mission : la structure fabrique ses documents officiels à partir de ses données réelles.
La Bibliothèque de Gestion rassemble les documents officiels dont une structure a régulièrement besoin : registres, attestations, organigramme ou composition des instances, fiches de poste, rapport d'activité… La différence avec un modèle Word classique : ces documents sont fabriqués à partir de vos données réelles (membres, réunions, budget, locaux ou adhérents selon votre structure), donc toujours à jour, sans ressaisie.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Documents, puis cliquez sur « Documents de gestion ».
Ce que vous voyez
Un catalogue de tout ce que SisaFlow peut produire, classé en quatre sections — Gouvernance & Juridique, Finance & Comptabilité, Ressources Humaines, Bilans & Rapports. Une barre de recherche et des pastilles de catégorie aident à retrouver une carte parmi la vingtaine proposée.
Chaque carte du catalogue indique le format produit (PDF, Word…), les données utilisées, et porte un bouton d'action. Trois cas de figure :
| Type de carte | Ce qui se passe au clic |
|---|---|
| Génération directe | Le fichier est fabriqué et téléchargé immédiatement |
| Libellé se terminant par « … » | Une fenêtre de choix s'ouvre d'abord (associé concerné, format PDF ou Word, exercice…) |
| « Ouvrir … » | Vous êtes redirigé vers le module qui produit ce document (assemblées, réunions, cockpit…) |
Les documents fabriqués sur place
- Règlement Intérieur (RI) : le bouton « Générer un brouillon IA (Word + PDF) » demande au serveur de rédiger un brouillon de travail à partir de vos données (structure, associés, r ôles, clé de répartition), avec des zones à compléter. Une fois rédigé, le brouillon reste sur sa propre carte (boutons PDF et Word), et le Drive partagé en conserve l'historique dans Documents de gestion → Documents de la structure. Un second bouton, « Déposer le RI signé », permet d'archiver la version adoptée.
- Registre des parts sociales : liste des associés, numérotation des parts, capital en toutes lettres, bloc signatures.
- Attestation de détention de parts sociales : attestation individuelle pour un associé (banque, assureur, cession de parts).
- Organigramme pluriprofessionnel et Liste officielle des professionnels : deux pièces du socle demandées au dossier ACI.
- Registre de répartition des bureaux : l'occupation des locaux, par profession et par occupant.
- Fiches de poste : sept modèles chartés (comptabilité, coordination, gérance, projet de soins, RH, système d'information, accueil).
- Rapport d'activité annuel de la MSP : le bilan de l'année — réunions, activités, projets, équipe — pour l'assemblée générale et le dialogue avec l'ARS et la CPAM.
Les documents d'une CPTS
Pour une communauté professionnelle territoriale de santé, la bibliothèque produit les pièces de la vie associative et du contrat conventionnel — toutes à l'en-tête du Studio, toutes fabriquées depuis les écrans Adhérents, Instances et Missions :
- Règlement intérieur de l'association : le même bouton « Générer un brouillon IA » que le RI d'une société, mais la trame est celle d'une association loi 1901 (adhésion et cotisation, Bureau et conseil d'administration, groupes de travail par mission, indemnisation des professionnels, confidentialité). Le RI signé se dépose sur la même carte.
- Registre des adhérents (PDF ou Word) : la liste nominative arrêtée au jour même, l'état de la cotisation de l'année, les effectifs par profession et par commune — la pièce qui étaye la convocation de l'assemblée et le décompte du quorum. Le registre ne diffuse aucune coordonnée personnelle.
- Attestation d'adhésion : pour un adhérent choisi, signée du président en exercice ; elle ne dit « à jour de cotisation » que si la cotisation de l'année est réglée ou exonérée. C'est celle qu'un professionnel demande pour ses propres démarches conventionnelles.
- Reçu de cotisation : pour une cotisation réglée uniquement — une cotisation en attente reste listée sans bouton, avec le motif. Ce n'est pas un reçu fiscal.
- Composition des instances et registre des mandats (PDF ou Word) : l'identité de l'association (RNA, publication au Journal officiel, siège, SIRET, contrat ACI) puis Bureau, conseil, coordination et groupes de travail avec les mandats enregistrés — la pièce jointe aux déclarations en préfecture. Une personne qui siège sans mandat enregistré apparaît « mandat à enregistrer », jamais avec une fonction inventée.
- Attestation de participation aux travaux : pour un membre de l'équipe et une année, les séances tenues où il est enregistré présent (Bureau, conseil, groupes de travail par mission) et les heures cumulées — le justificatif qui accompagne une note d'honoraires.
- Rapport d'activité annuel par mission (PDF ou Word) : synthèse de la structure puis, mission par mission, budget, projets, séances de groupe de travail et indicateurs. La version synthétique se projette en assemblée, la version détaillée se remet au dialogue de gestion. Un indicateur non relevé s'imprime « à renseigner », jamais 0.
- Compte d'emploi de la dotation ACI : par mission, ce que le contrat prévoit, ce qui a été budgété, dépensé et engagé, puis les ressources encaissées et les écarts expliqués. Il ne remplace pas les comptes annuels de l'expert-comptable.
- Trame du rapport moral (Word) : les chiffres de la vie associative déjà enregistrés et, sous chaque rubrique, les zones [À RÉDIGER] du président.
- Dossier justificatif CPAM : le modèle adressé par la caisse, rempli depuis vos données ; il se prépare dans l'écran du dossier CPAM et se télécharge ici.
- Convention de partenariat (Word) : un modèle rédigé à partir du partenaire, de l'objet et de la mission que vous renseignez — à relire par les deux parties.
- Fiches de poste : coordinateur ou coordinatrice de CPTS, chargé de mission, assistant administratif et communication, et la fiche de mission d'un référent.
L'en-tête de tous vos documents : le Studio d'en-tête
Tous ces documents — et aussi les notes d'honoraires, les relevés, les convocations et les pièces d'assemblée générale — sortent avec le même en-tête. Vous le composez une fois dans le Studio d'en-tête : depuis les paramètres généraux, la carte « Studio d'en-tête » sous le logo. Quatre réglages :
- Gabarit — cinq mises en page : Signature (logo à gauche, filet d'accent fin), Bandeau (bande de couleur pleine largeur), Prestige (identité centrée en capitales, l'esprit des registres légaux), Cartouche (le papier à en-tête classique, encadré) et Tranche (barre de couleur sur le côté gauche).
- Couleur d'accent — huit teintes, de l'indigo à l'ardoise.
- Ce qui s'affiche — logo, SIRET, adresse du siège, contact : chacun s'allume ou s'éteint, et une information non renseignée est signalée comme telle plutôt que rendue vide.
- Lignes libres — jusqu'à trois lignes de votre cru (90 caractères chacune) : une devise, un site web, une mention d'agrément.
La colonne « Prévisualisation » montre le résultat tel que le moteur PDF le dessinera, sur un document spécimen. « Enregistrer l'en-tête » l'applique à tout ce qui sera produit ensuite ; « Réinitialiser » revient à l'origine.
Les cartes-raccourcis
D'autres cartes ne fabriquent rien ici mais vous mènent au bon endroit : les PV d'assemblées générales (produits à la clôture de chaque AG), les comptes rendus de réunion, l'export des écritures comptables, les appels de fonds, le hub des preuves ACI, le Drive partagé… La carte indique toujours clairement qu'elle « ouvre » un autre module.
Questions fréquentes
Le document généré contient une information fausse, que faire ?
Le document reflète vos données : corrigez l'information à la source (fiche du membre, paramètres de la structure, locaux…), puis générez à nouveau. Ne modifiez pas le PDF à la main : la correction serait perdue à la prochaine génération.
Je veux personnaliser un document avant de l'envoyer
Certaines cartes proposent « Ouvrir une copie modifiable » : le document est fabriqué à partir de vos données, puis ouvert dans l'éditeur de l'application pour que vous l'adaptiez (ajouter un paragraphe, retirer une mention). Le modèle de la carte, lui, n'est pas modifié — voir modifier un fichier sans le télécharger.
Pourquoi ne vois-je pas certaines cartes que mon collègue voit ?
Certaines cartes sont réservées aux droits correspondants (finance, comptabilité…). La bibliothèque ne montre que ce que vos rôles vous permettent d'utiliser.